المعرض
قوالب المشاريع والتطوير
من التخطيط إلى المراجعة، استخدم مباشرة بنية اللوحات والمهام التي يحتاجها فريق التطوير. السبورة البيضاء واللوحة الكانبان معًا تتيحان لك البدء بالعمل فورًا خلال الاجتماع.
تتدرج القوالب هنا من لوحات للمبتدئين تناسب أول مرة تتولى فيها قيادة مشروع، إلى لوحات يستخدمها فريق التطوير يوميًا مثل إدارة السبرنت وتتبع الأخطاء. اختر حسب المرحلة التي تمر بها الآن: التخطيط، أو متابعة سير العمل، أو المراجعة بعد الانتهاء لتفادي تكرار المشكلة.
33 عنصرًا
لوح مراجعة KPT: حدد Try القادم بناءً على نتيجة Try السابق
الفريق الذي يجري المراجعة في آخر يوم من الدورة يفتح قالب لوح مراجعة KPT قبل البدء بقليل ويستخدمه كما هو في اليوم نفسه. يضم اللوح خانة لمراجعة نتيجة Try السابق، وثلاث خانات Keep/Problem/Try، ومصفوفة من أربعة أرباع تفرز Problem حسب الأثر ومدى السيطرة، وخطوات الستين دقيقة، وخانة لتدوين Try هذه المرة. ولوح المهام فيه خمسة أعمدة من طرح الأفكار حتى التنفيذ والتحقق من الأثر، ويبدأ بأربع مهام رئيسة هي التحضير والكتابة وحسم Try والإنجاز حتى النهاية، ومهامها الفرعية، وكلها لم تبدأ بعد.
لوحة تتبع الأخطاء: من الاستلام إلى إعادة إنتاج الخطأ والإصلاح والإصدار
يستخدم فريق التطوير الذي يستلم بلاغات الأخطاء قالب لوحة تتبع الأخطاء من يوم استلام البلاغ حتى إصدار الإصلاح. يضم اللوح مصفوفة تحدد ترتيب المعالجة حسب الأثر وتكرار الحدوث، وأساس الفرز الأولي، وقالب خطوات إعادة إنتاج الخطأ مع أمثلة، وست مراحل من الاستلام حتى الإصدار، ومعيار القرار عند تعذّر إعادة إنتاج الخطأ. يضم لوح المهام خمسة أعمدة من استلام البلاغ حتى تم الإصدار مرورًا بتأكيد إعادة الإنتاج والإصلاح والتحقق، ويبدأ بخمس مهام رئيسة هي الاستلام والتكرار والإصلاح والإصدار والمشاركة مع مهامها الفرعية، وكلها لم تبدأ بعد.
قائمة تجهيز إصدار التطبيق: من تقديم المراجعة حتى إعلان الإطلاق
يفتح المسؤول عن الإصدار هذا القالب قبل أسبوعين من التقديم إلى المتجر. يضم اللوح أربع بوابات يجب اجتيازها، ومسارًا من التقديم حتى النشر، ومصفوفة تحدد هل يُصلح الخلل قبل النشر أم لا. ولوح المهام مقسّم إلى أربع مهام رئيسة: تثبيت بناء التقديم وتجهيز مواد التقديم والرد على المراجعة وإعلان الإطلاق، وعمودا انتظار التقديم وقيد المراجعة يوضحان إلى أين وصل التقدم. يفيد حين يتراكم ما يجب إنجازه قبل التقديم فيصعب معرفة أين وصلت. موجّه للمطورين المستقلين الباحثين عن كيفية إعداد قائمة إصدار تطبيق أو عن سير مراجعة المتجر، وصولًا إلى الفرق الصغيرة التي تدير الإصدار معًا. فتحه قبل أسبوعين من التقديم يجعل المواد سهلة النسيان والرد على المراجعة يظهران في لوحة واحدة. تابع اللوح من الأعلى إلى الأسفل. ابدأ بملء أربع بطاقات "البوابة 1 تثبيت البناء" و"البوابة 2 مواد التقديم" و"البوابة 3 الرد على المراجعة" و"البوابة 4 إعلان الإطلاق" ووحّد شروط الاجتياز. ثم تحقق من موقعك اليوم في "المسار من التقديم حتى النشر"، وصنّف الأخطاء المكتشفة عبر "إصلاح الخلل قبل النشر أم لا". ابحث عن وسائل الإعلان في "خطوات إعلان الإطلاق"، وبعد النشر اكتب الأرقام المراقَبة وشرط التراجع في "المراقبة والتسجيل خلال 72 ساعة بعد النشر". ولوح المهام يضم 5 أعمدة: لم يبدأ، قيد التجهيز، بانتظار التقديم، قيد المراجعة، تم النشر، وفصل بانتظار التقديم عن قيد المراجعة يُظهر وقت الانتظار أيضًا. ابدأ الأسبوع الأول بـ "تثبيت بناء التقديم"، والانتقال إلى تجهيز المواد بعد تبديل إعدادات الإنتاج يقلل من إعادة العمل. خلال فترة المراجعة، احتفظ ببطاقة "تابع الحالة يوميًا" وحدد من يقدّم أول رد في نفس يوم ورود ملاحظة حتى لا يتوقف العمل. وبعد النشر، لا تكتفِ بمراقبة الأرقام - تسجيل عدد أيام المراجعة وسبب الرفض يختصر تجهيز التقديم القادم.
اختبار قابلية الاستخدام للمبتدئين | جرّب مع 5 مستخدمين وسجّل التعثر لتحديد ترتيب الإصلاح
من يختبر موقعه أو تطبيقه لأول مرة مع مستخدمين حقيقيين يستخدم قالب اختبار قابلية الاستخدام للمبتدئين ليجرّب مع 5 مستخدمين ويكتشف نقاط الصعوبة ويحدد ترتيب إصلاحها. السبورة من أربع صفحات، في الأولى تكتب ما تريد تجربته ومعرفته وتصنع 3 مهام وشروط 5 مشاركين وطريقة جمعهم، وفي الثانية يجرّب الخمسة المهام بصوت عالٍ وتسجل التعثر في سجل المشاركين والمهام، وفي الثالثة تجمع التعثرات في 3 مجموعات وتختار أفضل 3 مشكلات حسب الخطورة والعدد، وفي الرابعة تكتب الإصلاح والمسؤول والموعد والتحقق في جدول وتراجع السير بأسلوب KPT وتخطط لإعادة الاختبار. لوحة المهام بها 5 أعمدة هي قيد التحضير والاختبار والإصلاح والتحقق واكتمل، وتضم 4 مهام رئيسة وثلاث فرعية لكل منها. حتى من لا يعرف الطريقة يمكنه القراءة من أمثلة اللوح والكتابة بالترتيب ليحصل على خطة كاملة. غالبًا ما يتعثر عدة أشخاص في نفس النقطة، فجرّب أولًا مع 5 ثم تحقق بنفس المهمة بعد الإصلاح. يصلح لموقع شخصي أو تطبيق فريق صغير أو مراجعة أداة داخلية.
RACI مصفوفة الأدوار للمبتدئين | حدد المنفّذ والمسؤول والمستشار والمُبلَّغ في جدول واحد
قادة الفرق ومسؤولو المشاريع الذين يُعِدّون مصفوفة RACI للمرة الأولى يحددون فيها المنفّذ (R) والمسؤول (A) والمستشار (C) والمُبلَّغ (I) لكل مهمة في جدول واحد. على 4 صفحات، في الأولى تكتب الهدف وتضع المعنيين في خريطة التأثير×الاهتمام وتراجع معنى الأدوار الأربعة بأمثلة، وفي الثانية ترتّب المهام من البداية إلى النهاية في 5 خطوات وتملأ كل خانة من جدول المهام×الأشخاص بدور، وفي الثالثة تفحص الجدول بحثًا عن ثغرات مثل وجود مسؤولَين أو عدم وجود مسؤول أو تركّز الأدوار في شخص واحد وتحصر المسؤول في واحد، وفي الرابعة توزّع الجدول المصحح وتحدد طريقة التغيير وتاريخ المراجعة القادمة. لوح المهام خمسة أعمدة هي قيد التحضير وقيد التوزيع وقيد الفحص وقيد التشغيل واكتمل، وأربع مهام رئيسة هي اجمع المعنيين واكتب المهام وحدد مسؤولًا واحدًا وراجع التوزيع وشغّله، ولكل منها ثلاث مهام فرعية. أساس بناء جدول RACI هو وضع المهام في الصفوف والأشخاص في الأعمدة، على أن يكون لكل مهمة A واحد بالضبط وR واحد أو أكثر. المثال هنا هو إعادة تصميم موقع الشركة، لكن الخطوات نفسها تصلح لتحضير فعالية أو توزيع مهام قسم.
قالب قائمة المشكلات للمبتدئين: اكتبها ونظّمها وحدد الأولوية وحوّلها إلى مهام
قالب قائمة المشكلات للمبتدئين يساعد الفرق والمشاريع على كتابة مشكلاتها وتنظيمها وتحديد أولوياتها، ثم تحويلها إلى مهام تتضمن ماذا يُفعل وشرط الإنجاز والمسؤول والموعد. اللوح من أربع صفحات: في الأولى تُكتب المشكلات في أربعة أطر بمعدل بطاقة لكل مشكلة، وفي الثانية تُجمع وتُصنّف وتُدوَّن الحقائق والأسباب في جدول المشكلات، وفي الثالثة تُحدَّد أولوية أعلى أربع مشكلات بمصفوفة الأهمية والعَجَلة، وفي الرابعة تتحول المشكلات إلى مهام تُسجَّل في لوح المهام. لوح المهام يضم أربعة أعمدة هي لم تبدأ وقيد التنفيذ وبانتظار المراجعة واكتملت، وفيه أربع مهام رئيسة تقابل الصفحات الأربع، ولكل منها ثلاث مهام فرعية موضوعة في عمود لم تبدأ. أكثر ما يصعب في إدارة قائمة المشكلات هو التوقف بعد كتابتها دون تحريكها. يقسّم هذا اللوح كل ما يلزم فعله من مشكلة واحدة إلى سطر واحد بصيغة فعل أمر، مع شرط الإنجاز، حتى تصبح مهمة. تحتوي الملاحظات وخلايا الجداول على أمثلة تبدأ بكلمة مثال، فيكفي استبدالها بمحتواك. يحدد المستخدم المسؤول والموعد في لوح المهام (في الخطة المجانية يمكن تعيين النفس فقط كمسؤول).
WBS للمبتدئين: قسّم الناتج إلى 3 مستويات دون أن يفوتك شيء
من يضع أول WBS (بنية تقسيم العمل) له يستخدم هذا القالب للمبتدئين لينطلق من الناتج النهائي ويقسّم العمل إلى ثلاثة مستويات - رئيسية ومتوسطة وتفصيلية - دون أن يفوته شيء. يضم اللوح خريطة ذهنية تمد فروعًا من الناتج إلى البنود الرئيسية والمتوسطة، وثلاثة معايير لمعرفة متى تتوقف عن التقسيم، وخمس خطوات للتقسيم، وجدولًا لـWBS مرقّمًا من خمسة صفوف، وإطارًا للتحقق من الإغفال. ولوح المهام فيه خمسة أعمدة هي غير مُقسَّم وقيد التقسيم وبانتظار التقدير وقيد المراجعة ونهائي، ويبدأ بأربع مهام رئيسة واثنتي عشرة مهمة فرعية من تحديد الناتج حتى إعداد الجدول، وكلها لم تبدأ بعد. أول ما يحيّر في عمل WBS هو إلى أي درجة يُقسَّم العمل، ويعتمد هذا اللوح مقياس حجم يُنجزه شخص واحد في أسبوع ويستطيع شخص آخر الحكم على انتهائه؛ أما تحديد هدف المشروع ونطاقه فقالب آخر يتولاه، فهذا القالب يركّز على تقسيم العمل بعد أن يُحسم النطاق.
لوح نقل جدول المهام من إكسل للمبتدئين: تقليصه إلى 5 أعمدة واستبدال الحالة بتحريك البطاقة
من توقف جدول مهامه في إكسل عن التحديث، ولا يعرف من يعمل على ماذا، وتتزايد أعمدة الحالة باستمرار، يستخدم قالب النقل هذا للمبتدئين لتقليص كل شيء إلى 5 أعمدة قبل نقله إلى لوح. يضم اللوح الأبيض جدول المهام المُقلَّص إلى 5 أعمدة فقط (1)، وثلاثة أُطر للأعمدة المُبقاة والمُستبدلة بالحركة والمحذوفة (2-4)، وخمس خطوات النقل (5)، وثلاثة أُطر لمشكلات إكسل وحلولها (6-8)، وإطار قاعدة التحديث (9)، بإجمالي 9 أُطر. ولوح المهام خمسة أعمدة هي لم يبدأ وتحديد الأعمدة وقيد النقل وقيد المراجعة وبدأ التشغيل، ويبدأ بأربع مهام رئيسة (مراجعة جدول إكسل الحالي، تجهيز اللوح الجديد، نقل المهام فعليًا، تحديد قواعد التحديث) لكل منها ثلاث مهام فرعية، بإجمالي 16 مهمة لم تبدأ بعد. إن لم تعرف كيف تنقل جدول مهام إكسل إلى لوح، فاتبع الخطوات الخمس في اللوح وانسخ كل صف على حدة، وستبدأ التشغيل من نفس اليوم. وعلى عكس مخطط جانت الذي يركز على التواريخ، هذا التصميم مناسب لمن يريد رؤية القائمة والحالة في نظرة واحدة.
قالب مخطط تدفق العمل من الطلب إلى الفاتورة للمبتدئين: رسم مسار الطلب والشحن والفوترة بأمثلة جاهزة
من يرسم للمرة الأولى تدفق العمل من الطلب إلى استلام الدفعة يستخدم هذا القالب للمبتدئين الذي يأتي بأمثلة جاهزة. يضم اللوح خمس مراحل من الطلب إلى الدفع، مصفوفة مسارات المبيعات والمستودع والمحاسبة × 5 خطوات، ثلاثة أطر استثناء (إلغاء، إرجاع، تأخر الدفع)، جدول تسليم خمسة مستندات، وإطار فحص الاكتمال مع نصائح للتكييف. لوح المهام له خمسة أعمدة وأربع مهام رئيسة - فهم التدفق، ملء كل مسار، ترتيب الاستثناءات، والمراجعة والمشاركة - مع 3 مهام فرعية لكل منها، أي 16 مهمة في المجموع لم تبدأ بعد. لا تبدأ من صفحة فارغة، استبدل أسماء الأقسام والخطوات والمستندات في الأمثلة بأسماء عملك. المبالغ بالريال السعودي دون ضريبة، جاهزة للاستبدال بالقيم الفعلية. يناسب من تولى مسؤولية الطلبات حديثًا، ومن يعد مستند تسليم المهام، والفرق الصغيرة التي تريد توضيح من يُصدر أي مستند في لوح واحد.
أول لوحة كانبان للمبتدئين: 3 أعمدة وحدّ WIP يقلّلان التراكم، مراجعة أسبوعية
من يصمم أول لوحة كانبان له يستخدم هذا القالب للمبتدئين، بأعمدة To Do وDoing وDone، وحدّ WIP بثلاث بطاقات في Doing، لتقليل الأعمال المتراكمة وبناء تدفّق بمراجعة أسبوعية واحدة. يضم اللوح الأبيض 3 مربعات To Do وDoing وDone، ومربع حدّ WIP وخط الإنجاز، وخمس خطوات لتحريك البطاقة، وثلاثة مربعات لحلول البطاقة المتوقفة، وجدول المراجعة الأسبوعية (3×3)، وملاحظة المراجعة الأسبوعية. يكرّر لوح المهام الأعمدة نفسها - To Do وDoing (حتى 3) وDone - بأربع مهام رئيسة: إنشاء 3 أعمدة، وتحديد حدّ WIP، وتشغيله أسبوعًا، وفكّ التعثر أسبوعيًا، مع 12 مهمة فرعية، كلّها لم تبدأ بعد. دون معرفة كيفية بناء لوحة كانبان، تزيد الأعمدة الإضافية تراكم البطاقات دون أن ينتهي شيء، لكن تتبّع هذا اللوح من الأعلى للأسفل يحدّد كيفية اختيار الأعمدة وحدّ Doing وكيفية التعامل مع بطاقة متوقفة في الأسبوع الأول. بخلاف لوحة مهام شخصية أساسية أو لوحة سبرنت مدتها أسبوعان، يركّز هذا القالب فقط على التدفّق والتعثر.
مخطط جانت للمبتدئين: متابعة أسبوعية تكشف التأخر وتُصلحه بثلاث طرق
يستخدم من يتوقف عن تحديث مخطط جانت بعد إنشائه هذا القالب المخصص للمبتدئين لرصد التأخر عبر متابعة أسبوعية للتقدم وإصلاحه. يضم اللوح شبكة جانت من 8 صفوف في 5 أسابيع لأربع مهام بصفَّي الخطة والفعلي، وثلاثة أطر تقارن طرق إصلاح التأخر الثلاث (التأجيل، التوازي، تقليص النطاق)، وخط زمني بخمس معالم، وتسلسل خطوات المتابعة الأسبوعية الخمس، ومذكرة تقدم لتدوين تأخر هذا الأسبوع والإجراء المتخذ. ولوح المهام أربعة أعمدة من خطة هذا الأسبوع حتى مكتمل، ويبدأ بأربع مهام رئيسة - بناء الأساس، المتابعة الأسبوعية، اختيار من الطرق الثلاث، ومواصلة التحديث - ولكل منها ثلاث مهام فرعية في عمود خطة هذا الأسبوع. لمن يتوقف عن تحديث مخطط جانت بعد رسمه، ابدأ برسم صف الخطة، ثم ارسم صف الفعلي كل أسبوع في اليوم نفسه، وأصلح فقط ما تأخر أكثر من أسبوع بإحدى الطرق الثلاث. يصلح هذا الأسلوب لخطة دراسة فردية أو لمشروع فريق صغير يسير أسبوعًا بأسبوع.
لوح ترحيل مخطط جانت من إكسل للمبتدئين | نقل المهمة والمسؤول والتاريخ دون توقف التحديث
من يشعر أن مخطط جانت في إكسل ينهار مع كل تحديث ويجد المشاركة وإدارة النسخ متاعبًا، يستخدم هذا القالب للمبتدئين لنقل أعمدة المهمة والمسؤول وتاريخ البدء والانتهاء والتقدم مباشرة إلى اللوح. يضم اللوح خمس خطوات للترحيل، وثلاث لوحات صغيرة تربط كل عمود من إكسل بموضعه على اللوح، وثلاث لوحات تقارن مشكلة إكسل بحلها على اللوح، ونموذج للجدول المنقول (4 صفوف × 4 أعمدة)، ولوحة لكتابة قواعد التحديث والمشاركة. يضم لوح المهام أربعة أعمدة من التحضير إلى التشغيل، بأربع مهام رئيسة هي معرفة الحالة الحالية والنقل والترتيب والتأكد وتثبيت القواعد، ولكل منها ثلاث مهام فرعية (16 مهمة إجمالًا)، جميعها في العمود الأول، التحضير. مناسب لمن يريد ترحيل جانت جدول بيانات إلى لوح مشترك، وللفرق التي تنتقل لأول مرة إلى تتبع تقدم مشترك.
كيفية اختيار قوالب المشاريع والتطوير
تختلف قوالب إدارة المشاريع بحسب المرحلة التي تستخدمها فيها. قبل الاختيار، حدد ما إذا كنت تضع خطة جديدة، أو تدير سير العمل حاليًا، أو تراجع ما انتهى. القوالب التي تحمل كلمة «للمبتدئين» في اسمها مناسبة لمن يجرب ذلك لأول مرة.
التخطيط للمشروع
إذا كانت هذه أول مرة تتولى فيها قيادة مشروع، ابدأ بلوحة «إدارة المشاريع للمبتدئين» التي تجمع ميثاق المشروع وخريطة أصحاب المصلحة وجدول المعالم الرئيسية ومصفوفة المخاطر الرباعية في صفحة واحدة، فتحدد الهدف والنطاق والجدول والفريق والمخاطر معًا. بعد تحديد النطاق، استخدم «WBS للمبتدئين» لتقسيم الناتج إلى ثلاثة مستويات وتحويله إلى قائمة مهام. ولوضع جدول زمني، تساعدك «مخطط جانت للمبتدئين» على حصر المهام ورسم تاريخ البداية والنهاية والمسؤول عن كل واحدة.
إدارة المهام والتقدم
من توقف عن تحديث جدول إكسل يجد الحل في لوحة ترحيل جاهزة: اختر «لوح ترحيل مخطط جانت من إكسل للمبتدئين» إذا كان الجدول الزمني هو الأهم، أو لوحة ترحيل تركّز على القائمة والحالة إذا كنت تفضل رؤية الحالة أكثر من التواريخ. وإذا تراكمت المهام قيد التنفيذ ولا ينتهي شيء، فحدّد في لوحة الكانبان للمبتدئين حدًا أقصى للعمل الجاري (WIP) بثلاث بطاقات في عمود قيد التنفيذ. ولمن يتوقف عن تحديث مخطط جانت، يتوفر قالب للمبتدئين لمتابعة التقدم مرة كل أسبوع.
العمل مع فريق التطوير
عند انضمامك لأول مرة إلى فريق سكرم، استخدم «التطوير الرشيق للمبتدئين» لفهم الأدوار الثلاثة والأحداث الخمسة والنواتج الثلاثة، وتجربة أول سبرنت كامل. أما الفرق التي تعمل بالتطوير التكراري بالفعل، فتناسبها لوحة تشغيل بدورة مدتها أسبوعان. ولمتابعة الأخطاء من الإبلاغ حتى إصدار الإصلاح استخدم لوحة إدارة الأخطاء، ولمتابعة الخطوات من تقديم التطبيق لمراجعة المتجر حتى إعلان الإطلاق استخدم لوحة التحقق الخاصة بإصدار التطبيق.
المراجعة ومنع التكرار
في نهاية كل سبرنت أو دورة عمل، استخدم «لوح مراجعة KPT» لتبدأ من نتيجة Try السابق، ثم تسرد ما ينجح (Keep) وما يعيق (Problem) قبل أن تختار Try واحدًا للمحاولة القادمة. ولإيجاد السبب الجذري لمشكلة ما، تساعدك «تحليل 5 لماذا (5 Whys) للمبتدئين» على توسيع الأسباب المحتملة أولًا بمخطط عظم السمكة ثم سؤال لماذا خمس مرات متتالية حتى تصل إلى السبب الجذري وخطة تمنع تكراره. ولحصر المشكلات المحتملة مسبقًا، يتوفر سجل مخاطر يحدد الترتيب حسب احتمال الحدوث × حجم الأثر.
الأسئلة الشائعة
هل يمكن الاطلاع على قوالب إدارة المشاريع من دون تسجيل؟
نعم، يمكنك الاطلاع على محتوى القالب من الصفحة العامة من دون تسجيل. وعند التسجيل المجاني، يمكنك نسخه من السوق واستخدامه في مشروعك الخاص. قارن بين لوحة التخطيط ولوحة التشغيل قبل أن تختار.
هل يمكن الانتقال من مخطط جانت في إكسل؟
نعم، يمكن الانتقال بنقل محتوى الجدول الحالي يدويًا. تضم «لوح ترحيل مخطط جانت من إكسل للمبتدئين» خمس خطوات لنقل اسم المهمة والمسؤول وتاريخ البداية والنهاية والتقدم إلى اللوحة، إضافة إلى مساحة لكتابة قواعد التحديث بعد الانتقال.
ما الأنسب: إدارة السبرنت أم الكانبان؟
إذا كنت تفضل تقسيم العمل إلى دورات محددة بتخطيط ومراجعة كل أسبوعين، فالسبرنت أنسب. أما إذا أردت تنظيم تدفق العمل دون تقسيمه إلى دورات، فالكانبان أنسب. تبدأ الكانبان من «أول لوحة كانبان للمبتدئين» بحدّ أقصى ثلاث بطاقات قيد التنفيذ ومراجعة أسبوعية لحل الاختناقات.
هل تصلح هذه القوالب لتتبع الأخطاء والتحقق قبل إصدار التطبيق؟
نعم. تضم «لوحة تتبع الأخطاء» خمسة أعمدة: الاستلام وإعادة الإنتاج والإصلاح والتحقق والإصدار، مع ترتيب الأولوية حسب الأثر ومعدل التكرار. وتساعد «قائمة تجهيز إصدار التطبيق» على متابعة المحطات من تقديم التطبيق للمراجعة حتى إعلان الإطلاق، مع فصلها في عمودين: بانتظار التقديم وقيد المراجعة.