Organigramm für Einsteiger: Abteilung nach Versetzungen neu ordnen und Übergaben planen

Team & Personal

Organigramm für Einsteiger: Abteilung nach Versetzungen neu ordnen und Übergaben planen

Organigramm für Einsteiger: Nach Versetzungen im April oder Oktober zeichnen Abteilungsleitung, Assistenz und Teamleitungen die Struktur samt Vertretungen neu und ordnen die Übergaben. Das Whiteboard hat 4 Seiten. Seite 1: wer kommt, geht oder die Rolle wechselt und welche Aufgaben sich ändern. Seite 2: Strukturbild mit Ästen und Tabelle für Doppelrollen und Vertretungen. Seite 3: fehlende Ansprechpartner finden und Übergaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit ordnen. Seite 4: erste Aufgabe jeder neuen Person und Information an die Abteilung. Für ein Organigramm von oben nach unten setzen Sie im Editor das Denkmodell „Organigramm“ ein. Das Aufgabenboard hat 4 Spalten, 4 übergeordnete Aufgaben mit je 3 Unteraufgaben. Tragen Sie zuerst die Änderungen ein, dann die Linien. Schreiben Sie im Team mit eingeschränkter Sichtbarkeit gemeinsam und zeigen Sie das Ergebnis im Meeting.

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Organigramm Versetzung Übergabe Vertretung Neues Geschäftsjahr
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Vorschaumodus Organigramm für Einsteiger: Abteilung nach Versetzungen neu ordnen und Übergaben planen
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① Bekanntgabe und Ziel (hier beginnen) ② Neu im Team ③ Gegangen ④ Neue Rolle ⑤ Vorher → nachher: Aufgaben und Folgen ⑦ Doppelrollen und Vertretung (eine Z... ⑧ Aufgaben ohne Ansprechpartner (aus ... ⑨ Personen ohne Vertretung (aus Tabel... ⑩ Liste der Übergaben ⑪ Matrix Wichtigkeit × Dringlichkeit ... Planen (wichtig, nicht dringend) Sofort tun (wichtig, dringend) Weglassen (unwichtig, nicht dringend) Delegieren (unwichtig, dringend) ⑫ Reihenfolge der Übergaben (beginnen... ⑬ Erste Aufgabe der neuen Zuständigen... ⑭ Das sagen wir im Meeting ⑮ Mögliche Fragen und Antworten ⑯ Anlässe für eine Aktualisierung ⑰ Pflege des Bildes und nächster Prüf... Organigramm der A... So geht’s (4 Seit... Neue Struktur, Be... Zuständige, Vertr... Lücken, noch Offenes Mitzuteilen, Erke... 1/4 Änderungen zusamm... Ctrl+F / ⌘F : 2/4... → 2/4 2/4 Neue Struktur ver... ↙ 3/4 Bekanntgabe- und Startterminz. B. am 20. September bekannt gegeben, ab 1. Oktober gültig Ziel des neuen Organigrammsz. B. Kunden und Kollegen wissen auch nach den Versetzungen, wen sie fragen können Umfangz. B. Vertrieb (Team 1, Team 2, Verwaltungsteam)Schreibende: Abteilungsleiter, Assistenz, Teamleiter z. B. Anna Schneider (aus dem Marketing in Team 1) z. B. Berufseinsteiger Lukas Meyer (Verwaltungsteam) Eine Notiz pro Person, mit bisherigem Bereich z. B. Paul Fischer (von Team 2 in die Buchhaltung der Zentrale) z. B. Clara Weber (Elternzeit, Rückkehr im April geplant) Auch die bisher betreuten Ansprechpartner-Aufgaben notieren z. B. Julia Wagner (Sachbearbeiterin Team 1 wird Teamleiterin Team 1) z. B. Thomas Becker (bleibt Leiter Team 2 und übernimmt zusätzlich das Verwaltungsteam) Schreiben Sie: alte Rolle → neue Rolle Zuständig vorher Zuständig nachher Folge, wenn nicht... z. B. Kundenkontakt z. B. Paul Fischer z. B. Offen z. B. Angebotsanfragen von Kunde A erreichen niemanden z. B. Spesenfreigabe z. B. bisheriger Leiter Team 1 (in die Zentrale versetzt) z. B. Julia Wagner (neue Teamleiterin) z. B. Rechte im Freigabesystem müssen übertragen werden z. B. Wochenzahlen z. B. Clara Weber z. B. Lukas Meyer, Verwaltungsteam z. B. Es gibt keine Anleitung, die erste Woche wird knapp z. B. Einarbeitun... z. B. Julia Wagner (vor der Beförderung) z. B. Julia Wagner (zusätzlich zur Teamleitung) z. B. Neben der Leitung bleibt wenig Zeit für die Einarbeitung ⑥ Neue Struktur (... z. B. Vertrieb (Leiterin: Frau Hoffmann) z. B. Team 1 (Leiterin Julia Wagner) Stelle: Anna Schneider, Firmenkunden z. B. Verwaltungsteam (Thomas Becker zusätzlich) Stelle: Lukas Meyer, Wochenzahlen z. B. Direkt bei der Leitung Budget und Einstellungen z. B. Team 2 (Leiter Thomas Becker) Stelle: Max Koch, Angebote und Verträge z. B. Assistenz (Sabine Richter) Zeiterfassung, Büromaterial, Ein- und Austritte z. B. Aufgaben ohne Ansprechpartner Kunde A (weiter bei ⑧ auf Seite 3) Hauptaufgabe Zusätzliche Aufgabe Vertretung bei Ab... z. B. Abteilungsl... z. B. Budget und Einstellungen z. B. Keine z. B. Julia Wagner, Leitung Team 1 z. B. Leitung Team 1 z. B. Koordination der Firmenkunden z. B. Keine z. B. Thomas Becker, Leitung Team 2 z. B. Leitung Team 2 z. B. Prüfung von Angeboten und Verträgen z. B. Leitung des Verwaltungsteams z. B. Noch offen z. B. Assistenz z. B. Zeiterfassung und Ein-/Austritte z. B. Bestellung von Büromaterial z. B. Ansprechpartnerin der Personalabteilung z. B. Neuzugang z. B. Wochenzahlen z. B. Keine z. B. Noch offen 3/4 Übergaben prioris... → 4/4 4/4 Die Abteilung inf... z. B. Kunde A (seit dem Weggang von Paul Fischer offen) z. B. Rechnungsfragen (offen wegen der Elternzeit von Clara Weber) Übernehmen Sie die „offenen“ Äste aus dem Strukturbild z. B. Leitung Team 2 (zusätzlich Verwaltungsteam) z. B. Neuzugang Lukas Meyer Sobald geklärt, den Namen in Tabelle ⑦ nachtragen z. B. Annahme der Angebotsanfragen von Kunde A z. B. Ablauf der Wochenzahlen Eine Notiz pro Aufgabe, aus ⑤, ⑧ und ⑨ 縦軸: Wichtigkeit (... z. B. Einarbeitung Neuer. Binnen eines Monats klären, ob Julia Wagner sie weiter macht oder jemand übernimmt. z. B. Kunde A. Was Kunden blockiert, steht in Tabelle ⑫ ganz oben. z. B. Eine Liste, die nur der Vorgänger nutzte. Bei der Leitung fragen, ob sie entfallen darf. z. B. Mitteilung an den Lieferanten für Büromaterial. An Assistenz oder jemand mit freier Zeit geben. Zu übergebende Au... Bisher → neu zust... Übergabedatum Erledigt 1. z. B. Kunde A z. B. Paul Fischer → Anna Schneider z. B. 28. September z. B. Erledigt 2. z. B. Spesenfreigabe z. B. bisheriger Leiter Team 1 → Julia Wagner z. B. 1. Oktober z. B. Noch nicht 3. z. B. Wochenzahlen z. B. Clara Weber → Lukas Meyer z. B. 3. Oktober z. B. Noch nicht Neue Person Erste Aufgabe Frist Prüft 1. z. B. Anna Schneider z. B. Kunde A über den Wechsel des Ansprechpartners informieren z. B. 2. Oktober z. B. Julia Wagner 2. z. B. Julia Wagner z. B. Rechte im Spesenfreigabesystem prüfen z. B. 1. Oktober z. B. Frau Hoffmann 3. z. B. Lukas Meyer z. B. Erste Auswertung mit der Anleitung z. B. 6. Oktober z. B. Thomas Becker z. B. Die Struktur ab 1. Oktober (Feld ⑥ zeigen) z. B. Aufgaben mit neuem Ansprechpartner z. B. Wie Vertretungen bestimmt werden und wer bei Abwesenheit hilft Pro Punkt etwa 1 Minute einplanen z. B. Darf ich den Vorgänger noch fragen? → Ja, bis Ende Oktober z. B. Was, wenn die Person mit Doppelrolle fehlt? → An die Vertretung aus ⑦ wenden z. B. Und Aufgaben ohne Ansprechpartner? → Bis zur Klärung an die Leitung Neue Fragen aus dem Meeting hier mit Antwort ergänzen z. B. Neue Versetzungen werden bekannt gegeben z. B. Eine Vertretung wird bestimmt oder wechselt z. B. Ein Eintritt oder eine Auszeit ändert die Personenzahl z. B. Jemand hat 3 oder mehr Rollen Wer das Bild pflegtZuständig: ____z. B. Sabine Richter aus der Assistenz Nächster Prüfterminz. B. eine Woche nach der Bekanntgabe der Versetzungen im März(Datum: __/__) Rückfrage nach der Mitteilungz. B. Nach 2 Wochen im Meeting fragen, ob Anfragen ohne Umwege ankommen → 2/4 Neue Struktur ver... ↙ 3/4 Übergaben prioris... → 4/4 Die Abteilung inf...
100%

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Inhalt des Aufgabenboards

Offen 16 Einträge

Änderungen sammeln
Struktur verbinden
Übergaben ordnen
Abteilung briefen
Datum und Ziel
Zu- und Abgänge
Geänderte Aufgaben
Äste zeichnen
Doppelrollen listen
Vertretung klären
Lücken finden
Übergaben auflisten
Reihenfolge füllen
Erste Aufgaben
Im Meeting erklären
Pflege und Termin

In Arbeit 0 Einträge

In Abstimmung 0 Einträge

Erledigt 0 Einträge

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