组织架构图模板 入门 新年度部门篇|调动后重新整理部门、科室、负责人与兼任·代理,并定下交接顺序

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组织架构图模板 入门 新年度部门篇|调动后重新整理部门、科室、负责人与兼任·代理,并定下交接顺序

4 月、10 月的调动之后,由部长、总务负责人与科长一起重新整理部→科→负责人的组织架构图、兼任与代理,并定下紧急的交接顺序,这是面向入门者的组织架构图模板(入门)。4 张白板中,第 1 张列出因调动新进、离开以及职责变化的人,并写出前后工作的变化;第 2 张用从中间向左右分出的枝形画出体制图,并整理兼任与代理的表;第 3 张找出窗口与代理的空缺,把要交接的工作按重要度×紧急度排好;第 4 张决定新负责人的第一件工作,以及向部门传达的方式。需要自上而下排列的组织架构图时,可以在编辑画面放入思维框架「组织图」(总经理→部门负责人→成员 3 层)。任务看板分为「接下来」「撰写中」「部门确认中」「已完成」四列,放着与 4 张白板对应的父任务 4 件和各 3 件子任务。整理组织架构图时,先把变化列成表再连线,可以防止图与实际工作脱节。可以与限定公开团队的成员一同编辑,看着同一块白板推进。决定好的体制可以在部门会议上投屏传达。

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① 新体制的发表日与目的(从这里开始写) ② 调入的人 ③ 离开的人 ④ 职责变化的人 ⑤ 前后变化的工作与影响 ⑦ 兼任与代理表(⑥体制图中的人,每人一行) ⑧ 窗口空缺的工作(来自⑥体制图) ⑨ 还没定代理的人(来自⑦表格) ⑩ 要交接的工作一览 ⑪ 重要度×紧急度矩阵(决定⑩的工作从哪里开始交接) 计划着做(重要、不急) 现在就做(重要、急) 不做(不重要、不急) 交给别人(不重要、急) ⑫ 交接顺序表(从⑪的『现在就做』开始依次填写) ⑬ 新负责人的第一件工作(从⑫的顺序表) ⑭ 部门会议上要说的内容 ⑮ 可能被问到的问题与回答 ⑯ 修改图的时机 ⑰ 图的更新负责人与下次检视日 新年度部门组织架构图 使用方法(共4张): ① 写下调入... 新体制·已决定的事 负责人·代理·约定 空缺·尚未决定的事 要传达的事·发现 1/4 列出调动带来的变化 Ctrl+F / ⌘F : 2/4... → 2/4 2/4 用线连接新的体制 ↙ 3/4 发表日与适用日例:9月20日发表,10月1日起新体制 重画组织架构图的目的例:调动之后,也不让外部客户和内部咨询对象找不到联系人 对象范围例:营业部(第1科、第2科、业务组)填写人: 部长、总务负责人、科长 例:佐藤同事(从企划部调到第1科) 例:应届毕业的中村(调到业务组) 每人一张便签,也要写明从哪里来 例:铃木(从第2科调到总公司的会计部) 例:伊藤(休产假,预计明年4月回来) 离开的人负责的窗口也一起写下来 例:田中(第1科的负责人→第1科长) 例:高桥(第2科长,同时兼任业务组) 按"变化前的职责→变化后的职责"的形式写 调动前的负责人 调动后的负责人 影响(放着不管会很麻烦) 例:客户的窗口 例:铃木 例:未定 例:向A公司的报价请求无人接收 例:费用审批 例:原第1科长(调往总公司) 例:田中(新任第1科长) 例:需要重新设定审批画面的权限 例:每周的数字汇总 例:伊藤 例:业务组的中村 例:没有汇总的操作手册,第一周可能会延误 例:新人指导 例:田中(成为科长之前) 例:田中(兼任第1科长) 例:与科长的工作重叠,指导的时间难以安排 ⑥ 新的体制图(把⑤表中变化的工作... 例:营业部(部长 山本) 例:第1科(科长 田中) 负责人 佐藤·法人窗口 例:业务组(高桥兼任) 负责人 中村·每周数字汇总 例:部长直接管理的工作 预算与录用的判断 例:第2科(科长 高桥) 负责人 小林·报价与合同 例:总务负责人(渡边) 考勤、物品、入职与离职手续 例:窗口仍空缺的工作 A公司的窗口(移到第3张的⑧) 主要负责 兼任的工作 不在时的代理 例:部长 例:预算与录用的判断 例:无 例:第1科长田中 例:第1科长 例:法人窗口的汇总 例:无 例:第2科长高桥 例:第2科长 例:报价与合同的确认 例:业务组的汇总 例:还没定 例:总务负责人 例:考勤与入职离职手续 例:物品采购 例:人事部的窗口 例:新任负责人 例:每周数字汇总 例:无 例:还没定 3/4 确定交接的顺序 → 4/4 4/4 向部门传达新体制 例:A公司的窗口(铃木调走后未定) 例:账单咨询(伊藤休产假,未定) 从体制图中『空缺』的分支抄下来 例:第2科长(与业务组兼任) 例:新任的中村 定下后把名字写回⑦的表中 例:A公司报价请求的接收方式 例:每周数字汇总的操作 从⑤表和⑧⑨中,每件工作写一张便签 縦軸: 重要度(上=高) / 横軸... 例:新人指导。是否继续由田中兼任,还是交给其他人,在调动后一个月内决定。 例:A公司的窗口。一停止客户就会困扰,写在⑫表的第1位。 例:前负责人一直在用的汇总表。是否不交接而停用,向部长确认。 例:物品采购的联系。交给总务负责人等有空的人。 要交接的工作 原负责人→新负责人 交接日期 已完成 第1位 例:A公司的窗口 例:铃木→佐藤 例:9月28日 例:已完成 第2位 例:费用审批 例:原第1科长→田中 例:10月1日 例:还没 第3位 例:每周数字汇总 例:伊藤→中村 例:10月3日 例:还没 新负责人 第一件工作 期限 确认人 第1位 例:佐藤 例:向A公司发送负责人交接的问候 例:10月2日 例:田中 第2位 例:田中 例:确认费用审批画面的权限 例:10月1日 例:山本 第3位 例:中村 例:参照操作手册做第一次汇总 例:10月6日 例:高桥 例:10月1日起的体制图(把白板⑥投屏) 例:咨询窗口变化的工作与新窗口 例:代理的决定方式与不在时的联系方式 每一项控制在 1 分钟内说完 例:可以问前负责人吗 → 10月底前都可以问 例:兼任的人不在时 → 联系⑦表中的代理 例:窗口空缺的工作 → 决定前转给部长 会议上出现的问题,连同回答补充在这里 例:下一次发布调动公告时 例:决定或变更代理时 例:入职、休职导致人数变化时 例:出现 3 项以上兼任的人时 图的更新负责人负责人: ____例:总务负责人渡边 下次检视日例:3月调动公告发布后一周(日期: __/__) 告知后的确认例:两周后的会议上,确认咨询是否都能顺利送达 → 2/4 用线连接新的体制 ↙ 3/4 确定交接的顺序 → 4/4 向部门传达新体制
100%

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任务看板内容

接下来 16 项

整理调动带来的变化
用线连接新的体制
确定交接顺序
向部门传达新体制
写下发表日期与目的
写下调入与离开的人
把变化的工作列成表
画出部→科→负责人的分支
用表格整理兼任
决定代理人
找出窗口和代理的空缺
排列要交接的工作
填写交接顺序表
决定第一件工作
在部门会议上说明
决定更新负责人与检视日

撰写中 0 项

部门确认中 0 项

已完成 0 项

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