繁忙期の振り返り 入門 忙しさと疲れの波ボード|週ごとの忙しさとみんなの気分を重ね、次の繁忙期に向けて山をならす手を決める

チーム運営・人事

繁忙期の振り返り 入門 忙しさと疲れの波ボード|週ごとの忙しさとみんなの気分を重ね、次の繁忙期に向けて山をならす手を決める

小売店・飲食店・経理など10人以内の職場で、年末商戦や決算期が終わったあとに店長や課長が進行して使う、初心者向けの繁忙期の振り返りテンプレート(入門)です。4枚の盤面で、1枚目で振り返る期間と責めない約束、繁忙期の前に決めていたことと忙しさの3段階の目安を書き、2枚目で6週分の忙しさ・みんなの気分・起きたこと・休めた人数を1つの表に重ね、3枚目で気分が落ちた週の仕事を重要度×緊急度で仕分けて前倒し・分担・やめるを決め、4枚目で繁忙期前1か月の確認の流れと、準備の担当・期限・次の振り返り日を決めます。タスクボードは「これから話す」「話し合い中」「決まった」「準備できた」の4列で、4枚の盤面に合わせた親タスク4件と、それぞれを細かい手順に分けた子タスク3件ずつ(計16件)が入っています。繁忙期の振り返りのやり方が分からない人も、記入例をまねて上から順に書けば、次の繁忙期に向けて忙しさの山をならす準備をタスクにできます。限定公開チームのメンバーと一緒に書けるので、4〜8人で同じ盤面を見ながら話し合えます。シフトや休みの取り方など、きまりの判断が要ることはこのボードでは決めず、担当部署に確かめてください。

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繁忙期の振り返り 業務改善 重要度×緊急度 チームの働き方 初心者向け
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ホワイトボード プレビュー

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ホワイトボード プレビュー

① 振り返る期間と責めない約束(ここから書く) ② 前に決めていたこと ③ 繁忙期の目標 ④ 人の配置 ⑤ 忙しさの3段階の目安(2枚目の表はこの目安で書く) ⑥ 6週の波の表(忙しさは⑤の目安・気分は晴れ/くもり/雨) ⑦ 助かったこと ⑧ 困ったこと ⑨ 休めなかった理由 ⑩ 気分が落ちた週と、その週に重なった仕事(3枚目で仕分ける) ⑪ ⑩の仕事の仕分け(重要度×緊急度で4つに分ける) 計画してやる(重要・急がない) 今すぐやる(重要・急ぐ) やらない(重要でない・急がない) 任せる(重要でない・急ぐ) ⑫ 仕事ごとの決め方(前倒し・分担・やめる) ⑬ 繁忙期前1か月の確認の流れ(⑫の決め方から) ⑭ 準備のタスク表(何をする・誰が・いつまでに・どう確かめるか) ⑮ 次の振り返りと持ち越すこと 繁忙期の振り返り 忙しさと疲れの波ボード 使い方(全4枚): ① 期間と約束... 目標・助かったこと 決めごと・約束 困ったこと・回らない 気づき・次に生かすこと 1/4 繁忙期の前を思い出す Ctrl+F / ⌘F : 2/4... → 2/4 2/4 週ごとの波を書き出す ↙ 3/4 振り返る期間例)12月1日〜1月12日の6週 進行役と参加者例)進行は店長。参加はメンバー6人 責めない約束例)人ではなく出来事を書く。誰のせいかは話さない 例)棚卸しは12月の2週目に済ませる 例)年賀状の発送は12月20日までに終える 決めたのにできなかったことも書く 決めていなかったら「なし」と書く 例)予約の受け取りミスを0件にする 例)全員が週に1日は休む 数で言える目標は数で書く 目標が無かったら「なし」と書く 例)平日3人・土日5人 例)短期のアルバイトを2人追加 例)働き始めて1年未満の人が2人 途中で変わった配置も書く 目安(数で見る) 見て分かる様子 その時のやり方 落ち着いている 例)1日の客数200人まで 例)休憩が予定どおり取れる 例)ふだんの担当で回す 忙しい 例)1日の客数201〜350人 例)休憩が15分以上ずれる 例)レジの応援を1人足す 回らない 例)1日の客数350人より多い 例)休憩を取れない人が出る 例)店長に知らせ、後回しにする仕事を決める 1週目 2週目 3週目 4週目 5週目 6週目 忙しさ 例)落ち着いている 例)忙しい 例)忙しい 例)回らない 例)回らない 例)忙しい みんなの気分 例)晴れ 例)晴れ 例)くもり 例)雨 例)雨 例)くもり 起きたこと 例)売り場の入れ替え 例)予約が前年の1.5倍 例)1人が体調不良で休み 例)棚卸しと発送が重なる 例)新人2人の教育 例)客数が落ち着く 休めた人数 例)6人中6人 例)6人中5人 例)6人中4人 例)6人中2人 例)6人中3人 例)6人中5人 例)朝の5分で予約の数を共有した 例)近くの店から1日応援が来た 例)よく売れる商品を先に袋に詰めた 誰の工夫かではなく、何が効いたかを書く 例)4週目に棚卸しと発送が重なった 例)問い合わせの電話でレジが止まった 例)新人に教える時間が取れなかった 人ではなく出来事を主語にして書く 例)代わりに入れる人がいなかった 例)休むと仕事が翌日にたまった 例)休みたいと言いにくかった 理由だけ書き、誰が休めなかったかは書かない 気分が落ちた週(⑥の表から)例)4週目と5週目。「雨」が3人以上 その週に重なった仕事(⑦〜⑨から)例)棚卸し・年賀状の発送・新人の教育・毎日の日報 気づき例)忙しさよりも、仕事が重なった週に気分が落ちた 3/4 仕事を仕分ける → 4/4 4/4 次の山をならす 縦軸: 重要度(上=お客さまや仕事... 例)棚卸しの準備・新人の教育。繁忙期の前に済ませる「前倒し」の候補にする 例)年賀状の発送。期限が動かないので、手順を分けて2人で「分担」する 例)毎日の日報。繁忙期の間は「やめる」か、週1回にまとめる 例)⑩に無ければ⑧から足す。問い合わせの電話の最初の受け答えを応援の人に「分担」する 決め方 なぜそうするか 気をつけること 棚卸しの準備 例)前倒し(11月中に済ませる) 例)4週目に発送と重なった 例)11月の担当を先に決める 年賀状の発送 例)分担(2人で交代する) 例)1人に集中して遅れた 例)手順を紙1枚にまとめる 新人の教育 例)前倒し(11月に練習する) 例)繁忙期の間は教える時間がない 例)教える人の手間も数に入れる 毎日の日報 例)やめる(週1回にまとめる) 例)毎日15分かかっていた 例)本当に要るかを上司と話す 4週前前倒しの仕事を始める例)棚卸しの準備と新人の練習を始める 3週前分担の手順をそろえる例)発送の手順を紙1枚にし、2人で読み合わせる 2週前やめる仕事を伝える例)日報を週1回にすることを全員に伝える 1週前忙しさの目安を見直す例)⑤の目安と応援の呼び方を全員で確かめる 初週最初の1週を確かめる例)週末に5分、⑥と同じ表で忙しさと気分を書く 何をする 誰が いつまでに どう確かめるか 棚卸しの準備 例)数える棚の順番を決める 例)副店長 例)11月15日 例)11月末に終わった棚の数を見る 新人の練習 例)レジと予約の受け取りを練習する 例)経験の長い人 例)11月30日 例)1人でできるかを一緒に見る 発送の手順 例)手順を紙1枚にまとめる 例)発送の担当 例)11月10日 例)2人目が紙だけでできるか試す 日報の変更 例)12月は週1回にすると伝える 例)店長 例)11月17日 例)全員が知っているか朝礼で聞く 目安の見直し 例)⑤の数と応援の呼び方を直す 例)全員で 例)11月24日 例)初週の表で目安が合うかを見る 次の振り返り日例)2月9日の閉店後に30分。進行は店長 持ち越すこと例)休みを言い出しやすくする方法は次回もう一度話す 担当部署に確かめること例)シフトや休みの取り方のきまりは、ここでは決めずに担当部署に確かめる → 2/4 週ごとの波を書き出す ↙ 3/4 仕事を仕分ける → 4/4 次の山をならす
100%

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タスクボードの内容

これから話す 16件

繁忙期の前を思い出す
週ごとの波を書き出す
仕事を仕分ける
次の山をならす
期間と約束を書く
前の計画を書き出す
忙しさの目安を決める
6週の表を埋める
助かった・困ったを出す
落ちた週と仕事を書く
仕事を4つに分ける
決め方を表にする
やめる仕事を確かめる
確認の流れを決める
準備の担当を決める
次の振り返り日を書く

話し合い中 0件

決まった 0件

準備できた 0件

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