मार्केटिंग और सेल्स
शुरुआती के लिए सेल्स मैनेजमेंट: रोज़ की गतिविधि और डील की प्रगति दर्ज करने वाला बोर्ड
शुरुआती | 2 व्हाइटबोर्ड पृष्ठ · कार्य बोर्ड के 5 कॉलम (4 मुख्य कार्य, 12 उप-कार्य)
शुरुआती: कोई तकनीकी शब्द नहीं हैं। व्हाइटबोर्ड के सवालों और भरने के उदाहरणों के अनुसार बस जवाब देते जाइए, काम बन जाता है।
सेल्स में नए लोग इस शुरुआती के लिए बने सेल्स मैनेजमेंट टेम्पलेट से हर दिन की गतिविधि की गिनती और हर डील की प्रगति दर्ज करते हैं और अगले हफ़्ते की चाल तय करते हैं। व्हाइटबोर्ड पर महीने के लक्ष्य से गतिविधि की गिनती निकालने वाला फ्रेम, 5 पंक्ति (कॉल, मीटिंग, प्रस्ताव, कोटेशन, डील बंद) × 5 स्तंभ (हफ़्ता 1 से 4 और महीने का लक्ष्य) वाला गतिविधि ट्रैकर, 3 फ्रेम की डील सूची (संभावित, प्रस्ताव भेजा, क्लोज़िंग), डील बंद होने तक के 5 चरण, 4 खानों का स्टेकहोल्डर मैप, YWT साप्ताहिक समीक्षा और अड़चन, नियम व सुझाव के 3 फ्रेम हैं। टास्क बोर्ड में 5 स्तंभ (इस हफ़्ते की योजना, कॉल या विज़िट किया, जवाब का इंतज़ार, प्रस्ताव या कोटेशन, पूरा हुआ) तथा 4 मुख्य और 12 उप-कार्य बिना शुरू हुए रखे हैं। सेल्स मैनेजमेंट करना न आता हो तब भी गतिविधि गिनकर और डील बाँटकर पहले ही दिन से काम शुरू हो जाता है। स्टेकहोल्डर मैप असर और दिलचस्पी के 2 पैमानों पर लोगों को 4 खानों में बाँटने का ढाँचा है। YWT यानी क्या किया (Y), क्या समझ आया (W), आगे क्या करना है (T), इन तीन से समीक्षा। बोर्ड के उदाहरणों की रकम रुपये में लिखी है।
निःशुल्क खाता बनाने के बाद, आप इस टेम्पलेट को मार्केटप्लेस से कॉपी कर सकते हैं
व्हाइटबोर्ड पूर्वावलोकन
व्हाइटबोर्ड की सामग्री टेक्स्ट के रूप में पढ़ें
सेल्स गतिविधि रिकॉर्ड बोर्ड
इस्तेमाल: (1) महीने के लक्ष्य से गतिविधि की गिनती निकालें → (2) रोज़ की गतिविधि दर्ज करके गिनें → (3) डील को तीन फ्रेम में बाँटकर अगला कदम लिखें → (4) संबंधित लोगों को चार खानों में बाँटें → (5) YWT से अगले हफ़्ते की चाल तय करें
1. इस महीने का लक्ष्य और गतिविधि की उलटी गिनती
- इस महीने का लक्ष्य उदा. 2 डील, 6,00,000 रुपये की बिक्री (हर डील 3,00,000 रुपये)
- उससे निकली गतिविधि 2 डील बंद ← 3 कोटेशन ← 6 प्रस्ताव ← 12 मीटिंग ← 60 कॉल अनुपात पता न हो तब तक अनुमानित आँकड़ा ठीक है। तीन महीने का अपना आँकड़ा बन जाए तो उसे रख दें।
- एक दिन के हिसाब से 20 कार्यदिवस हों तो रोज़ 3 कॉल और हफ़्ते में 3 मीटिंग। उदा. सोमवार, बुधवार और शुक्रवार की सुबह पहले से कॉल के लिए तय कर लें।
2. गतिविधि ट्रैकर (गतिविधि × हफ़्ता)
| हफ़्ता 1 | हफ़्ता 2 | हफ़्ता 3 | हफ़्ता 4 | महीने का लक्ष्य | |
|---|---|---|---|---|---|
| कॉल | उदा. 18 | 15 | 15 | 12 | 60 |
| मीटिंग/विज़िट | उदा. 4 | 3 | 3 | 2 | 12 |
| प्रस्ताव | उदा. 2 | 2 | 1 | 1 | 6 |
| कोटेशन | उदा. 0 | 1 | 1 | 1 | 3 |
| डील बंद | उदा. 0 | 0 | 1 | 1 | 2 |
3. संभावित (अभी मिलना बाकी है)
- उदा. शर्मा ट्रेडिंग, रेफरल से आया। अगले हफ़्ते मिलने का समय माँगें
- उदा. हरित इंडस्ट्रीज, 3 दिन पहले जानकारी माँगी। कॉल अभी नहीं
- अगला कदम (कॉल, विज़िट या सामग्री भेजना) एक पंक्ति में लिखें
- जो डील दो हफ़्ते से नहीं हिली उस पर निशान लगाएँ
4. प्रस्ताव भेजा (परेशानी सुन ली)
- उदा. दक्षिण इलेक्ट्रिक, 28 अगस्त को प्रस्ताव। जवाब अच्छा रहा
- उदा. पूर्व-पश्चिम ट्रेडर्स, 2 सितंबर को प्रस्ताव। रकम अभी तय होनी है
- फ़ैसला लेने वाला और बजट साथ लिखें, नाम स्टेकहोल्डर मैप में रखें
- जिन डील की अगली मुलाक़ात तय नहीं, उन्हें पहले भरें
5. क्लोज़िंग (कोटेशन दे दिया)
- उदा. सेंट्रल प्रिंटर्स, कोटेशन 3,00,000 रुपये। जवाब 10 सितंबर तक
- उदा. उत्तर सर्विसेज, रकम तय। शर्तों पर बात चल रही है
- रकम, जवाब की तारीख और फ़ैसला लेने वाला, तीनों ज़रूर लिखें (नाम ऊपर दाएँ खाने में)
- डील बंद हो तो ट्रैकर की डील बंद पंक्ति में एक जोड़ दें
6. डील कैसे आगे बढ़ती है (पहला संपर्क → डील बंद)
- पहला संपर्क नाम और मक़सद बताएँ उदा. कॉल, ईमेल या रेफरल से संपर्क बनाएँ। यहाँ मक़सद सिर्फ़ मिलने का समय लेना है।
- ज़रूरत सुनना परेशानी और बजट पूछें उदा. अभी क्या दिक़्क़त है, कब तक हल चाहिए और फ़ैसला कौन लेता है। ये तीन बातें ज़रूर पूछें और जो नाम आएँ उन्हें स्टेकहोल्डर मैप में रखें।
- प्रस्ताव सुनी हुई परेशानी का जवाब उदा. ग्राहक के अपने शब्दों से प्रस्ताव बनाएँ। अपनी कंपनी का परिचय पीछे रखें।
- कोटेशन रकम और शर्तें दें उदा. रकम, समय-सीमा और भुगतान की शर्तें एक पन्ने पर रखें। वैधता लिखें और जवाब का दिन तय करें।
- डील बंद अनुबंध करके सौंपें ऑर्डर या अनुबंध लेकर भीतर के ज़िम्मेदार को सौंप दें। यहाँ तक पहुँचे तो ट्रैकर में डील बंद का एक जोड़ दें।
7. स्टेकहोल्डर मैप (प्रभाव × रुचि, एक डील के लिए)
ऊर्ध्वाधर अक्ष: प्रभाव अधिक (जितना ऊपर, फ़ैसले पर पकड़ उतनी मज़बूत) / क्षैतिज अक्ष: रुचि अधिक (जितना दाएँ, ख़रीद के उतने पक्ष में)
- संतुष्ट रखें प्रभाव मज़बूत है पर रुचि अभी कम। समय-समय पर रिपोर्ट देते रहें ताकि साथ बने रहें। उदा. सेंट्रल प्रिंटर्स के विभाग प्रमुख। महीने में एक बार प्रगति बताएँ, फ़ैसले के मौके पर ही सलाह लें।
- गहराई से जोड़ें क्लोज़िंग में सबसे बड़ी रकम वाली एक डील चुनें और उसी के लोग लिखें। यहाँ फ़ैसला लेने वाला आता है जिसकी रुचि भी अधिक है। समय सबसे पहले इसी पर लगाएँ। उदा. सेंट्रल प्रिंटर्स के निदेशक। हर मीटिंग में साथ रहने को कहें और रकम व समय-सीमा पर सहमति बनाएँ।
- नज़र रखें प्रभाव और रुचि दोनों कम, अभी सिर्फ़ देखते रहना है। कुछ बदले तभी बात करें। उदा. सेंट्रल प्रिंटर्स के दूसरे विभाग का कर्मी। तबादला या नया काम आए तो रिश्ता फिर से तय करें।
- जानकारी दें रुचि अधिक है पर फ़ैसला नहीं लेते। जानकारी देते रहें और साथ ले लें। उदा. सेंट्रल प्रिंटर्स में रोज़ काम करने वाला कर्मी। हर बार सामग्री साझा करें और इस्तेमाल की दिक़्क़तें पूछें।
8. साप्ताहिक समीक्षा (YWT)
Y क्या किया
- उदा. 18 कॉल, 4 मीटिंग, 2 प्रस्ताव (15 कॉल के लक्ष्य का 120%)
- उदा. बुधवार की सुबह पूरी कॉल के लिए रखी
- आँकड़े गतिविधि ट्रैकर से ज्यों के त्यों उतारें
W क्या समझ आया
- उदा. सुबह के कॉल ज़्यादा जुड़ते हैं, शाम से लगभग दोगुने
- उदा. पहले दाम की बात छेड़ने पर बातचीत रुक जाती है
- उदा. रेफरल से आई मीटिंग जल्दी प्रस्ताव तक पहुँचती है
T आगे क्या करना है
- उदा. कॉल मंगलवार और गुरुवार की सुबह पक्के कर दें
- उदा. ज़रूरत पूछते समय फ़ैसला लेने वाला ज़रूर पूछें
- अगले हफ़्ते का पहला काम आज ही तय कर लें
9. आम अड़चनें
- उदा. रिकॉर्ड सप्ताहांत पर एक साथ लिखने की सोच, और लिखा ही नहीं जाता
- उदा. हारी हुई डील मिटा दी और वजह बची ही नहीं
- उदा. प्रस्ताव बनाने में समय गया और कॉल रुक गए
- उदा. “सोचकर बताते हैं” कहकर डील वहीं पड़ी रह गई
10. उस पर तय नियम
- रिकॉर्ड दिन के अंत में सिर्फ़ पाँच मिनट, अगले दिन पर नहीं टालना
- हारी डील मिटाएँ नहीं, एक पंक्ति में वजह लिखकर रोकी हुई में डालें
- प्रस्ताव बनाने का समय एक डील पर 60 मिनट तक, समय से बाँधें
- “सोचकर बताते हैं” सुनते ही अगली बात का दिन उसी वक़्त तय करें
11. चलते रहने के सुझाव
- उदा. सुबह-सुबह सिर्फ़ 5 कॉल, यह तय कर लें तो शुरू करना आसान होता है
- उदा. दिन का एक रिकॉर्ड भी बचे तो साप्ताहिक समीक्षा की सामग्री बनती है
- जिस हफ़्ते गिनती कम हो, ख़ुद को दोष न दें, सिर्फ़ एक वजह लिखें
- चार हफ़्ते चलाने पर अपनी डील बंद होने की दर आँकड़े में दिखने लगती है
कार्य बोर्ड की सामग्री
इस हफ़्ते की योजना 16 आइटम
लक्ष्य से गिनती
आँकड़े जोश से पीछा करने से पहले ज़रूरी गतिविधि की संख्या निकालें। कॉल से लेकर डील बंद होने तक हर चरण का लक्ष्य भर जाए तो काम पूरा।
महीने का लक्ष्य
संख्या और रकम दोनों लिखें। उदा. 2 डील और 6,00,000 रुपये की बिक्री। पहले जाँच लें कि यह मैनेजर की उम्मीद से अलग तो नहीं।
प्रस्ताव संख्या
डील बंद होने से पीछे की ओर गिनकर ज़रूरी कोटेशन, प्रस्ताव, मीटिंग और कॉल की संख्या निकालें। अपना आँकड़ा न हो तब तक अनुमानित अनुपात चलेगा, बाद में अपने आँकड़े रख दें।
रोज़ के कॉल तय
महीने के कॉल को कार्यदिवसों से भाग देकर एक दिन की संख्या निकालें। दिन और समय भी तय कर लें तो निभाना आसान रहता है।
रोज़ रिकॉर्ड करें
जो गतिविधि गिनी नहीं जाती उसे सुधारा नहीं जा सकता। पाँचों गतिविधि रोज़ दर्ज हों और हफ़्ते का जोड़ निकल आए तो काम पूरा।
पाँच आइटम चुनें
सिर्फ़ पाँच आइटम रखें, यानी कॉल, मीटिंग या विज़िट, प्रस्ताव, कोटेशन और डील बंद। आइटम जितने बढ़ेंगे, रिकॉर्ड रखना उतनी जल्दी छूट जाएगा।
उसी दिन गिनें
दिन के अंत में सिर्फ़ पाँच मिनट लगाकर उस दिन की संख्या लिखें। अगले दिन पर टालने से याद नहीं रहता और आँकड़े ढीले हो जाते हैं।
हफ़्ते का जोड़
शुक्रवार को हफ़्ते का जोड़ गतिविधि ट्रैकर (फ्रेम 2) में लिखें। लक्ष्य से अंतर ही साप्ताहिक समीक्षा की सामग्री बन जाता है।
तीन चरणों में बाँटें
दिमाग़ में पड़ी डील को कार्ड बनाकर प्रगति के हिसाब से अलग-अलग जगह रखें। हर डील पर अगला कदम और तारीख आ जाए तो काम पूरा।
हर डील एक कार्ड
एक कार्ड पर ग्राहक का नाम, अनुमानित रकम और आख़िरी बातचीत की तारीख लिखें। याद न आए तो उसी समय पुराना रिकॉर्ड देख लें।
प्रगति से रखें
कार्ड को संभावित, प्रस्ताव भेजा या क्लोज़िंग फ्रेम में रखें। जहाँ कार्ड जमा हैं वही बताता है कि अगले हफ़्ते समय कहाँ लगाना है।
अगला कदम और तारीख
हर डील पर एक पंक्ति में लिखें कि आगे क्या और कब तक करना है। न लिख पाएँ तो जानकारी कम है, इसलिए तय करें कि क्या पूछना है। फ़ैसला लेने वाले का नाम स्टेकहोल्डर मैप (फ्रेम 7) में रखें।
हफ़्ते में YWT करें
हफ़्ते भर की गतिविधि और नतीजे साथ रखकर अगले हफ़्ते की चाल तय करें। T ठोस कदम बन जाए तो काम पूरा।
Y क्या किया
गतिविधि ट्रैकर (फ्रेम 2) के आँकड़े ज्यों के त्यों उतार लें। राय नहीं, संख्या लिखें और लक्ष्य से अंतर भी साथ रखें।
W क्या समझ आया
आँकड़ों और बातचीत से जो समझ आया वह लिखें। उदा. सुबह के कॉल जल्दी जुड़ते हैं, इस तरह लिखें कि दोहराया जा सके।
T अगला कदम तय
समझ के आधार पर अगले हफ़्ते के एक-दो काम तय करें। दिन और समय तक तय करके उन्हें टास्क बोर्ड की इस हफ़्ते की योजना में डालें।
