Criatividade e Objetivos
Método KJ para iniciantes: escrever fichas, juntar as parecidas, rotular e fazer o esquema
Iniciante | 2 páginas de quadro branco · Quadro de tarefas: 5 colunas (4 tarefas principais e 12 subtarefas)
Iniciante: Sem termos técnicos. Basta responder às perguntas do quadro branco, seguindo os exemplos de preenchimento, para que ganhe forma.
Quem quer organizar respostas livres de um inquérito ou ideias soltas de uma reunião usa este modelo do método KJ para iniciantes e segue a ordem certa, da ficha ao rótulo e ao esquema. O quadro branco tem duas páginas; à esquerda ficam as regras para escrever as fichas, um diagrama 5W1H que transforma cada facto numa ficha e quatro ilhas já rotuladas, e à direita as quatro etapas do método KJ, uma grelha de exemplo com três linhas e três colunas, o esquema que liga as ilhas com setas e três molduras com os erros mais comuns. O quadro de tarefas tem cinco colunas, das fichas escritas ao concluído, e começa com 4 tarefas principais e 12 subtarefas por iniciar. Se o trabalho costuma parar depois de colar as fichas na parede, a regra de um facto por ficha e os exemplos de rótulo mostram como chegar a um esquema e a um texto curto. A ordem de Jiro Kawakita está no próprio quadro, por isso serve também para formações e trabalhos de grupo.
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KJ para iniciantes: agrupar ideias
Como usar: (1) escrever um facto por ficha com o 5W1H → (2) juntar as fichas parecidas e dar-lhes um rótulo → (3) ligar as ilhas com setas no esquema → (4) seguir o esquema e escrever o texto
1. Tema e regras para escrever as fichas (um facto por ficha)
- O tema de hoje (a pergunta) ex.: descobrir nas respostas livres do inquérito aos caloiros o que dificulta a vida académica Tema de hoje: ____ / Moderador: ____ / Data: __/__ Tempo por etapa: fichas __ min / grupos __ min / esquema __ min / texto __ min
- Regras para escrever as fichas 1. Escrever um só facto em cada ficha 2. Escrever o que se viu ou ouviu, sem resumir 3. Fazer uma frase com sujeito e verbo
- Exemplos de fichas já escritas ex.: esperei 10 minutos por uma mesa livre na cantina, à hora de almoço ex.: não vi o aviso das bolsas por não saber que estava no edifício 3
2. Análise 5W1H (o quê, porquê, quem, quando, onde e como; ao centro, o acontecimento que quer pôr numa ficha)
- Tema
ex.: a cantina estava cheia
- What O quê ex.: esperei que uma mesa ficasse livre As cinco perguntas sem o porquê dão uma ficha
- Why Porquê ex.: o almoço concentra-se ao meio-dia O porquê é suposição; serve para agrupar, não para a ficha
- Who Quem ex.: eu, caloiro, e dois amigos
- When Quando ex.: ao meio-dia, à hora de almoço
- Where Onde ex.: na cantina do piso térreo do edifício 3
- How Como ex.: esperei 10 minutos e sentei-me
3. Rótulo de exemplo / ter um veterano a quem perguntar dá segurança
- ex.: falei com um aluno mais velho e decidi as cadeiras
- ex.: um veterano do grupo emprestou-me exames antigos
- O que é comum é ter por perto quem já passou por isso
4. Rótulo de exemplo / a cantina cheia à hora de almoço
- ex.: esperei 10 minutos por uma mesa livre ao meio-dia
- ex.: não consegui almoçar com os amigos e comi sozinho
- O que é comum é o almoço estar todo à mesma hora
5. Rótulo de exemplo / a informação afixada é difícil de encontrar
- ex.: não sabia que o aviso das bolsas estava no edifício 3
- ex.: a aula anulada aparecia diferente no placard e no site
- O que é comum é não estar decidido onde se deve procurar
6. Rótulo de exemplo / os prazos só se sabem à última hora
- ex.: soube do prazo de troca de cadeiras na véspera, por um amigo
- ex.: fiquei a saber da marcação do exame médico no próprio dia
- O que é comum é cada pessoa saber em alturas diferentes
7. Como avança o método KJ (fichas, grupos, esquema e texto)
- 1. Escrever as fichas Diga o tema numa frase e passe a fichas, um facto de cada vez, o que viu e ouviu. Se passar das 100 fichas, limite primeiro o âmbito.
- 2. Formar grupos (com os rótulos) Ponha todas as fichas à vista, leia-as e junte em molhos de 2 a 4 só as que sente parecidas. Escreva numa linha o que cada molho tem em comum e ponha-a por cima; é o rótulo. Use as palavras das fichas e não um nome de categoria como equipamento. A ficha sem par pode ficar sozinha.
- 3. Esquema (tipo A) Disponha os rótulos na folha e ligue as relações com setas ou linhas. Use uma seta da causa para o efeito e uma linha de dois sentidos nas oposições.
- 4. Texto (tipo B) Olhando para o esquema, siga por ordem as relações entre as ilhas e escreva o texto. O que não conseguir escrever é o ponto onde a relação ainda não está decidida.
8. Exemplo preenchido (fichas e rótulos de um mesmo tema)
| Resposta livre original | A frase escrita na ficha | Rótulo atribuído | |
|---|---|---|---|
| Exemplo 1 | A cantina está cheia demais. Deviam pôr mais lugares. | Esperei 10 minutos por uma mesa livre na cantina ao meio-dia | A cantina cheia à hora de almoço |
| Exemplo 2 | Dizem para ver o placard, mas não sei onde ele está. | Não vi o aviso das bolsas por não saber que estava no edifício 3 | A informação afixada é difícil de encontrar |
| Exemplo 3 | Fico sempre a saber dos prazos mesmo em cima da hora. | Soube do prazo de troca de cadeiras na véspera, por um amigo | Os prazos só se sabem à última hora |
9. Exemplo de esquema (tipo A) / ligar com setas as ilhas já rotuladas
- Dificuldades da vida académica
- A informação afixada é difícil de encontrar Ilha da causa; daqui sai uma seta para os prazos
- Os prazos só se sabem à última hora Ilha do efeito; recebe a seta da informação afixada
- A cantina cheia à hora de almoço Ilha isolada; tem por trás os horários todos iguais
- Ter um veterano a quem perguntar dá segurança Ilha que alivia as outras três; mais dela, menos peso
10. Erro 1 / criar as gavetas primeiro
- ex.: fazer as gavetas equipamento e relações e só depois distribuir as fichas
- No método KJ a ficha vem primeiro e o rótulo depois; com gavetas não aparece nada de novo
- A solução é deitar fora as gavetas e recomeçar com tudo à vista na mesa
11. Erro 2 / o rótulo torna-se um nome de categoria
- ex.: escrever só problemas da cantina e não se perceber o que está lá dentro
- Se ler o rótulo e não lhe vierem à cabeça as fichas, é sinal de o reescrever
- A solução é ler o molho em voz alta e fazer uma linha com essas palavras
12. O que costuma resultar
- A ficha sem par não entra à força; pode haver uma ilha de uma só ficha
- Na dúvida, volte às fichas; reler é mais rápido do que sofrer com o rótulo
- ex.: entre quatro e seis ilhas é sinal de avançar para o esquema
Conteúdo do quadro de tarefas
Fichas escritas 16 itens
Definir o tema
Preparação antes de começar a escrever fichas. Diga numa frase para que serve o que recolheu e decida à partida o material e o tempo.
Pergunta em 1 frase
Escreva numa frase o que quer saber e cole-a na moldura do tema. Com a pergunta definida, sabe que opiniões viram ficha.
Reunir o material
Junte num só sítio as respostas livres, as notas das reuniões e os registos das conversas que vão dar origem às fichas.
Definir os tempos
Escolha quem modera e quem regista e reparta o tempo por etapa. Se seguir as quatro etapas do quadro, no dia não hesita.
Escrever as fichas
Primeira etapa do método KJ. Escreva um só facto em cada ficha e deixe-se de resumos e de classificações feitas à partida.
Um facto por ficha
Escreva o que viu e ouviu numa frase com sujeito e verbo. Se a ficha tiver dois assuntos, separe-a em duas. Ligar as respostas o quê, quem, quando, onde e como do diagrama 5W1H dá uma ficha; o porquê é suposição e não se escreve em ficha.
Separar as opiniões
«Está cheio, é chato» é interpretação; «esperei 10 minutos à hora de almoço» é facto. Faça primeiro as fichas de facto e ponha as interpretações à parte.
Ler tudo em voz alta
Leia em voz alta todas as fichas escritas e só depois as espalhe na mesa. Acabada a leitura, a primeira etapa está concluída.
Agrupar e rotular
Segunda etapa do método KJ. Junte as fichas parecidas em molhos pequenos, dê um rótulo a cada um e depois forme grupos maiores.
Juntar as parecidas
Faça molhos de 2 a 4 fichas só com as que sente parecidas. A ficha sem par não entra à força e fica sozinha.
Rótulo numa linha
Releia as fichas do molho e escreva numa linha o que têm em comum, pondo-a por cima. Está feito quando usa as palavras das fichas e não um nome de categoria.
Formar as ilhas
Compare os rótulos entre si e junte os mais próximos em grupos maiores. Quando tiver entre quatro e seis ilhas, avance.
Esquema e texto
Terceira e quarta etapas do método KJ. Disponha as ilhas, ligue as relações com setas (tipo A) e siga essa ordem para escrever (tipo B).
Dispor as ilhas
Ponha os rótulos dos grupos maiores na folha, com as ilhas próximas perto umas das outras e as que se opõem afastadas.
Ligar com setas
Trace uma seta da causa para o efeito e uma linha de dois sentidos nas oposições. A ilha que não consegue ligar é sinal de uma relação ainda por ver.
Escrever o texto
Olhando para o esquema, siga por ordem as relações entre as ilhas e escreva o texto. Fica concluído quando não sobra nenhum ponto por escrever.
