Organigramme pour débutants : redessiner services, équipes et suppléances après les mutations

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Organigramme pour débutants : redessiner services, équipes et suppléances après les mutations

Organigramme pour débutants : après les mutations d'avril ou d'octobre, le directeur, l'assistant administratif et les chefs d'équipe redessinent l'organigramme et fixent l'ordre des reprises. Le tableau blanc compte 4 pages. Page 1 : arrivées, départs, changements de rôle et travail qui change. Page 2 : schéma en branches et tableau des cumuls et suppléances. Page 3 : contacts et suppléants manquants, reprises classées par importance et urgence. Page 4 : première tâche de chaque nouveau titulaire et message au service. Pour un organigramme du haut vers le bas, ajoutez le cadre de réflexion « Organigramme » depuis l'éditeur. Le tableau des tâches a 4 colonnes, 4 tâches parentes et 3 sous-tâches chacune. En cas de doute, listez d'abord ce qui a changé, puis tracez les liens. Écrivez à plusieurs dans une équipe à accès limité et projetez le résultat en réunion.

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Aperçu du tableau blanc

Mode aperçu Organigramme pour débutants : redessiner services, équipes et suppléances après les mutations

Aperçu du tableau blanc

① Date d'annonce et objectif (commenc... ② Arrivées ③ Départs ④ Changements de rôle ⑤ Avant → après : travail et conséque... ⑦ Cumuls et suppléances (une ligne pa... ⑧ Travail sans contact (d'après le sc... ⑨ Personnes sans suppléant (d'après l... ⑩ Liste des reprises ⑪ Matrice importance × urgence (par o... À planifier (important, pas urgent) À faire tout de suite (important, urg... À laisser (ni important ni urgent) À déléguer (urgent, peu important) ⑫ Ordre des reprises (en partant de «... ⑬ Première tâche des nouveaux titulai... ⑭ À dire en réunion de service ⑮ Questions probables et réponses ⑯ Ce qui déclenche une mise à jour ⑰ Responsable du schéma et prochaine ... Organigramme du s... Mode d'emploi (4 ... Nouvelle organisa... Responsables, sup... Trous, points non... À dire, enseignem... 1/4 Relever les chang... Ctrl+F / ⌘F : 2/4... → 2/4 2/4 Relier la nouvell... ↙ 3/4 Date d'annonce et d'applicationex. annoncé le 20 septembre, en vigueur le 1er octobre Objectif du nouveau schémaex. que clients et collègues sachent toujours qui contacter après les mutations Périmètreex. service commercial (équipes 1 et 2, équipe administrative)Rédacteurs : directeur, assistant administratif, chefs d'équipe ex. Sophie Martin (du service marketing à l'équipe 1) ex. Lucas Moreau, nouveau diplômé (équipe administrative) Une note par personne, avec sa provenance ex. Paul Durand (de l'équipe 2 à la comptabilité du siège) ex. Claire Petit (congé maternité, retour prévu en avril) Notez aussi les contacts qu'ils tenaient ex. Julie Bernard (chargée de l'équipe 1 vers cheffe d'équipe 1) ex. Thomas Roux (reste chef de l'équipe 2 et cumule l'équipe administrative) Écrivez ancien rôle → nouveau rôle Responsable avant Responsable après Conséquence si ri... ex. Contact client ex. Paul Durand ex. Non décidé ex. Les demandes de devis du client A n'arrivent à personne ex. Validation de... ex. L'ancien chef d'équipe 1 (muté au siège) ex. Julie Bernard (nouvelle cheffe) ex. Les droits dans l'écran de validation sont à transférer ex. Chiffres hebd... ex. Claire Petit ex. Lucas Moreau, équipe administrative ex. Pas de procédure écrite : retard probable la première semaine ex. Formation des... ex. Julie Bernard (avant d'être cheffe) ex. Julie Bernard (avec le poste de cheffe) ex. Le temps manque pour former en plus du poste de cheffe ⑥ Nouveau schéma ... ex. Service commercial (directrice : Mme Lamber… ex. Équipe 1 (cheffe : Julie Bernard) Poste : Sophie Martin, clients entreprises ex. Équipe administrative (Thomas Roux cumule) Poste : Lucas Moreau, chiffres hebdomadaires ex. Suivi direct de la directrice Budget et recrutement ex. Équipe 2 (chef : Thomas Roux) Poste : Marc Girard, devis et contrats ex. Assistante administrative (Anne Fabre) Présences, fournitures, arrivées et départs ex. Travail sans contact pour l'instant Client A (voir ⑧ à la page 3) Poste principal Travail cumulé Suppléant en cas ... ex. Directrice ex. Budget et recrutement ex. Aucun ex. Julie Bernard, cheffe d'équipe 1 ex. Cheffe d'équi... ex. Coordination des clients entreprises ex. Aucun ex. Thomas Roux, chef d'équipe 2 ex. Chef d'équipe 2 ex. Contrôle des devis et contrats ex. Coordination de l'équipe administrative ex. Non décidé ex. Assistant adm... ex. Présences et arrivées-départs ex. Commande de fournitures ex. Contact des ressources humaines ex. Nouvelle recrue ex. Chiffres hebdomadaires ex. Aucun ex. Non décidé 3/4 Fixer l'ordre des... → 4/4 4/4 Annoncer au service ex. Client A (non décidé depuis le départ de Paul Durand) ex. Questions de facturation (non décidé : congé de Claire Petit) Recopiez les branches « sans contact » du schéma ex. Chef d'équipe 2 (cumule l'équipe administrative) ex. Lucas Moreau, nouvelle recrue Une fois décidé, reportez le nom dans le tableau ⑦ ex. Comment recevoir les demandes de devis du client A ex. Procédure des chiffres hebdomadaires Une note par tâche, d'après ⑤, ⑧ et ⑨ 縦軸: Importance (h... ex. Formation des nouveaux. Décidez sous un mois si Julie Bernard continue ou si quelqu'un d'autre reprend. ex. Client A. Ce qui bloque un client passe en première ligne du tableau ⑫. ex. Un tableau que seul l'ancien titulaire utilisait. Demandez à la directrice si on peut l'abandonner. ex. Prévenir le fournisseur des fournitures. Demandez à l'assistant administratif ou à quelqu'un de disponible. Travail à reprendre Ancien → nouveau ... Date de reprise Fait 1re ex. Client A ex. Paul Durand → Sophie Martin ex. 28 septembre ex. Fait 2e ex. Validation des frais ex. Ancien chef d'équipe 1 → Julie Bernard ex. 1er octobre ex. Pas encore 3e ex. Chiffres hebdomadaires ex. Claire Petit → Lucas Moreau ex. 3 octobre ex. Pas encore Nouveau titulaire Première tâche Échéance Qui vérifie 1re ex. Sophie Martin ex. Écrire au client A pour annoncer le changement de contact ex. 2 octobre ex. Julie Bernard 2e ex. Julie Bernard ex. Vérifier ses droits dans l'écran de validation des frais ex. 1er octobre ex. Mme Lambert 3e ex. Lucas Moreau ex. Première saisie avec la procédure sous les yeux ex. 6 octobre ex. Thomas Roux ex. Le schéma en vigueur au 1er octobre (projetez le cadre ⑥) ex. Les tâches dont le contact change et le nouveau contact ex. Comment sont choisis les suppléants et qui joindre en cas d'absence Prévoyez environ 1 minute par point ex. Peut-on encore appeler l'ancien titulaire ? → Oui jusqu'à fin octobre ex. Et si la personne cumulée est absente ? → Contactez le suppléant du tableau ⑦ ex. Et le travail sans contact ? → Il va à la directrice jusqu'à décision Ajoutez ici les questions posées en réunion, avec la réponse ex. Annonce de nouvelles mutations ex. Un suppléant est choisi ou change ex. Arrivée ou congé qui change l'effectif ex. Une personne cumule 3 rôles ou plus Responsable du schémaResponsable : ____ex. Anne Fabre, assistante administrative Prochaine révisionex. une semaine après l'annonce des mutations de mars(date : __/__) Vérification après l'annonceex. Deux semaines après, demandez en réunion si les demandes arrivent sans détour → 2/4 Relier la nouvell... ↙ 3/4 Fixer l'ordre des... → 4/4 Annoncer au service
100%

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Contenu du tableau des tâches

À faire 16 éléments

Noter les mouvements
Relier les équipes
Ordre des reprises
Annoncer au service
Date et objectif
Arrivées et départs
Tâches modifiées
Tracer les branches
Noter les cumuls
Désigner suppléants
Repérer les trous
Lister les reprises
Remplir le tableau
Premières tâches
Réunion de service
Référent, révision

En rédaction 0 éléments

En vérification 0 éléments

Terminé 0 éléments

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