① Fecha de anuncio y objetivo (empiez...
② Altas
③ Bajas
④ Cambios de función
⑤ Trabajo que cambia, antes a después...
⑦ Funciones dobles y suplentes (una f...
⑧ Trabajo sin contacto (del esquema ⑥)
⑨ Personas sin suplente (de la tabla ⑦)
⑩ Lista de trabajo a traspasar
⑪ Matriz importancia y urgencia (por ...
Planificar (importante, no urgente)
Hacer ya (importante, urgente)
Descartar (poco importante, no urgente)
Delegar (poco importante, urgente)
⑫ Tabla de orden de traspasos (empiez...
⑬ Primeras tareas de los nuevos respo...
⑭ Qué contar en la reunión
⑮ Preguntas probables y respuestas
⑯ Qué motiva actualizar el esquema
⑰ Quién actualiza el esquema y próxim...
Organigrama del d...
Cómo usarlo (4 pá...
Nueva estructura ...
Responsables, sup...
Huecos y pendientes
Qué contar, apren...
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Ver qué ha cambiado
Ctrl+F / ⌘F : 2/4...
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Conectar el equipo
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Fecha de anuncio y de inicio ej. anunciado el 20 de sept., nueva estructura desde el 1 de oct .
Para qué rehacer el esquema ej. que clientes y compañeros no pierdan su contacto tras los tr aslados
Alcance ej. Dpto. Comercial (Sección 1, Sección 2, Equipo de operaciones ) Quién escribe: jefatura, administración, responsables de sección
ej. Sato (de Planificación a la Sección 1)
ej. Nakamura, recién graduado (al Equipo de operaciones)
Una nota por persona, con su procedencia
ej. Suzuki (de la Sección 2 a Contabilidad en la sede)
ej. Ito (inicia baja, vuelve el próximo abril)
Anota también los contactos que atendía
ej. Tanaka (de miembro a responsable de la Sección 1)
ej. Takahashi (sigue en la Sección 2 y suma Operaciones)
Escríbelo como función anterior a nueva
Responsable antes
Responsable después
Impacto (qué fall...
ej. Contacto con ...
ej. Suzuki
ej. Sin decidir
ej. Las solicitudes de presupuesto de la empresa A no lle gan a nadie
ej. Aprobar gastos
ej. Anterior responsable de la Sección 1 (a la sede)
ej. Tanaka (nuevo responsable de la Sección 1)
ej. Hay que reasignar los permisos de la pantalla de apro bación
ej. Cifras semanales
ej. Ito
ej. Nakamura, del Equipo de operaciones
ej. No hay manual y la primera semana puede retrasarse
ej. Formar a novatos
ej. Tanaka (antes de ser responsable)
ej. Tanaka (también responsable de la Sección 1)
ej. Se solapa con el cargo y queda poco tiempo para forma r
⑥ Nuevo organigra...
ej. Dpto. Comercial (jef e: Yamamoto)
ej. Sección 1 (resp. Tan aka)
Responsable Sato, cuentas de e mpresas
ej. Equipo de operacione s (Takahashi, doble car…
Responsable Nakamura, cifras s emanales
ej. Trabajo que lleva la jefatura
Presupuesto y contratación
ej. Sección 2 (resp. Tak ahashi)
Responsable Kobayashi, presupu estos y contratos
ej. Administración (Wata nabe)
Asistencia, material, altas y bajas
ej. Trabajo aún sin cont acto
Contacto de la empresa A (ver ⑧ en la página 3)
Función principal
Trabajo en doble ...
Suplente en ausen...
ej. Jefatura
ej. Presupuesto y contratación
ej. Ninguno
ej. Tanaka, resp. de la Sección 1
ej. Resp. Sección 1
ej. Coordinar cuentas de empresas
ej. Ninguno
ej. Takahashi, resp. de la Sección 2
ej. Resp. Sección 2
ej. Revisar presupuestos y contratos
ej. Coordinar el Equipo de operaciones
ej. Aún sin decidir
ej. Administración
ej. Asistencia y altas de personal
ej. Pedido de material
ej. Contacto de RR. HH.
ej. Nuevo respons...
ej. Cifras semanales
ej. Ninguno
ej. Aún sin decidir
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Ordenar los trasp...
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Comunicar al depa...
ej. Contacto de la empresa A (sin decidir tras la salida de Su zuki)
ej. Consultas de facturación (sin decidir por la baja de Ito)
Cópialo de la rama abierta del esquema
ej. Resp. Sección 2 (también Operaciones)
ej. Nakamura, nuevo responsable
Al decidirlo, devuelve el nombre a la tabla ⑦
ej. Cómo atender las solicitudes de presupuesto de la empresa A
ej. Pasos de las cifras semanales
Una nota por tarea, de la tabla ⑤ y de ⑧ y ⑨
縦軸: Importancia (...
ej. Formar a novatos. Decide en el mes siguiente al cambio si Tanaka mantiene el doble cargo o lo traspasa.
ej. Contacto de la empresa A. El trabajo que deja parado a un cliente va primero en la tabla ⑫ .
ej. Una hoja que solo usaba el anterior responsable. Confirma con la jefatura si se puede deja r.
ej. Avisar al proveedor de material. Pídeselo a quien tenga tiempo, como administración.
Trabajo a traspasar
Responsable anter...
Fecha de traspaso
Marca de hecho
1.º
ej. Contacto de la empresa A
ej. Suzuki a Sato
ej. 28 de sept.
ej. Hecho
2.º
ej. Aprobar gastos
ej. Anterior resp. de la Sección 1 a Tanak a
ej. 1 de oct.
ej. Pendiente
3.º
ej. Cifras semanales
ej. Ito a Nakamura
ej. 3 de oct.
ej. Pendiente
Nuevo responsable
Primera tarea
Plazo
Quién comprueba
1.º
ej. Sato
ej. Avisar a la empresa A del cambio de re sponsable
ej. 2 de oct.
ej. Tanaka
2.º
ej. Tanaka
ej. Comprobar los permisos de la pantalla de aprobación
ej. 1 de oct.
ej. Yamamoto
3.º
ej. Nakamura
ej. Primeras cifras siguiendo el manual
ej. 6 de oct.
ej. Takahashi
ej. El esquema desde el 1 de oct. (proyecta el tablero ⑥)
ej. Trabajo con nuevo contacto y quién es
ej. Cómo se elige suplente y a quién llamar en ausencias
Que cada punto dure un minuto
ej. ¿Puedo preguntar al anterior responsable? Sí, hasta finale s de octubre
ej. ¿Y si falta quien tiene doble cargo? Contacta con el suple nte de la tabla ⑦
ej. ¿Trabajo sin contacto? Pasa a la jefatura hasta decidirlo
Añade aquí las preguntas de la reunión con su respuesta
ej. Cuando se anuncie un nuevo traslado
ej. Cuando se decida o cambie un suplente
ej. Cuando cambie la plantilla por altas o bajas
ej. Cuando alguien acumule tres o más funciones
Quién actualiza el esquema Responsable: ____ ej. Watanabe, de administración
Próxima fecha de revisión ej. una semana después de anunciarse los traslados de marzo (fecha: __/__)
Comprobación tras comunicarlo ej. En la reunión de dos semanas después, pregunta si las consul tas llegan a la persona correcta
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Conectar el equipo
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Ordenar los trasp...
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Comunicar al depa...
Arrastra para mover y usa la rueda para hacer zoom