① Date d'annonce et objectif (commenc...
② Arrivées
③ Départs
④ Changements de rôle
⑤ Avant → après : travail et conséque...
⑦ Cumuls et suppléances (une ligne pa...
⑧ Travail sans contact (d'après le sc...
⑨ Personnes sans suppléant (d'après l...
⑩ Liste des reprises
⑪ Matrice importance × urgence (par o...
À planifier (important, pas urgent)
À faire tout de suite (important, urg...
À laisser (ni important ni urgent)
À déléguer (urgent, peu important)
⑫ Ordre des reprises (en partant de «...
⑬ Première tâche des nouveaux titulai...
⑭ À dire en réunion de service
⑮ Questions probables et réponses
⑯ Ce qui déclenche une mise à jour
⑰ Responsable du schéma et prochaine ...
Organigramme du s...
Mode d'emploi (4 ...
Nouvelle organisa...
Responsables, sup...
Trous, points non...
À dire, enseignem...
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Relever les chang...
Ctrl+F / ⌘F : 2/4...
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Relier la nouvell...
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Date d'annonce et d'application ex. annoncé le 20 septembre, en vigueur le 1er octobre
Objectif du nouveau schéma ex. que clients et collègues sachent toujours qui contacter aprè s les mutations
Périmètre ex. service commercial (équipes 1 et 2, équipe administrative) Rédacteurs : directeur, assistant administratif, chefs d'équipe
ex. Sophie Martin (du service marketing à l'équipe 1)
ex. Lucas Moreau, nouveau diplômé (équipe administrative)
Une note par personne, avec sa provenance
ex. Paul Durand (de l'équipe 2 à la comptabilité du siège)
ex. Claire Petit (congé maternité, retour prévu en avril)
Notez aussi les contacts qu'ils tenaient
ex. Julie Bernard (chargée de l'équipe 1 vers cheffe d'équipe 1)
ex. Thomas Roux (reste chef de l'équipe 2 et cumule l'équipe a dministrative)
Écrivez ancien rôle → nouveau rôle
Responsable avant
Responsable après
Conséquence si ri...
ex. Contact client
ex. Paul Durand
ex. Non décidé
ex. Les demandes de devis du client A n'arrivent à person ne
ex. Validation de...
ex. L'ancien chef d'équipe 1 (muté au siège)
ex. Julie Bernard (nouvelle cheffe)
ex. Les droits dans l'écran de validation sont à transfér er
ex. Chiffres hebd...
ex. Claire Petit
ex. Lucas Moreau, équipe administrative
ex. Pas de procédure écrite : retard probable la première semaine
ex. Formation des...
ex. Julie Bernard (avant d'être cheffe)
ex. Julie Bernard (avec le poste de cheffe)
ex. Le temps manque pour former en plus du poste de cheff e
⑥ Nouveau schéma ...
ex. Service commercial ( directrice : Mme Lamber…
ex. Équipe 1 (cheffe : J ulie Bernard)
Poste : Sophie Martin, clients entreprises
ex. Équipe administrativ e (Thomas Roux cumule)
Poste : Lucas Moreau, chiffres hebdomadaires
ex. Suivi direct de la d irectrice
Budget et recrutement
ex. Équipe 2 (chef : Tho mas Roux)
Poste : Marc Girard, devis et contrats
ex. Assistante administr ative (Anne Fabre)
Présences, fournitures, arrivé es et départs
ex. Travail sans contact pour l'instant
Client A (voir ⑧ à la page 3)
Poste principal
Travail cumulé
Suppléant en cas ...
ex. Directrice
ex. Budget et recrutement
ex. Aucun
ex. Julie Bernard, cheffe d'équipe 1
ex. Cheffe d'équi...
ex. Coordination des clients entreprises
ex. Aucun
ex. Thomas Roux, chef d'équipe 2
ex. Chef d'équipe 2
ex. Contrôle des devis et contrats
ex. Coordination de l'équipe administrative
ex. Non décidé
ex. Assistant adm...
ex. Présences et arrivées-départs
ex. Commande de fournitures
ex. Contact des ressources humaines
ex. Nouvelle recrue
ex. Chiffres hebdomadaires
ex. Aucun
ex. Non décidé
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Fixer l'ordre des...
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Annoncer au service
ex. Client A (non décidé depuis le départ de Paul Durand)
ex. Questions de facturation (non décidé : congé de Claire Pet it)
Recopiez les branches « sans contact » du schéma
ex. Chef d'équipe 2 (cumule l'équipe administrative)
ex. Lucas Moreau, nouvelle recrue
Une fois décidé, reportez le nom dans le tableau ⑦
ex. Comment recevoir les demandes de devis du client A
ex. Procédure des chiffres hebdomadaires
Une note par tâche, d'après ⑤, ⑧ et ⑨
縦軸: Importance (h...
ex. Formation des nouveaux. Décidez sous un mois si Julie Bernard continue ou si quelqu'un d'a utre reprend.
ex. Client A. Ce qui bloque un client passe en première ligne du tableau ⑫.
ex. Un tableau que seul l'ancien titulaire utilisait. Demandez à la directrice si on peut l'ab andonner.
ex. Prévenir le fournisseur des fournitures. Demandez à l'assistant administratif ou à quelqu' un de disponible.
Travail à reprendre
Ancien → nouveau ...
Date de reprise
Fait
1re
ex. Client A
ex. Paul Durand → Sophie Martin
ex. 28 septembre
ex. Fait
2e
ex. Validation des frais
ex. Ancien chef d'équipe 1 → Julie Bernard
ex. 1er octobre
ex. Pas encore
3e
ex. Chiffres hebdomadaires
ex. Claire Petit → Lucas Moreau
ex. 3 octobre
ex. Pas encore
Nouveau titulaire
Première tâche
Échéance
Qui vérifie
1re
ex. Sophie Martin
ex. Écrire au client A pour annoncer le ch angement de contact
ex. 2 octobre
ex. Julie Bernard
2e
ex. Julie Bernard
ex. Vérifier ses droits dans l'écran de va lidation des frais
ex. 1er octobre
ex. Mme Lambert
3e
ex. Lucas Moreau
ex. Première saisie avec la procédure sous les yeux
ex. 6 octobre
ex. Thomas Roux
ex. Le schéma en vigueur au 1er octobre (projetez le cadre ⑥)
ex. Les tâches dont le contact change et le nouveau contact
ex. Comment sont choisis les suppléants et qui joindre en cas d'absence
Prévoyez environ 1 minute par point
ex. Peut-on encore appeler l'ancien titulaire ? → Oui jusqu'à fin octobre
ex. Et si la personne cumulée est absente ? → Contactez le sup pléant du tableau ⑦
ex. Et le travail sans contact ? → Il va à la directrice jusqu 'à décision
Ajoutez ici les questions posées en réunion, avec la réponse
ex. Annonce de nouvelles mutations
ex. Un suppléant est choisi ou change
ex. Arrivée ou congé qui change l'effectif
ex. Une personne cumule 3 rôles ou plus
Responsable du schéma Responsable : ____ ex. Anne Fabre, assistante administrative
Prochaine révision ex. une semaine après l'annonce des mutations de mars (date : __/__)
Vérification après l'annonce ex. Deux semaines après, demandez en réunion si les demandes arr ivent sans détour
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Relier la nouvell...
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Fixer l'ordre des...
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Annoncer au service
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