Ata de Reunião em Tempo Real para Iniciantes: notas, decisões e tarefas em 3 colunas

Equipa e Pessoas

Ata de Reunião em Tempo Real para Iniciantes: notas, decisões e tarefas em 3 colunas

Quem ainda hesita em fazer a ata usa este modelo para iniciantes, que se abre durante a própria reunião para separar notas, decisões e ToDo em três colunas sem os misturar. O quadro branco tem uma tabela de 4 linhas de agenda por 3 colunas (notas, decisão, ToDo), 3 molduras no cabeçalho da reunião, 5 etapas dos 5 minutos antes aos 10 minutos depois, uma moldura com a lista de ToDo e 2 molduras com um exemplo mau e um bom de registo. O quadro de tarefas tem 5 colunas, de "ainda em notas" a "concluído e partilhado", com 4 tarefas principais - preparar antes, separar durante a reunião, fechar em 10 minutos e usar até à próxima - e 3 subtarefas cada, todas por iniciar. Quando não souber como registar, respeite só as 3 colunas e escreva em palavras; organizar em frases pode esperar até depois da reunião. Se preferir sobretudo passar a ata a limpo como relatório no fim, há outro modelo mais focado nessa fase.

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ata de reunião reuniões de equipa registo da reunião gestão de tarefas para iniciantes
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1. Agenda × Notas/Decisão/ToDo (escre... 2. Quando e onde (preencher antes de ... 3. Quem esteve presente (a quem envia... 4. O que esta reunião tem de decidir ... 5. As três fases (5 min antes → duran... 6. Lista de ToDo (fechar aqui em 10 m... 7. Mau exemplo (não se sabe agir depois) 8. Bom exemplo (dá para agir depois) Ata de Reunião em... Como usar: 1. Esc... Notas e como part... Decisões tomadas Dono, prazo e reg... O que não ficou d... Notas (o que ouviu) Decisão (o que fi... ToDo (quem e até ... 1 Tarefas da últi... Ex.: 2 das 3 tarefas anteriores concluídas Ex.: a que falta fica até sexta que vem Ex.: Sara / até 19 de setembro 2 Ponto de situação Ex.: pedidos novos subiram 20 desde o mês passado Ex.: manter a equipa atual para dar resposta Ex.: Tomás / confirma a carga até 16 de setembro 3 Discussão e dec... Ex.: proposta de mudar o fornecedor de material Ex.: decidir depois de ver 3 propostas Ex.: Rui / recolhe propostas até 17 de setembro 4 Data da próxima Ex.: a próxima data cai em feriado Ex.: adiantar a reunião um dia Ex.: Sara / reserva a sala ainda hoje Ex.: 12 de setembro (sexta) 14h00-14h45 Ex.: sala B / também online Escreva a hora de fim e cumpra-a Relator: ____ (alguém diferente de quem modera) Ex.: presentes Sara, Tomás e Rui Ex.: ausente Vasco (enviar a ata depois) Escreva o nome completo, sem abreviar Registe também a hora de quem entrou ou saiu a meio Ex.: decidir como responder ao aumento de pedidos Não comece a reunião sem esta linha escrita Escreva também quando se decide o que ficou pendente No fim, volte a esta linha para confirmar Antes 5 minPreencher as linhas primeiroLimite os temas a 4 linhas na tabela e envie aos participantes a linha do que quer decidir. Durante NotasEscrever tal como ouviuNão organize em frases. Bastam palavras e números; em dúvida, guarde só nomes e números. Durante DecisãoMudar assim que se decideEscreva na forma de compromisso e leia em voz alta para confirmar com todos. Durante ToDoEscrever quem fazBasta o nome de um responsável; o prazo pode ficar em branco por agora. Depois 10 minEnviar com dono e prazoPasse para a lista de ToDo (moldura 6), ponha a data e envie no mesmo dia a quem esteve e a quem faltou. ToDo de hojeEx.: terminar a tarefa que falta(dono: Sara / prazo: 19 de setembro) Como escrever dono e prazoUm só dono; "toda a equipa" não é ninguém.Prazo é uma data, não "esta semana". O que não ficou decididoEx.: fornecedor do material (à espera de propostas)Diga quando se decide e passe para a próxima agenda. Como enviarSem passar a limpo. Envie esta moldura e a tabelano próprio dia, até 10 minutos depois da reunião. Ex.: falou-se do aumento de preço Ex.: ficou combinado avançar Ex.: fazer o mais rápido possível Falta dizer quem e até quando Ex.: subir o preço 10% a partir de setembro Ex.: Tomás refaz a proposta Ex.: enviar até às 17h00 de 12 de setembro Inclui quem, o quê e até quando
100%

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Conteúdo do quadro de tarefas

Ainda em notas 16 itens

Preparar a reunião
Dividir em 3 colunas
Fechar em 10 minutos
Usar até à próxima
Escrever a agenda
Escrever o objetivo
Definir o relator
Anotar o que ouviu
Escrever as decisões
Pôr nome no ToDo
Definir dono e prazo
Anotar o que ficou
Enviar a ata
Acompanhar o ToDo
Levantar atrasados
Melhorar um hábito

A tornar-se decisão 0 itens

ToDo atribuído 0 itens

Em curso 0 itens

Concluído e partilhado 0 itens

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