Plantilla de organigrama para principiantes: redibuja el departamento tras los traslados

Equipo y personas

Plantilla de organigrama para principiantes: redibuja el departamento tras los traslados

Tras los traslados de abril u octubre, la jefatura, la administración y los responsables de sección rehacen el organigrama y ordenan los traspasos con esta plantilla para principiantes. La pizarra tiene 4 páginas. La 1 recoge altas, bajas, cambios de función y el trabajo que cambia. La 2 crea un organigrama que se ramifica desde el centro y una tabla de funciones dobles y suplentes. La 3 detecta huecos en contactos y suplencias y ordena los traspasos por importancia y urgencia. La 4 fija la primera tarea de cada responsable y lo que se cuenta al departamento. Para un organigrama de arriba abajo, añade el marco Organigrama en el editor. El tablero tiene cuatro columnas (por hacer, redactando, revisión del departamento y hecho) con 4 tareas principales y 3 subtareas cada una. Si dudas, anota primero lo que cambia y une las líneas después. Puedes escribir con un equipo de visibilidad limitada y proyectar el resultado en la reunión.

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① Fecha de anuncio y objetivo (empiez... ② Altas ③ Bajas ④ Cambios de función ⑤ Trabajo que cambia, antes a después... ⑦ Funciones dobles y suplentes (una f... ⑧ Trabajo sin contacto (del esquema ⑥) ⑨ Personas sin suplente (de la tabla ⑦) ⑩ Lista de trabajo a traspasar ⑪ Matriz importancia y urgencia (por ... Planificar (importante, no urgente) Hacer ya (importante, urgente) Descartar (poco importante, no urgente) Delegar (poco importante, urgente) ⑫ Tabla de orden de traspasos (empiez... ⑬ Primeras tareas de los nuevos respo... ⑭ Qué contar en la reunión ⑮ Preguntas probables y respuestas ⑯ Qué motiva actualizar el esquema ⑰ Quién actualiza el esquema y próxim... Organigrama del d... Cómo usarlo (4 pá... Nueva estructura ... Responsables, sup... Huecos y pendientes Qué contar, apren... 1/4 Ver qué ha cambiado Ctrl+F / ⌘F : 2/4... → 2/4 2/4 Conectar el equipo ↙ 3/4 Fecha de anuncio y de inicioej. anunciado el 20 de sept., nueva estructura desde el 1 de oct. Para qué rehacer el esquemaej. que clientes y compañeros no pierdan su contacto tras los traslados Alcanceej. Dpto. Comercial (Sección 1, Sección 2, Equipo de operaciones)Quién escribe: jefatura, administración, responsables de sección ej. Sato (de Planificación a la Sección 1) ej. Nakamura, recién graduado (al Equipo de operaciones) Una nota por persona, con su procedencia ej. Suzuki (de la Sección 2 a Contabilidad en la sede) ej. Ito (inicia baja, vuelve el próximo abril) Anota también los contactos que atendía ej. Tanaka (de miembro a responsable de la Sección 1) ej. Takahashi (sigue en la Sección 2 y suma Operaciones) Escríbelo como función anterior a nueva Responsable antes Responsable después Impacto (qué fall... ej. Contacto con ... ej. Suzuki ej. Sin decidir ej. Las solicitudes de presupuesto de la empresa A no llegan a nadie ej. Aprobar gastos ej. Anterior responsable de la Sección 1 (a la sede) ej. Tanaka (nuevo responsable de la Sección 1) ej. Hay que reasignar los permisos de la pantalla de aprobación ej. Cifras semanales ej. Ito ej. Nakamura, del Equipo de operaciones ej. No hay manual y la primera semana puede retrasarse ej. Formar a novatos ej. Tanaka (antes de ser responsable) ej. Tanaka (también responsable de la Sección 1) ej. Se solapa con el cargo y queda poco tiempo para formar ⑥ Nuevo organigra... ej. Dpto. Comercial (jefe: Yamamoto) ej. Sección 1 (resp. Tanaka) Responsable Sato, cuentas de empresas ej. Equipo de operaciones (Takahashi, doble car… Responsable Nakamura, cifras semanales ej. Trabajo que lleva la jefatura Presupuesto y contratación ej. Sección 2 (resp. Takahashi) Responsable Kobayashi, presupuestos y contratos ej. Administración (Watanabe) Asistencia, material, altas y bajas ej. Trabajo aún sin contacto Contacto de la empresa A (ver ⑧ en la página 3) Función principal Trabajo en doble ... Suplente en ausen... ej. Jefatura ej. Presupuesto y contratación ej. Ninguno ej. Tanaka, resp. de la Sección 1 ej. Resp. Sección 1 ej. Coordinar cuentas de empresas ej. Ninguno ej. Takahashi, resp. de la Sección 2 ej. Resp. Sección 2 ej. Revisar presupuestos y contratos ej. Coordinar el Equipo de operaciones ej. Aún sin decidir ej. Administración ej. Asistencia y altas de personal ej. Pedido de material ej. Contacto de RR. HH. ej. Nuevo respons... ej. Cifras semanales ej. Ninguno ej. Aún sin decidir 3/4 Ordenar los trasp... → 4/4 4/4 Comunicar al depa... ej. Contacto de la empresa A (sin decidir tras la salida de Suzuki) ej. Consultas de facturación (sin decidir por la baja de Ito) Cópialo de la rama abierta del esquema ej. Resp. Sección 2 (también Operaciones) ej. Nakamura, nuevo responsable Al decidirlo, devuelve el nombre a la tabla ⑦ ej. Cómo atender las solicitudes de presupuesto de la empresa A ej. Pasos de las cifras semanales Una nota por tarea, de la tabla ⑤ y de ⑧ y ⑨ 縦軸: Importancia (... ej. Formar a novatos. Decide en el mes siguiente al cambio si Tanaka mantiene el doble cargo o lo traspasa. ej. Contacto de la empresa A. El trabajo que deja parado a un cliente va primero en la tabla ⑫. ej. Una hoja que solo usaba el anterior responsable. Confirma con la jefatura si se puede dejar. ej. Avisar al proveedor de material. Pídeselo a quien tenga tiempo, como administración. Trabajo a traspasar Responsable anter... Fecha de traspaso Marca de hecho 1.º ej. Contacto de la empresa A ej. Suzuki a Sato ej. 28 de sept. ej. Hecho 2.º ej. Aprobar gastos ej. Anterior resp. de la Sección 1 a Tanaka ej. 1 de oct. ej. Pendiente 3.º ej. Cifras semanales ej. Ito a Nakamura ej. 3 de oct. ej. Pendiente Nuevo responsable Primera tarea Plazo Quién comprueba 1.º ej. Sato ej. Avisar a la empresa A del cambio de responsable ej. 2 de oct. ej. Tanaka 2.º ej. Tanaka ej. Comprobar los permisos de la pantalla de aprobación ej. 1 de oct. ej. Yamamoto 3.º ej. Nakamura ej. Primeras cifras siguiendo el manual ej. 6 de oct. ej. Takahashi ej. El esquema desde el 1 de oct. (proyecta el tablero ⑥) ej. Trabajo con nuevo contacto y quién es ej. Cómo se elige suplente y a quién llamar en ausencias Que cada punto dure un minuto ej. ¿Puedo preguntar al anterior responsable? Sí, hasta finales de octubre ej. ¿Y si falta quien tiene doble cargo? Contacta con el suplente de la tabla ⑦ ej. ¿Trabajo sin contacto? Pasa a la jefatura hasta decidirlo Añade aquí las preguntas de la reunión con su respuesta ej. Cuando se anuncie un nuevo traslado ej. Cuando se decida o cambie un suplente ej. Cuando cambie la plantilla por altas o bajas ej. Cuando alguien acumule tres o más funciones Quién actualiza el esquemaResponsable: ____ej. Watanabe, de administración Próxima fecha de revisiónej. una semana después de anunciarse los traslados de marzo(fecha: __/__) Comprobación tras comunicarloej. En la reunión de dos semanas después, pregunta si las consultas llegan a la persona correcta → 2/4 Conectar el equipo ↙ 3/4 Ordenar los trasp... → 4/4 Comunicar al depa...
100%

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Contenido del tablero de tareas

Por hacer 16 elementos

Ver qué ha cambiado
Conectar el equipo
Ordenar traspasos
Comunicar al dpto.
Anotar fecha y meta
Listar quién cambia
Tabla de cambios
Dibujar las ramas
Anotar doble cargo
Elegir suplentes
Hallar huecos
Listar traspasos
Rellenar el orden
Primeras tareas
Informar en reunión
Responsable y fecha

Redactando 0 elementos

Revisión del dpto. 0 elementos

Hecho 0 elementos

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