Criatividade e Objetivos
Brainstorming para iniciantes: quadro de sessão com 4 regras, agrupamento e escolha final
Iniciante | 2 páginas de quadro branco · Quadro de tarefas: 5 colunas (4 tarefas principais e 12 subtarefas)
Iniciante: Sem termos técnicos. Basta responder às perguntas do quadro branco, seguindo os exemplos de preenchimento, para que ganhe forma.
Quem conduz um brainstorming pela primeira vez usa este quadro para iniciantes e leva uma sessão de 60 minutos com 4 a 6 pessoas das 4 regras até à escolha final. À esquerda, o quadro branco tem o tema com as 4 regras, um mapa de divergência de 6 ramos, três molduras de agrupamento e os Seis Chapéus para trocar de ponto de vista; à direita, a lista SCAMPER de 7 linhas, os quadrantes de impacto por facilidade e os 5 passos dos 60 minutos. O quadro de tarefas tem 5 colunas - tema e preparação, a gerar ideias, agrupamento, seleção e próximos passos - e traz 4 tarefas principais com 12 subtarefas por iniciar, da preparação até à escolha do responsável. Se não sabe como fazer um brainstorming, ou se fala sempre a mesma pessoa, leia as 4 regras em voz alta e reserve 5 minutos de escrita individual antes de qualquer comentário. Como o tema não está fixado, serve para melhoria de processos ou para ideias de produto.
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Quadro de brainstorming
Como usar: (1) Ler o tema e as 4 regras → (2) Escrever 5 minutos e afixar → (3) Agrupar e dar nome → (4) Trocar de chapéu → (5) Ficar com 2 e definir o dono
1. As 4 regras do brainstorming (ler em voz alta no início) / Tema: ____ / Quem conduz: ____ / Tempos no 9
- Regra 1 Sem críticas Não rejeite nenhuma ideia. Nada de "mas", "é impossível" ou "já tentámos". ex.: mesmo a pensar no custo, afixe primeiro. O risco fica para o chapéu preto do 6 e o julgamento para os quadrantes do 8.
- Regra 2 Pensamento livre Se é exequível vê-se depois. Quanto mais extrema a ideia, melhor. ex.: "acabar com a reunião" ou "falar sempre de pé" também se afixam.
- Regra 3 Quantidade antes de qualidade Escolher as boas ideias fica para a segunda parte. Primeiro, faça número. ex.: com 4 a 6 pessoas, aponte para 80 post-its. Dos 15 aos 35 minutos do 9, a 15 segundos por ideia, dá precisamente 80.
- Regra 4 Combinar e melhorar Pode pegar na ideia de outra pessoa e melhorá-la. O mérito não é de quem a teve. ex.: "enviar os documentos na véspera" mais "ler no início da reunião" dá outro post-it.
2. Mapa de divergência (os ramos são ângulos de ataque; aqui não se classifica)
- Exemplo de tema
Como encurtar em 30 minutos
a reunião semanal?
- Mudar o antes ex.: enviar os documentos na véspera
- Mudar o durante ex.: 2 minutos de fala por pessoa
- Mudar o depois ex.: partilhar as decisões em 3 linhas
- Mudar quem vai ex.: chamar só quem decide
- Mudar as ferramentas ex.: trocar o ecrã partilhado por uma folha
- Deixar de a fazer ex.: passar a quinzenal e testar 2 semanas
3. Grupo exemplo / Decidir antes de começar
- ex.: enviar os documentos na véspera e abrir com as perguntas
- ex.: reduzir a três pontos antes de convocar
- Junte 3 a 6 post-its parecidos, mesmo vindos de ramos diferentes do 2, e dê um nome curto
- A ideia que não cabe em lado nenhum pode ficar sozinha
4. Grupo exemplo / Mudar a forma de conduzir
- ex.: 2 minutos por pessoa, com o cronómetro no ecrã
- ex.: rodar o papel de facilitador em cada reunião
- Um nome do tipo "mudar o ..." torna os grupos comparáveis
- Se um grupo passar dos 10 post-its, divida-o em dois
5. Grupo exemplo / Evitar a reunião
- ex.: passar a quinzenal e testar durante 2 semanas
- ex.: passar para o chat os pontos que são só informação
- Quando tiver 3 a 5 grupos, avance para a fase seguinte
- Se estiver desequilibrado, dê uma volta pelos Seis Chapéus do 6 e junte 5 minutos de ideias no que falta
6. Seis Chapéus (trocar de ponto de vista; equilibrar antes de passar ao 8)
- Tema
ex.: como encurtar a reunião semanal em 30 minutos?
- Branco: factos e dados Só factos. Não misture opiniões com números. ex.: 1 vez por semana, 60 minutos, 8 pessoas. Documentos entregues no próprio dia.
- Vermelho: emoção e intuição Não é preciso justificar. Diga o que sentiu, tal como sentiu. ex.: é longa. Metade dos pontos não tem nada a ver comigo.
- Preto: riscos e receios A crítica só existe enquanto durar este chapéu. Fora dele, não se diz. ex.: se encurtarmos, talvez sobrem mais tarefas para fazer depois.
- Amarelo: vantagens e valor Diga o que ganhamos se a coisa correr bem. ex.: cada pessoa recupera 4 horas por semana para o seu próprio trabalho.
- Verde: criar alternativas Crie ideias novas que anulem os receios levantados no preto. ex.: para não sobrarem tarefas, resumir as decisões em 3 linhas ali mesmo e partilhar.
- Azul: conduzir e organizar Decidir o passo seguinte. Todos usam o mesmo chapéu ao mesmo tempo e dá-se uma volta aos seis em 5 minutos. ex.: juntar as alternativas do verde aos grupos 3, 4 e 5 e enviar o representante de cada grupo para o 8.
7. Lista SCAMPER (substituir, combinar, adaptar, modificar, propor outro uso, eliminar, reverter; aplique quando as ideias pararem)
| Pergunta | Exemplo (encurtar a reunião) | |
|---|---|---|
| S Substituir | Pode trocar-se uma parte por outra coisa? | ex.: trocar o relatório falado por uma linha num documento partilhado |
| C Combinar | Pode juntar-se duas coisas numa só? | ex.: juntar a reunião matinal à reunião semanal, 15 minutos por semana |
| A Adaptar | Pode copiar-se algo que resulta noutro sítio? | ex.: fixar os pontos numa folha, como a nota de encomenda de um restaurante |
| M Modificar (mais ou menos) | Pode mudar-se o tamanho ou a frequência? | ex.: passar de 60 para 30 minutos e de 8 para 4 pessoas |
| P Propor outro uso | Pode servir para outro objetivo? | ex.: transformar o tempo da reunião em tempo de trabalho conjunto |
| E Eliminar | Que parte se pode retirar sem falta nenhuma? | ex.: acabar com os pontos que se percebem lendo e partilhar só o documento |
| R Reverter a ordem | Pode inverter-se a ordem ou os papéis? | ex.: começar pela conclusão e dar a palavra primeiro aos mais novos |
8. Escolha final (impacto x facilidade)
Eixo vertical: Impacto (cima = grande / baixo = pequeno) / Eixo horizontal: Facilidade (direita = testa-se já / esquerda = exige preparação)
- Muito impacto x exige preparação Candidata forte. Hoje não se decide: escreva apenas com quem e o que é preciso preparar e ponha na coluna dos próximos passos.
- Muito impacto x testa-se já As 2 escolhidas de hoje saem daqui. Atribua responsável e prazo na hora e traga o resultado à reunião da próxima semana.
- Pouco impacto x exige preparação Fica para outra altura. Não deite o post-it fora: guarde-o na coluna da seleção como material do próximo brainstorming.
- Pouco impacto x testa-se já Faz quem reparou, na hora. Não gaste tempo de reunião a discutir este quadrante.
9. Os 60 minutos passo a passo
- 0-10 min Preparação e regras Leia o tema e diga as 4 regras em voz alta. Defina também quem conduz, quem regista e quem controla o tempo.
- 10-15 min Escrever sozinho Ninguém fala e cada um escreve nos seus post-its. Estes 5 minutos evitam que só uns falem.
- 15-35 min Esgotar as ideias Ler em voz alta e afixar, à vez. Máximo de 15 segundos por ideia, sem perguntas nem avaliações.
- 35-50 min Agrupamento Junte o que é parecido em 3 a 5 conjuntos e dê a cada um um nome curto. Nos últimos 5 minutos, dê uma volta pelos Seis Chapéus do 6 e acrescente o ponto de vista em falta.
- 50-60 min Escolha e primeiro passo Coloque tudo nos quadrantes do 8, fique com 2 ideias e termine com responsável e prazo definidos.
Conteúdo do quadro de tarefas
Tema e preparação 16 itens
Preparar a sessão
Pensar nisto só no início queima os primeiros 15 minutos. Tenha o tema, os participantes e as regras prontos na véspera.
Tema numa frase
Escreva uma frase do tipo "como fazer para...?". Demasiado largo dispersa as ideias, demasiado estreito não gera nenhuma, por isso ajuste a amplitude pelos exemplos.
Definir os papéis
Junte 4 a 6 pessoas e escolha quem conduz, quem regista e quem controla o tempo. Quem conduz não dá ideias e dedica-se a dar voz a toda a gente.
Afixar as 4 regras
Afixe no quadro 1 as 4 regras - sem críticas, pensamento livre, quantidade antes de qualidade e combinar para melhorar - e leia-as no arranque. Só isso já reduz as respostas negativas.
Esgotar as ideias
Primeira parte, a divergência. Não julgue nada e concentre-se só em fazer número. Começar a filtrar aqui corta as ideias para menos de metade.
5 min a escrever
Nos primeiros 5 minutos ninguém fala e cada um escreve nos seus post-its. Se falar primeiro quem tem voz mais forte, as ideias dos outros vão atrás.
Ler e afixar
Cada pessoa lê em voz alta e afixa no mapa do quadro 2. Máximo de 15 segundos por ideia, sem perguntas nem avaliações.
Somar com SCAMPER
Quando as ideias pararem, aplique de cima para baixo as 7 linhas do quadro 7. Transformar uma ideia já afixada também conta como ideia nova.
Agrupar as ideias
Meio da sessão, a arrumação. Com dezenas de post-its soltos não se escolhe nada, por isso junte os parecidos, dê-lhes nome e chegue a 3 a 5 conjuntos.
Juntar semelhantes
Aproxime o que é parecido em conjuntos de 3 a 6 post-its. A ideia que não cabe em lado nenhum fica sozinha, sem a forçar.
Nomear os grupos
Dê um nome curto a cada conjunto e escreva-o nas molduras 3, 4 e 5. O nome faz aparecer o ponto de vista que está a faltar.
Juntar o que falta
Verifique se os conjuntos não pendem todos para o mesmo lado, aplicando por ordem os Seis Chapéus do quadro 6 (factos, emoção, risco, vantagem, criação, condução), e acrescente ideias no ponto de vista em falta. Uma volta aos seis em 5 minutos chega.
Escolher e avançar
Segunda parte, a convergência. Volte a colocar tudo nos eixos de impacto e facilidade, fique com 2 ideias para começar hoje e defina o responsável.
Pôr nos quadrantes
Coloque a ideia representante de cada conjunto nos quadrantes do quadro 8. Cada pessoa coloca um post-it de cada vez e, na dúvida, decide pelo lado do impacto.
Escolher 2 ideias
Escolha apenas duas do quadrante superior direito. As restantes não se deitam fora: ficam na coluna da seleção como material da próxima vez.
Dono e prazo
Atribua responsável e prazo às 2 ideias escolhidas e passe-as para a coluna dos próximos passos. Sem isto, a reunião fica-se pela conversa.
