المعرض
قوالب الفريق والموارد البشرية
من تأسيس فريق جديد إلى الإدارة اليومية، بنية تتيح متابعة النقاشات وتوزيع الأدوار على اللوحة.
قوالب لمن يستقبل عضوًا جديدًا في الفريق، ولمن انضم حديثًا إلى مكان العمل. تغطي طريقة إدارة اللقاءات الفردية والاجتماعات، وإدارة التوظيف والنوبات، والتحضير لاستخدام الذكاء الاصطناعي في العمل لأول مرة. اختر حسب موقعك ومشكلتك الحالية.
27 عنصرًا
خريطة أصحاب المصلحة للمبتدئين: رتّب المعنيين حسب التأثير والاهتمام وحوّل التواصل إلى خطة
منظّمو الفعاليات المحلية واجتماعات أولياء الأمور ومبادرات العمل الجديدة يستخدمون قالب خريطة أصحاب المصلحة للمبتدئين لترتيب المعنيين حسب التأثير والاهتمام وتحديد أسلوب التواصل مع كل شخص. في أربع صفحات، يُكتب في الأولى هدف المبادرة وموعدها ويُدوَّن المعنيون بأدوارهم، وفي الثانية يُرتَّبون في أربعة أرباع التأثير والاهتمام مع السبب والموقف الحالي، وفي الثالثة يُختار لكل ربع ماذا وبأي طريقة وتكرار يُخبَر، وفي الرابعة يُكتب جدول متابعة لخمسة أشخاص بخمس خطوات من تحضير المواد إلى إعادة النظر في الأرباع. يضم لوح المهام أربعة أعمدة هي 'التحضير' و'تم التواصل' و'في انتظار الرد' و'تم الإنجاز'، وأربع مهام رئيسة بترتيب الصفحات، لكل منها ثلاث مهام فرعية. إن تحيّرت في الطريقة، فابدأ بتدوين كل المعنيين بأدوارهم، وتواصل أولًا مع من يرتفع تأثيره واهتمامه معًا. المثال المستخدم مهرجان أطفال في أغسطس بحديقة، يمكن تعديله لمبادرتك. يمكن مشاركة اللوح مع فريق التنظيم بنشر محدود، وعند جعله عامًا يكفي استبدال الأسماء الشخصية بأسماء الأدوار.
منهج تدريب مساعدة الصالون للمبتدئين: لوح تحقق المهارات بالتدريب والفحص الأسبوعي
المسؤول عن التدريب أو مدير الصالون يستخدم هذا القالب للمبتدئين لبناء منهج تدريب مساعدة الصالون حسب مراحل كل مهارة وفحوصات الاعتماد، ليتقدم بالتمرين أسبوعيًا. في اللوح أربع صفحات، الأولى تحدد هدف التدريب وقواعد التمرين بنموذج GROW (الهدف، الواقع، الخيارات، الإرادة)، والثانية تضع مهارات الشامبو والتصفيف والصبغة والقص في جدول من ثلاث مراحل مع معيار الاعتماد، والثالثة تختار مهارة الأسبوع وتوزعها من الإثنين إلى الجمعة، والرابعة تسجل نتائج خمسة أسابيع وتكرر العملية حتى الاعتماد. ولوح المهام أعمدته قيد التدريب وفي انتظار الفحص وتم الاعتماد، وفيه أربع مهام رئيسة بترتيب الصفحات، كل منها بثلاث مهام فرعية. إن ترددت في البناء، فابدأ بملء جدول المهارات وتحديد من سيراجع تمرين الأسبوع، وسيتضح طريق المساعد حتى يصبح مصففًا مستقلًا. أعد بناء لوح لكل مساعد من القالب نفسه وشاركه مع المسؤول والمدير بمشاركة محدودة. اتبع تعليمات المسؤول والشركة المصنعة في التعامل مع المواد الكيميائية وخطوات التنفيذ.
ECRS مبادئ التحسين الأربعة للمبتدئين: راجع عملك بالحذف ثم الدمج ثم الترتيب ثم التبسيط
قالب ECRS للمبتدئين في المكتب أو المتجر أو المصنع يسجّل خطوات العمل الحالية وأوقاتها، ويراجعها بالحذف ثم الدمج ثم الترتيب ثم التبسيط، ويحوّل التحسين المراد تجربته إلى مهام. في أربع صفحات، تحدد في الأولى العمل وهدفه وتكتب 6 خطوات وأوقاتها وتضع علامة على المهم، وفي الثانية تكتب في جدول ECRS مقترحًا لكل خطوة، وفي الثالثة تجمع المقترحات وتختار ما تجربه بالأثر والجهد، وفي الرابعة تكتب خطة التحسين وتتقدم بالتجربة ثم الفحص ثم الترسيخ. لوح المهام أربعة أعمدة: التحضير والتجربة وفحص الأثر وأصبح عادة، وفيه 4 مهام رئيسة بترتيب الصفحات لكل منها 3 مهام فرعية، وكلها تبدأ من التحضير. ECRS هي الحذف Eliminate والدمج Combine والترتيب Rearrange والتبسيط Simplify، وأثرها أكبر كلما طُبّقت بهذا الترتيب. إن لم تعرف الطريقة، فحوّل أمثلة الفاتورة إلى كلمات عملك واحدة تلو الأخرى. المقصود تقليل الخطوات لا الأشخاص. شارك اللوح بنطاق محدود داخل القسم لجمع المقترحات، وعمّم التحسينات الناجحة على الأقسام الأخرى.
AAR للمبتدئين - 4 أسئلة: الخطة والواقع وسبب الفرق والمرة القادمة لتحديد التحسين
تستخدم فرق تنظيم المهرجانات والعروض لوحة AAR (المراجعة بعد الإجراء) للمبتدئين لمقارنة الخطة والواقع وسبب الفرق وما سيُفعل في المرة القادمة، بهذه الأسئلة الأربعة، بعد الفعالية مباشرة لتقرير التحسين. في الصفحة 1 تُقرأ الوعود وتُستعاد الخطة، في الصفحة 2 تُكتب خطة وواقع وفرق كل لحظة، في الصفحة 3 يُبحث عن سبب الفرق، في الصفحة 4 يُحدَّد التحسين وطريقة التحقق للمرة القادمة. في لوحة المهام ثلاثة أعمدة هي التحضير ومراجعة المرة القادمة والمكتمل، وتضم 4 مهام رئيسية وفي كل منها 3 مهام فرعية بنفس ترتيب الصفحات الأربع، وكلها في عمود التحضير عند الإنشاء. يمكن للأعضاء التعديل معًا بمشاركة محدودة، وتبقى خطوات التحسين في قالب المهام، وتُسلَّم اللوحة للمسؤول التالي برابط مشاركة محدودة.
ورشة بناء الفريق والتفاهم المتبادل: من التخطيط إلى يوم التنفيذ والحفاظ على الأثر
يفتح قائد الفريق أو منظّم اللقاء هذا القالب عند التخطيط لورشة بناء فريق في بداية فترة جديدة أو عند انضمام عضو جديد. يضم اللوح هدف اللقاء وقواعده، ومصفوفة 2×2 تختار النشاط حسب ثقل التحضير وأثره، ومسارًا مدته 90 دقيقة، وورقة تفاهم متبادل بعمود العضو × نقاط القوة/الضعف/التوقعات، ومساحة لما يُؤخذ من اللقاء. يضم لوح المهام 5 مهام رئيسة هي تحديد الهدف واختيار النشاط والتحضير ليوم التنفيذ وإدارته وتثبيت النتيجة، مع الأعمال الفعلية تحتها، وكلها لم تبدأ بعد. يُستخدم هذا القالب عندما يكون الوضع مثل "انضم عضو جديد ولا أحد يعرف ما يجيده" أو "عُقد لقاء تعارف لكن الأسبوع التالي لم يتغير فيه شيء". وهو موجّه لقادة الفرق والمنظمين الذين يريدون بناء خطة فريق من الصفر، ولمن يبحث عن "قالب ورشة عمل" لتنظيم لقاء. صُمم لمناسبات مثل بداية فترة جديدة، أو استقبال أعضاء جدد، أو أول لقاء لفريق موزّع في مواقع مختلفة. استخدم اللوح من الأعلى إلى الأسفل: ابدأ بـ"هدف هذا اللقاء وافتراضاته" لتوحيد الحالة المرجوة عند الانتهاء وقواعد سير اللقاء. ثم في "كيف تختار النشاط" ضع الخيارات على المحورين واحصرها في نشاط أو اثنين. يوم التنفيذ اتبع "إدارة اليوم (90 دقيقة)" واملأ "ورقة التفاهم المتبادل" بنقاط قوة كل شخص وضعفه وتوقعاته. وأخيرًا دوّن ما تقرر في "ما يؤخذ من اللقاء ومراجعة ما بعد شهر". يضم لوح المهام 5 أعمدة هي لم يبدأ وقيد التخطيط وقيد التحضير ويوم التنفيذ والمراجعة، لتحريك البطاقات نحو اليمين مع التقدم. في الأسبوع الأول، ركّز فقط على "كتابة الهدف في جملة واحدة"، وانتقل إلى حجز المكان والأدوات بعد الانتهاء منه، فهذا يقلل التعديلات المتأخرة. في يوم التنفيذ، اهتم بتوزيع فرص الحديث أكثر من الالتزام الصارم بالوقت. بعد شهر، افتح "راجع الأثر بعد شهر" وتحقق خلال 5 دقائق مما إذا كان التعاون المتفق عليه يسير فعلًا، حتى لا ينتهي اللقاء كفعالية عابرة.
لوح إدارة نوبات العمل: من جمع الطلبات إلى الاعتماد والمشاركة
يستخدم المسؤول عن تنظيم نوبات العمل في متجر أو فريق يعمل بنظام النوبات هذا القالب من بداية الشهر السابق حتى الاعتماد والمشاركة. يضم اللوح الفترة الزمنية وقواعد العمل، وشبكة تُظهر العدد المطلوب من الأشخاص لكل يوم × فترة، وثلاث خانات للطلبات والمعتمد وقيد التسوية، إضافة إلى دورة الإعداد الشهرية والنقاط التي كثيرًا ما تثير الخلاف. ولوح المهام خمسة أعمدة من جمع الطلبات إلى التسجيل، ويبدأ بخمس مهام رئيسة — تحديد الأساس، وجمع الطلبات، وإعداد المسودة، والاعتماد، والتشغيل — وما يتفرع عنها من مهام فرعية، وكلها لم تبدأ بعد.
عدة اجتماع 1-on-1: من التحضير إلى الحوار والاتفاق والتوثيق في صفحة واحدة
يفتح المدير والموظف هذا القالب قبل بدء اجتماع 1-on-1 كل أسبوعين أو شهريًا. يضم اللوح هدف هذا الاجتماع والتزاماته، وتسلسل الحوار لمدة 30 دقيقة، وأربع مجموعات أسئلة عن الحالة والعمل والنمو والعلاقات، ومصفوفة لتصنيف مواضيع الاستشارة، وخانة للتوثيق. ويضم لوح المهام خمس مهام رئيسة هي تحديد الإطار وجمع جدول الأعمال وإدارة حوار اليوم وإقرار الاتفاق والتوثيق، مع أعمال محددة تحتها، وكلها لم تبدأ بعد.
قائمة تسليم واستلام العمل: من الجرد إلى الاستقلال بالمهمة
يفتح المُسلِّم والمُستلِم هذا القالب في اليوم الأول من فترة التسليم بسبب نقل أو استقالة، ويستخدمانه حتى الانتهاء. يضم اللوح الهدف وشروط الاكتمال، ومصفوفة من أربعة أرباع تحدد الأولوية حسب التكرار × الاعتماد على شخص واحد، وجدولاً بالمواد الواجب تجهيزها لكل فئة عمل، وخمس خطوات من الجرد إلى الاستقلال، ونقاطاً يسهل إغفالها. ولوح المهام خمسة أعمدة هي الجرد والتوثيق والمراجعة والمرافقة والاكتمال، ويبدأ بأربع مهام رئيسة هي الجرد والتوثيق والمرافقة والاستقلال ومهامها الفرعية، وكلها لم تبدأ بعد. يُستخدم حين تكون مدة التسليم محددة لكن لا تعرف من أين تبدأ التسليم، فينتهي الأمر بشرح شفهي فقط. يناسب المُسلِّم والمُستلِم الباحثين عن "قائمة تسليم العمل" أو "كيف تُعد مستند تسليم"، والمدير الذي يتابع الاستعداد لنقل الموظف. ابدأ بـ"1. هدف التسليم وشروط اكتماله" لتحديد متى وماذا يجب أن يتحقق حتى يُعتبر التسليم منتهيًا. في "2. أولوية التسليم (التكرار × الاعتماد)" ضع المهام لتحديد ترتيب التسليم، وفي "3. فئة العمل × المواد الواجب تجهيزها (الخانات الفارغة ستُملأ لاحقًا)" أكمل الإجراءات والقوائم اللازمة. سِر حسب "4. خطوات التسليم الخمس (مهمة واحدة في كل مرة)"، وسدّ الثغرات بثلاثة أطر هي "5. ما يجب كتابته دومًا في الإجراء" و"6. مخاطر إغفال أثناء التسليم" و"7. ملاحظات تعثّر المستلم". ولوح المهام خمسة أعمدة - الجرد، قيد التوثيق، بانتظار المراجعة، مرافقة وتطبيق، مكتمل - وتُنقل البطاقة حسب كل مهمة. في الأسبوع الأول ركّز فقط على "جرد المهام"، ويمكن تأجيل الخطوات الدقيقة. من الأسبوع الثاني تقدّم في "اكتب إجراء الروتين" بدءًا من الأعلى أولوية، وخصّص وقتًا لـ"صِغ معايير القرار" حتى لا يتردد المستلم. في نهاية الشهر طبّق فعليًا "ينفذ المستلم بمفرده"، ثم أضف الأسئلة التي تظهر إلى الإجراء قبل اعتبار التسليم مكتملًا.
لوح متابعة مسار التوظيف: من فرز السير الذاتية حتى العرض في لوح واحد
يستخدم فريق التوظيف والمقابلون قالب متابعة مسار التوظيف من يوم نشر الوظيفة حتى شغل المقعد. يضم اللوح خطوات كل مرحلة من مراحل الاختيار، وجدول معايير التقييم × المرشحين للمقارنة بمقياس واحد، ورباعية تحدد الخطوة التالية بناءً على ملاءمة المهارات والرغبة في الانضمام، ونموذج مواعيد التواصل ورسالة الاعتذار. يضم لوح المهام خمسة أعمدة من لم يبدأ حتى اكتمل، ويبدأ بخمس مهام رئيسة هي تحديد المتطلبات وجمع المرشحين وتنظيم الاختيار والتقييم والعرض والاستعداد، مع مهامها الفرعية، وكلها لم تبدأ بعد.
خطة تأهيل الموظف الجديد 30-60-90 يومًا: من الاستقبال إلى الاستقلالية
يفتح المدير المستقبِل والموجّه هذا القالب قبل أسبوع من يوم الالتحاق ويستخدمانه طوال الأشهر الثلاثة الأولى. يضم اللوح الأهداف وتوزيع الأدوار المتفق عليها مسبقًا، ومسار الأسبوع الأول يومًا بيوم، وشبكة ترتب الأيام الثلاثين والستين والتسعين على ثلاثة محاور هي المعرفة والعلاقات والإنجاز، وأسئلة كل لقاء مراجعة. ولوح المهام فيه خمسة أعمدة من لم يبدأ حتى اكتمل، ويبدأ بخمس مهام رئيسة هي التحضير قبل الالتحاق والأسبوع الأول واليوم الثلاثين والستين والتسعين ومهامها الفرعية، وكلها لم تبدأ بعد.
لوح إدارة مقهى العالم للمبتدئين: نقاش 3 جولات في مساحة ورق لكل طاولة وجمع الملاحظات في النهاية
هذا قالب للمبتدئين الذين يديرون مقهى العالم لأول مرة في حوار الشركة أو التدريب. في اللوح المكوّن من 4 صفحات، تُحدَّد في الصفحة الأولى الأسئلة والهدف وخطة الـ90 دقيقة وقواعد المقهى وتوزيع الطاولات، وفي الثانية تُكتب الأحاديث في مساحة الورق عبر 3 جولات وينقل المضيف الحديث السابق، وفي الثالثة تُجمع الملاحظات في خريطة ذهنية وتُرتَّب حسب "التعاطف" و"إمكانية التحرك الفوري"، وفي الرابعة يُحدَّد ما يُؤخذ والخطوة الأولى والموعد ومتابعة بعد شهر. ولوح المهام خمسة أعمدة من "ما يجب تجهيزه" إلى "اكتمل"، بأربع مهام رئيسة تقابل الصفحات الأربع ولكل منها ثلاث مهام فرعية. مقهى العالم أسلوب حوار في طاولات من 4 إلى 6 أشخاص، مع تبديل المقاعد لربط حديث كل طاولة بالأخرى. تعرض الملاحظات اللاصقة أمثلة للأسئلة وخطة 20 دقيقة لكل جولة والأمور الثلاثة التي يقولها المضيف عند التبديل، فيتشكل اللوح من أول مرة. يناسب مجموعة من 16 إلى 24 شخصًا تقريبًا.
لوح الاسترجاع النجمي للمبتدئين | 5 اتجاهات: استمر وزد وابدأ وأوقف وقلّل، لمراجعة أسلوب عمل الفريق
هذا قالب استرجاع النجمة (Starfish) للمبتدئين، لفرق تجد صعوبة في تحديد مقدار التغيير ضمن KPT، حيث تراجع عادات الاجتماعات وخطوات العمل والتواصل المعتادة عبر خمسة اتجاهات: استمر وزد وابدأ وأوقف وقلّل. في اللوح ذي الأوراق الأربع، تُكتب في الأولى مدة المراجعة وهدفها مع العادات المعتادة وعدد مرّاتها ولحظات الصعوبة والفائدة، وفي الثانية تُوزَّع كل عادة على الاتجاهات الخمسة ويُناقَش ما اختلفت فيه الآراء، وفي الثالثة تُقارَن الأمور المراد تغييرها بالأثر وسهولة التغيير وتُقسَّم إلى الآن والتالي ولاحقًا ليُختار من 1 إلى 3 تغييرات لهذه المرة، وفي الرابعة يُحدَّد أسلوب كل تغيير والمسؤول والمدة وطريقة التحقق وقرار الاستمرار أو التراجع وخطة التجربة لأسبوعين. لوح المهام يضم خمسة أعمدة هي بانتظار المراجعة وقيد النقاش وتحت التجربة وقيد التحقق وأصبحت عادة، وفيه 4 مهام رئيسة تقابل الأوراق، ولكل منها 3 مهام فرعية. حتى في أول تجربة، يمنع خيارا الزيادة والتقليل تغيير كل شيء أو لا شيء، فتُجرَّب تغييرات قليلة، ثم تُراجَع النتيجة بعد أسبوعين في الاسترجاع التالي ليُقرَّر الاستمرار أو التراجع.
كيفية اختيار قوالب الفريق والموارد البشرية
يسهل اختيار قوالب إدارة الفريق والموارد البشرية عند معرفة من سيستخدمها: المدير، أو مسؤول التوظيف، أو من يضع جدول النوبات، أو من يقود استخدام الذكاء الاصطناعي في المكتب. نتناول هنا بشكل رئيسي جانب المدير، ونذكر قوالب الموظف الجديد في الأسئلة الشائعة.
استقبال الموظف وتسليم العمل
يناسب المدير أو الموجّه الذي يستقبل عضوًا جديدًا استخدام «خطة تأهيل الموظف الجديد 30-60-90 يومًا» لتحديد سير الأسبوع الأول يومًا بيوم، وأسئلة لقاءات اليوم الثلاثين والستين والتسعين مسبقًا. ومن يسلّم عمله بسبب نقل أو استقالة يستفيد من «قائمة تسليم واستلام العمل»، التي ترتب الأولوية حسب التكرار وصعوبة النقل، وتتابع خمسة أعمدة من كتابة الدليل حتى استقلال الخلف بالمهمة.
إدارة اللقاءات الفردية والاجتماعات
للمدير الذي يبدأ لقاءات فردية كل أسبوعين أو شهريًا، تساعده «عدة اجتماع 1-on-1» على تحديد الهدف والاتفاق ومسار 30 دقيقة وتصنيف مواضيع النقاش قبل البدء. ومن يُكلَّف لأول مرة بإدارة اجتماع عن بُعد أو كتابة محضره، يجد في «آداب الاجتماعات عن بُعد وإدارتها» مسارًا من خمس دقائق قبل البدء حتى 30 دقيقة بعد الانتهاء، مع توزيع المحضر في اليوم نفسه. ولمنظم بناء العلاقات داخل الفريق، تتوفر «ورشة بناء الفريق والتفاهم المتبادل» بجدول 90 دقيقة وورقة للتفاهم المتبادل.
إدارة التوظيف والنوبات
يناسب مسؤول التوظيف والمقابلات استخدام «لوح متابعة مسار التوظيف»، الذي يضم خطوات كل مرحلة من مراحل الاختيار وجدولًا يقارن المرشحين وفق محاور تقييم موحدة. أما من يضع جدول النوبات في متجر أو فريق يعمل بنظام الورديات، فيستخدم «لوح إدارة نوبات العمل» لتحديد العدد المطلوب حسب اليوم والوقت، ثم المرور بخمسة أعمدة: جمع الطلبات، الإعداد، التعديل، الاعتماد، والتوثيق كل شهر.
بدء استخدام الذكاء الاصطناعي
لمكان عمل لا توجد فيه قواعد لاستخدام الذكاء الاصطناعي التوليدي بعد، يمثّل «قواعد استخدام الذكاء الاصطناعي للمبتدئين» نقطة انطلاق جيدة لتحديد المهام المسموح بها، والمعلومات الممنوع إدخالها، وخطوات التحقق، وجهة الاستشارة في صفحة واحدة. ومن يريد تنظيم جلسة تجربة فعلية للذكاء الاصطناعي داخل الفريق، يجد في «جلسة تجربة الذكاء الاصطناعي للمبتدئين» مسارًا لجلسة مدتها 30 دقيقة وردودًا جاهزة على الاعتراضات الشائعة.
الأسئلة الشائعة
ما الفرق بين قوالب الموظف الجديد وقوالب من يستقبله؟
الفرق في من يستخدمها. «خطة تأهيل الموظف الجديد 30-60-90 يومًا» يستخدمها المدير أو الموجّه بدءًا من قبل الانضمام. أما الموظف الجديد نفسه، فتناسبه «خريطة زملاء العمل» التي تساعده على معرفة من يسأل عن ماذا دون تردد.
من أين أبدأ كتابة وثيقة تسليم العمل؟
ابدأ بتحديد هدف التسليم وشرط اكتماله. في «قائمة تسليم واستلام العمل»، تُحدَّد بعد ذلك أولوية المهام حسب التكرار وصعوبة نقلها، وتُكتب أدلة الإجراءات للمهام الأعلى أولوية أولًا. وفي النهاية، ينفذها الخلف بمفرده وتُعاد الأسئلة الناتجة إلى الدليل قبل اعتباره مكتملًا.
ماذا أحضّر قبل ورشة بناء الفريق؟
ابدأ بكتابة هدف الورشة في جملة واحدة. في «ورشة بناء الفريق والتفاهم المتبادل»، تُرتَّب الخيارات وفق محوري ثقل التحضير وأثرها في بناء العلاقة، ثم يُختار نشاط أو نشاطان فقط. اترك حجز القاعة والتجهيزات إلى ما بعد تحديد الهدف لتقليل التعديلات.
هل يمكن الاطلاع على قوالب اللقاءات الفردية والتسليم من دون تسجيل؟
نعم. يمكنك الاطلاع على أسماء الأطر والأعمدة وترتيب المهام في قوالب اللقاءات الفردية والتسليم من الصفحة العامة دون تسجيل، ومقارنتها قبل الاختيار. أما التعبئة الفعلية، فتتطلب تسجيلًا مجانيًا ونسخها من السوق.