Créativité & objectifs
Brainstorming pour débutants : animer une séance avec 4 règles, regrouper puis sélectionner
Débutant | 2 pages de tableau blanc · Tableau des tâches à 5 colonnes (4 tâches parentes, 12 sous-tâches)
Débutant : Sans termes techniques. Il suffit de répondre aux questions du tableau blanc en suivant les exemples de remplissage pour obtenir un résultat.
Pour qui anime un brainstorming pour la première fois, ce modèle pour débutants permet à 4 à 6 personnes de sortir toutes les idées en 60 minutes avec 4 règles, puis de les réduire. Le tableau blanc réunit sur la page de gauche le sujet et les 4 règles du brainstorming, une carte d'idées à 6 branches, 3 cadres pour regrouper les notes proches et les six chapeaux de la réflexion, puis à droite une liste SCAMPER de 7 lignes, une matrice impact et facilité et un déroulé en 5 étapes. Le tableau de tâches compte 5 colonnes - sujet et préparation, divergence, regroupement, sélection et prochaines actions - et démarre avec 4 tâches parentes et 12 sous-tâches, de la préparation au responsable, toutes à faire. Si vous ne savez pas comment mener un brainstorming, ou si la même personne parle toujours, lisez d'abord les 4 règles à voix haute et laissez cinq minutes d'écriture individuelle. Le sujet reste libre, le tableau sert pour améliorer un processus comme pour chercher des idées produit.
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Aperçu du tableau blanc
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Tableau de brainstorming
Mode d'emploi : (1) Lire le sujet et les 4 règles à voix haute → (2) Écrire seul cinq minutes puis coller sur la carte → (3) Regrouper les notes proches et nommer chaque groupe → (4) Changer de regard avec les six chapeaux → (5) Réduire à deux idées dans la matrice et fixer les responsables
1. Les 4 règles du brainstorming (à lire au démarrage) / Sujet : ____ / Animateur : ____ / Déroulé dans le cadre 9
- Règle 1 Pas de critique Aucune idée n'est rejetée. On ne dit ni "mais", ni "impossible", ni "on a déjà essayé". ex. Même si le coût inquiète, on colle d'abord. Les risques passent au chapeau noir du cadre 6, et le tri se fait ensemble dans la matrice du cadre 8.
- Règle 2 Liberté totale La faisabilité se regarde plus tard. Plus l'idée est extrême, mieux c'est. ex. "Supprimer la réunion" ou "Tout le monde reste debout" se collent telles quelles.
- Règle 3 Quantité avant qualité Le choix des bonnes idées arrive en seconde partie. D'abord le nombre. ex. Viser 80 notes pour un groupe de 4 à 6 personnes. Une note toutes les quinze secondes entre la quinzième et la trente-cinquième minute du cadre 9 donne exactement 80 notes.
- Règle 4 Rebondir et améliorer On peut reprendre l'idée d'un autre et l'améliorer. Personne n'est propriétaire d'une idée ici. ex. "Envoyer le document la veille" plus "Prévoir la lecture en début de réunion" fait une note de plus.
2. Carte des idées (les branches sont des angles de réflexion, on ne classe pas encore)
- Exemple de sujet
Comment raccourcir de 30 minutes
la réunion hebdomadaire ?
- Changer l'avant ex. Envoyer le document la veille
- Changer le déroulé ex. Deux minutes maximum par personne
- Changer l'après ex. Partager les décisions en trois lignes
- Changer les participants ex. N'inviter que ceux qui décident
- Changer les outils ex. Arrêter le partage d'écran, une page suffit
- Supprimer la réunion ex. Passer en bimensuel et tester deux semaines
3. Exemple de groupe / Régler les choses avant
- ex. Envoyer le document la veille et commencer par les questions
- ex. Réduire l'ordre du jour à trois points avant d'inviter
- Rapprocher 3 à 6 notes proches issues de branches différentes du cadre 2 et leur donner un nom court
- Une idée qui n'entre nulle part peut rester seule
4. Exemple de groupe / Changer le déroulé
- ex. Deux minutes par prise de parole, minuteur affiché à l'écran
- ex. Faire tourner l'animation à chaque séance
- Des noms de la forme "changer le ..." se comparent plus facilement
- Couper un groupe en deux dès qu'il dépasse dix notes
5. Exemple de groupe / Se passer de la réunion
- ex. Passer en bimensuel et tester pendant deux semaines
- ex. Basculer dans le chat les points de simple information
- Passer à la suite dès que vous avez 3 à 5 groupes
- Si tout penche du même côté, faire un tour des six chapeaux du cadre 6 et consacrer cinq minutes aux angles manquants
6. Six chapeaux de la réflexion (changer de regard / corriger le déséquilibre avant le cadre 8)
- Thème
ex. Comment raccourcir de 30 minutes la réunion hebdomadaire ?
- Blanc : faits et données Ne dire que des faits. Ne pas mêler les avis aux chiffres. ex. Une fois par semaine, 60 minutes, 8 participants. Document remis le jour même.
- Rouge : émotions et intuition Aucune justification demandée. On dit ce que l'on ressent. ex. C'est long. La moitié des points ne me concerne pas.
- Noir : risques et réserves La critique n'a sa place que sous ce chapeau, nulle part ailleurs. ex. Raccourcir risque d'augmenter le travail à faire après la réunion.
- Jaune : bénéfices et valeur Lister ce qui s'améliore si cela fonctionne. ex. Chacun récupère quatre heures par semaine pour son propre travail.
- Vert : créativité et solutions Produire des idées neuves qui annulent les réserves du chapeau noir. ex. Pour éviter le travail après coup, noter les décisions en trois lignes sur le moment et les partager.
- Bleu : pilotage et suite Décider ce qui se passe ensuite. Tout le monde porte le même chapeau au même moment et fait le tour des six en cinq minutes. ex. Ajouter les solutions du vert aux groupes des cadres 3, 4 et 5, puis envoyer l'idée principale de chaque groupe vers le cadre 8.
7. Liste SCAMPER (substituer, combiner, adapter, modifier, autre usage, éliminer, inverser - à parcourir quand les idées s'arrêtent)
| Question | Exemple (réunion plus courte) | |
|---|---|---|
| S Substituer | Peut-on remplacer une partie par autre chose | ex. Remplacer le point oral par une ligne dans le document partagé |
| C Combiner | Peut-on fondre deux choses en une seule | ex. Fusionner le point du matin et la réunion hebdomadaire en 15 minutes par semaine |
| A Adapter | Peut-on emprunter ce qui marche ailleurs | ex. Figer l'ordre du jour sur une page, comme un bon de commande au restaurant |
| M Modifier, taille | Peut-on changer la taille, la durée ou la fréquence | ex. Passer de 60 minutes à 30. Passer de huit participants à quatre |
| P Autre usage | Peut-on lui donner un autre usage | ex. Transformer le créneau de réunion en créneau de travail en commun |
| E Éliminer | Quelle partie ne manquerait à personne | ex. Supprimer les points que l'on peut lire et partager seulement le document |
| R Inverser | Peut-on inverser l'ordre ou les rôles | ex. Commencer par la conclusion. Faire parler les plus jeunes en premier |
8. Sélection (impact et facilité)
Axe vertical : Taille de l'impact (en haut = fort / en bas = faible) / Axe horizontal : Facilité (à droite = testable aujourd'hui / à gauche = demande de la préparation)
- Fort impact, préparation nécessaire Le candidat sérieux. Ne pas trancher aujourd'hui, noter seulement qui prépare quoi et placer la note dans la colonne prochaines actions.
- Fort impact, testable aujourd'hui Les 2 idées du jour viennent d'ici. Fixer le responsable et l'échéance sur le moment, et faire le point à la réunion suivante.
- Faible impact, préparation nécessaire On laisse de côté cette fois. Les notes ne sont pas jetées mais restent dans la colonne sélection comme matière pour la prochaine séance.
- Faible impact, testable aujourd'hui Celui qui l'a remarqué le fait tout de suite. On ne consacre pas de temps de réunion à ce quadrant.
9. Déroulé des 60 minutes
- 0 à 10 minutes Préparation et règles Lire le sujet à voix haute et confirmer les 4 règles ensemble. Les rôles sont aussi répartis.
- 10 à 15 minutes Écrire chacun de son côté Personne ne parle, chacun écrit sur des notes. Ces cinq minutes évitent qu'une seule personne fournisse tout.
- 15 à 35 minutes Tout sortir Lire à tour de rôle et coller. Quinze secondes par note au maximum, ni question ni jugement.
- 35 à 50 minutes Regroupement Rapprocher les idées proches en 3 à 5 groupes et donner un nom court à chacun. Dans les cinq dernières minutes, faire le tour des six chapeaux du cadre 6 et ajouter les angles manquants.
- 50 à 60 minutes Sélection et premier pas Placer les idées dans les quatre quadrants du cadre 8, réduire à 2, fixer le responsable et l'échéance, puis clore la séance.
Contenu du tableau des tâches
Sujet et préparation 16 éléments
Préparer la séance
Décider une fois la séance commencée fait perdre le premier quart d'heure. Le sujet, les participants et les règles sont prêts la veille.
Écrire la question
Formuler le sujet en une phrase, sous la forme "Comment faire pour ... ?". Trop large, les idées se dispersent ; trop étroit, rien ne sort. Les exemples aident à régler la largeur.
Choisir les rôles
Réunir 4 à 6 personnes et désigner un animateur, un secrétaire et un gardien du temps. L'animateur ne propose pas d'idées et se consacre à faire parler tout le monde.
Afficher 4 règles
Afficher dans le cadre 1 les règles pas de critique, liberté totale, quantité avant qualité et rebond, puis les lire au démarrage. Cela suffit à réduire les phrases de refus.
Sortir les idées
La phase de divergence. On ne juge rien et on ne vise que le nombre. Trier dès maintenant divise par deux le nombre d'idées obtenues.
Écrire seul 5 min
Pendant les cinq premières minutes, personne ne parle et chacun écrit sur des notes. Si la voix la plus forte commence, les autres idées suivent la même direction.
Lire et coller
Chacun lit ses notes à tour de rôle et les colle sur la carte du cadre 2. Quinze secondes par note au maximum, sans question ni jugement.
Utiliser SCAMPER
Quand les mains s'arrêtent, passer les 7 questions du cadre 7 de haut en bas. Transformer une idée déjà collée produit aussi une idée nouvelle.
Grouper les idées
Le milieu de séance. Impossible de choisir parmi des dizaines de notes éparses, alors rapprocher les proches, les nommer et arriver à 3 à 5 groupes.
Regrouper les notes
Rapprocher les notes voisines par paquets de 3 à 6. Une idée qui n'entre nulle part reste seule plutôt que d'être forcée dans un groupe.
Nommer les groupes
Donner un nom court à chaque paquet et l'écrire dans les cadres 3, 4 et 5. Nommer fait apparaître les angles qui manquent.
Combler les manques
Vérifier que les groupes ne penchent pas tous du même côté en passant les six chapeaux du cadre 6 (faits, émotions, risques, bénéfices, créativité, pilotage) puis ajouter des idées pour les angles absents. Un tour des six chapeaux en cinq minutes suffit.
Choisir et agir
La phase de convergence. Replacer les idées selon l'impact et la facilité, réduire à 2 idées lançables aujourd'hui et désigner un responsable.
Remplir la matrice
Placer l'idée principale de chaque groupe dans les quatre quadrants du cadre 8. Chacun place une note à son tour ; en cas d'hésitation, l'impact l'emporte.
Choisir deux idées
Ne retenir que 2 idées du quadrant en haut à droite. Les autres ne sont pas jetées mais restent dans la colonne sélection comme matière pour la prochaine fois.
Fixer qui et quand
Donner aux 2 idées retenues un responsable et une échéance, puis les déplacer dans la colonne prochaines actions. Sans cela, la séance reste une simple réunion.
