Acta de reunión en tiempo real para principiantes: notas, decisiones y tareas en 3 columnas

Equipo y personas

Acta de reunión en tiempo real para principiantes: notas, decisiones y tareas en 3 columnas

Quienes no tienen práctica redactando actas abren esta plantilla para principiantes durante la reunión y separan notas, decisiones y tareas sin mezclarlas. La pizarra reúne una tabla de 4 filas de agenda por 3 columnas de notas, decisiones y tareas, 3 recuadros de cabecera, un flujo de 5 etapas desde 5 minutos antes hasta 10 minutos después de la reunión, un recuadro con la lista de tareas y 2 recuadros que comparan un mal y un buen ejemplo de redacción. El tablero de tareas tiene 5 columnas, de "Solo notas" a "Hecho y compartido", y empieza con 4 tareas principales - preparar antes, separar durante, terminar en los 10 minutos posteriores y dar seguimiento hasta la próxima - cada una con 3 subtareas sin empezar. Si no sabes cómo redactar el acta, respeta solo las 3 columnas y escribe en palabras sueltas; conviértelo en frases después. Si tu objetivo es pasar el acta a limpio como informe, otra plantilla centrada en la documentación posterior encaja mejor.

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1. Agenda × Notas / Decisiones / Tare... 2. Cuándo y dónde (rellena antes de e... 3. Quién asiste (a quién se lo enviar... 4. Qué decide esta reunión (en una so... 5. Las 3 franjas horarias (5 min ante... 6. Lista de tareas (termínala en los ... 7. Un mal ejemplo (no se puede actuar... 8. Un buen ejemplo (se puede actuar d... Acta de reunión e... Cómo usarla: (1) ... Ideas y cómo envi... Decisiones y lo a... Responsables, pla... Lo sin resolver y... Notas (lo que oyes) Decisiones (lo de... Tareas (quién y p... 1 Pendiente de la... ej. 2 de las 3 tareas anteriores están hechas ej. Queda 1 y se aplaza al viernes próximo ej. Sato / termina la última antes del 19 de sep. 2 Puesta al día ej. Las altas nuevas suben 20 frente al mes pasado ej. Se atiende el aumento con el equipo actual ej. Tanaka / revisa la carga antes del 16 de sep. 3 Debate y decisi... ej. Consulta sobre cambiar de proveedor de material ej. Se decide tras ver ofertas de 3 proveedores ej. Suzuki / recoge las ofertas antes del 17 de sep. 4 Plan de la próx... ej. La próxima fecha cae en festivo ej. Se adelanta un día la próxima reunión ej. Sato / reserva la sala hoy mismo ej. viernes 12 de sep., 14:00-14:45 ej. Sala B / también por videollamada Fija primero la hora de fin y respétala Responsable de anotar: ____ (distinto del moderador) ej. Presentes - Sato, Tanaka, Suzuki ej. Ausente - Yamamoto (se le enviará el acta) Escribe los nombres completos, sin abreviar Anota también la hora de quien llega o se va a mitad ej. Decidir cómo atender el aumento de altas No empieces hasta poder escribirla en una línea Si no se decide hoy, anota también cuándo se hará Vuelve a esta línea al final para comprobarla 5 min antesRellena antes las filasReduce los temas a 4 líneas para los encabezados de fila, escribe la meta en una línea y envíala a los asistentes. Durante: notasEscribe lo que oyes tal cualNo lo pulas en frases. Bastan palabras y números. Si no llegas, prioriza nombres y números. Durante: decisionesMuévelo en el momento en que se decideEscríbelo con un "se hará..." claro en la columna de decisiones, léelo en voz alta y confírmalo con el grupo. Durante: tareasEscribe quién lo haráEn cuanto surja algo por hacer, escribe un responsable en la columna de tareas. El plazo puede quedar en blanco. 10 min despuésAñade responsable y plazo, y envíaloPásalo a la lista de tareas (tablero 6), añade plazos con fecha y envíalo ese mismo día a asistentes y ausentes. Tareas de hoyej. Terminar la última pendiente(Responsable: Sato / Plazo: 19 de sep.) Cómo escribir responsable y plazoEscribe un único responsable. "Entre todos" significa que nadie lo hace.Escribe una fecha, no "esta semana". Lo sin resolverej. Proveedor de material (a la espera de ofertas)Anota también cuándo se decidirá y pásalo a la línea 1 de la próxima vez. Cómo enviarloSin pasar a limpio. Pega este recuadro y la tabla tal cualy envíalo en los 10 minutos posteriores a asistentes y ausentes. ej. Se habló de subir los precios ej. Se acordó seguir adelante con ello ej. Cuanto antes Falta quién lo hace y para cuándo ej. Subir el precio un 10% desde septiembre ej. Tanaka rehace el presupuesto ej. Enviarlo antes de las 17:00 del viernes 12 Incluye quién, qué y para cuándo
100%

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Contenido del tablero de tareas

Solo notas 16 elementos

Preparar la reunión
Usar las 3 columnas
Cerrar en 10 minutos
Dar seguimiento
Escribir 4 temas
Anotar la meta
Fijar rol y hora
Anotar lo que oyes
Anotar la decisión
Poner el responsable
Añadir plazo y dueño
Anotar lo pendiente
Enviar acta a todos
Seguir el avance
Marcar lo vencido
Mejorar un hábito

Decidido 0 elementos

Tarea asignada 0 elementos

En curso 0 elementos

Hecho y compartido 0 elementos

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