المعرض
قوالب المشاريع والتطوير
من التخطيط إلى المراجعة، استخدم مباشرة بنية اللوحات والمهام التي يحتاجها فريق التطوير. السبورة البيضاء واللوحة الكانبان معًا تتيحان لك البدء بالعمل فورًا خلال الاجتماع.
تتدرج القوالب هنا من لوحات للمبتدئين تناسب أول مرة تتولى فيها قيادة مشروع، إلى لوحات يستخدمها فريق التطوير يوميًا مثل إدارة السبرنت وتتبع الأخطاء. اختر حسب المرحلة التي تمر بها الآن: التخطيط، أو متابعة سير العمل، أو المراجعة بعد الانتهاء لتفادي تكرار المشكلة.
33 عنصرًا
مخطط تسلسل الأعمال للمبتدئين: رتّب المهام في مسار كل مسؤول واكتشف نقاط التسليم والقرار
من يرسم مخطط تسلسل الأعمال لأول مرة يستخدم هذا القالب المخصص للمبتدئين، فيضع المهام في جدول مساراتٍ لكل مسؤول وخطوة، فتظهر نقاط التسليم والقرار بوضوح. يضم اللوح جدول مسارات بأربعة مسؤولين وخمس خطوات (مثال - تسوية المصروفات)، وأربعة أطر بمعاني الرموز، وخمس خطوات للرسم، وثلاثة أطر بمشكلات التسليم الشائعة، وإطار واحد لأفكار التحسين. ولوح المهام خمسة أعمدة، ويبدأ بأربع مهام رئيسة واثنتي عشرة مهمة فرعية (16 مهمة) في العمود الأول قبل المقابلات، من تحديد النطاق حتى المراجعة والتوزيع. يمكن استبدال مثال تسوية المصروفات بعملك الخاص، فيبدأ من لا يثق برموز المخطط الانسيابي برسم مخططه الأول بنفسه.
إدارة المهام للمبتدئين: أسبوعك الأول في الكتابة وترتيب الأولويات واختيار ثلاث مهام لليوم
الموظفون والطلاب الذين يريدون لأول مرة نظامًا لإدارة المهام يستخدمون هذا القالب للمبتدئين ليتقنوا في الأسبوع الأول كتابة كل المهام وترتيب الأولويات واختيار ثلاث مهام لليوم. اللوح صفحتان، في اليسار إطار لكتابة كل مهام الأسبوع، ومصفوفة الأهمية والعَجَلة بأربعة أرباع، وثلاثة أطر لمهام اليوم الثلاث ومهام الأسبوع وما تنتظره، وأربع خطوات يومية بخمس دقائق صباحًا وخمس مساءً، وفي اليمين جدول تسجيل من الاثنين إلى الجمعة بخمسة صفوف وثلاثة أعمدة، ومراجعة KPT في عشر دقائق يوم الجمعة بثلاثة أعمدة، وإطارا تعثر وإطار لأسباب الاستمرار. ويتكوّن لوح المهام من خمسة أعمدة من مكتوبة حتى منجزة، ويضم أربع مهام رئيسة واثنتي عشرة مهمة فرعية لم تبدأ بعد. لماذا تطول القائمة ولا تنقص؟ لأن المهمة الواحدة أكبر مما ينبغي، فاقسمها حتى خطوة أولى بخمس عشرة دقيقة، ولا تتجاوز ثلاث مهام في اليوم. يصلح للعمل والدراسة وشؤون البيت معًا.
إدارة المشاريع للمبتدئين: خطة واحدة للهدف والنطاق والجدول والفريق والمخاطر
من يقود مشروعًا صغيرًا لأول مرة يستخدم قالب إدارة المشاريع للمبتدئين ليجمع الهدف والنطاق والجدول الزمني والفريق والمخاطر في صفحة خطة واحدة. اللوح صفحتان. في اليسار ميثاق المشروع، ومراحل المشروع الخمس من البدء حتى الإغلاق، وخريطة أصحاب المصلحة بمحوري النفوذ والاهتمام، وثلاث لوحات للنطاق والفريق والمخاطر. وفي اليمين جدول محطات بأربعة صفوف وأربعة أعمدة، ومصفوفة تفرز المخاطر حسب الاحتمال والأثر، وثلاث لوحات للمتابعة الأسبوعية والتأخير والإغلاق. ولوح المهام خمسة أعمدة من إعداد الخطة حتى مكتمل، ويضم أربع مهام رئيسة واثنتي عشرة مهمة فرعية لم تبدأ بعد، من الميثاق حتى تسجيل الإغلاق. وإن لم تعرف ترتيب إعداد خطة المشروع، فاتبع مجموعات العمليات الخمس في دليل PMBOK، وهي نفسها تسلسل هذا اللوح. القالب موجّه للمشاريع الصغيرة التي تنتهي خلال أسابيع أو أشهر قليلة، مثل فعالية داخلية أو تجربة خدمة جديدة.
مخطط جانت للمبتدئين: اجرد المهام وارسم البداية والنهاية والمسؤول
الموظفون الجدد الذين يتعلمون طريقة إنشاء مخطط جانت لأول مرة يستخدمون هذا القالب للمبتدئين لجرد مهام مشروع صغير ورسم تاريخ البدء والانتهاء والمسؤول على هيئة أشرطة. يضم اللوح في صفحته اليسرى ثلاثة إطارات WBS تقسم العمل إلى تحضير وإنتاج ونشر، وأربعة أعمدة MoSCoW لتصفية المهام التي تدخل الجدول، ومخطط جانت من 5 مهام × 6 أسابيع، وفي صفحته اليمنى إطار الهدف والموعد النهائي، وخمس خطوات للإنشاء، وثلاثة إطارات فيها خطآن شائعان ونصيحة للاستمرار، وقواعد التحديث الأسبوعي، وثلاثة أعمدة KPT. ولوح المهام خمسة أعمدة هي جرد المهام وتحديد المواعيد وقيد التنفيذ وقيد المراجعة ومكتمل، ويضم 4 مهام رئيسة و12 مهمة فرعية لم تبدأ بعد، من تحديد الهدف حتى التحديث الأسبوعي. ومخطط جانت جدول يضع المهام رأسيًا والتواريخ أفقيًا، ويمثل مدة كل مهمة بشريط أفقي. وإدخال كل المهام في المخطط يملؤه بالأشرطة، لذا صفِّ المهام بأسلوب MoSCoW قبل الرسم.
تحليل 5 لماذا (5 Whys) للمبتدئين: اسأل لماذا خمس مرات للوصول إلى السبب الجذري
من يتولى لأول مرة منع تكرار خطأ أو عطل في العمل يستخدم قالب 5 لماذا للمبتدئين ليسير على خطوات تحليل السبب الجذري واحدة تلو الأخرى حتى يحدد السبب الجذري وإجراء المنع. اللوح صفحتان: في اليسار إطار لكتابة ما حدث بالوقائع، وأربع خطوات لطريقة الحفر، ومخطط عظم السمكة بأربع زوايا هي الإنسان والطريقة والآلة والمواد، وسلسلة من ست درجات من المشكلة حتى لماذا الخامسة؛ وفي اليمين إطاران للماذا الجيدة والسيئة، وإطار السبب الجذري وإجراء المنع، وخطة تنفيذ من أربعة صفوف وأربعة أعمدة. ولوح المهام فيه خمسة أعمدة هي المشكلة التي وقعت والحفر في «لماذا» والحل متفق عليه وقيد التنفيذ وتم قياس الأثر، ويبدأ بأربع مهام رئيسة و12 مهمة فرعية لم تبدأ بعد. المبتدئ يتوقف عادة عند قلة انتباه شخص ما، لذلك ينشر اللوح الأسباب أولًا على أربع زوايا ويجعلها مفاتيح للحفر. مثال قاعة الاجتماعات المحجوزة مرتين يملأ الدرجات الست، والجلسة الواحدة تستغرق نحو 30 دقيقة.
التطوير الرشيق للمبتدئين: افهم أدوار سكرم وأحداثه ونواتجه وأدر أول سبرنت
من يبدأ تعلّم التطوير الرشيق أو ينضم لأول مرة إلى فريق سكرم يستخدم هذا القالب للمبتدئين ليفهم الأدوار الثلاثة والأحداث الخمسة والنواتج الثلاثة، ثم يدير أول سبرنت له. يضم اللوح فكرة التطوير الرشيق، ومسار سبرنت الأسبوعين في خمس خطوات، وثلاثة إطارات للأدوار الثلاثة، وثلاثة إطارات للنواتج الثلاثة، وجدولًا سريعًا للأحداث الخمسة، وأربعة أعمدة MoSCoW لاختيار ما يدخل هذه المرة، واستخلاص KPT. ويضم لوح المهام خمسة أعمدة هي قائمة المنتج وقائمة السبرنت وقيد التطوير وبانتظار المراجعة ومنجز، ويبدأ بأربع مهام رئيسة واثنتي عشرة مهمة فرعية لم تبدأ بعد، من فهم المصطلحات حتى المراجعة والاستخلاص. من ينضم دون معرفة أسلوب سكرم تتجاوزه المصطلحات، أما من يتبع هذا اللوح من أعلاه إلى أسفله طوال سبرنت واحد فيعرف حتى ما يقوله في اجتماع سكرم اليومي. وخلافًا للوح تشغيل السبرنت الموجه لفريق يعمل بالفعل، الأهم هنا هو فهم المصطلحات وخوض التجربة الأولى.
إدارة المهام الأسبوعية للموظف الجديد: من تلقي الطلب إلى الالتزام بالموعد
قالب لإدارة المهام الأسبوعية للموظف الجديد في سنته الأولى الذي تصله طلبات من عدة زملاء أقدم في وقت واحد، من طريقة تلقي الطلب إلى ترتيب الأولويات والالتزام بالمواعيد. على السبورة أسس هذا الأسبوع وقياس طاقتك الفعلية، وأسئلة 5W1H التي تتأكد منها فور تلقي الطلب، ومصفوفة الإلحاح والأهمية (مصفوفة أيزنهاور) لاختيار مهام اليوم الثلاث، وجدول يسجل الفارق بين التقدير والوقت الفعلي، ومراجعة KPT يوم الخميس. لوحة المهام من خمسة أعمدة هي وارد، واليوم، وقيد التنفيذ، وبانتظار المراجعة، ومنجز، وتبدأ بخمس مهام رئيسية لم تبدأ بعد، من ترسيخ طريقة تلقي الطلبات وترتيب أولويات الأحد إلى التقرير المرحلي قبل الموعد وجرد نهاية الأسبوع. فتنتظم إدارة مهام الموظف الجديد، ويصبح التقرير المرحلي قبل الموعد بيومين عادة راسخة، ويختفي الاعتراف يوم التسليم بأن العمل لم ينجز بعد.
دفتر تدارك الأخطاء: أول ثلاثين دقيقة ومنع التكرار
قالب لتدارك الأخطاء في العمل موجه لموظف السنة الأولى الذي ارتكب خطأ كبيرا، يغطي الاستجابة الأولى والتبليغ للمدير وتحليل خمسة لماذا ومنع التكرار بالترتيب. على اللوح كيفية مواجهة الخطأ، ومسار من خمس خطوات لأول ثلاثين دقيقة، والنقاط الخمس التي يجب أن يتضمنها كل تبليغ مع صيغ خالية من الأعذار، وتحليل خمسة لماذا، وسجل منع التكرار. لوحة كانبان من خمسة أعمدة تمتد من وقع الخطأ إلى اكتمل، وفيها خمس مهام رئيسية وثلاث عشرة مهمة فرعية جاهزة لم تبدأ بعد وهي الاستجابة الأولى، وفصل الوقائع عن الأثر، والتبليغ، والبحث عن السبب، ومنع التكرار. وبما أن صيغة التبليغ والخطوة التالية محددتان مسبقا، تتحرك بدل أن تخفي الخطأ، ويبقى لديك إجراء يمنع تكرار الخطأ نفسه.
محاضر الاجتماعات والتقارير: مستندات تقرأ خلال 30 دقيقة من انتهاء الاجتماع
قالب محضر الاجتماع والتقرير لموظف جديد أُسندت إليه كتابة المحضر ويريد معرفة طريقة كتابته، يُفتح قبل بدء التدوين مباشرة ومرة أخرى عند مراجعة المسودة قبل إرسالها. على اللوح إطار 5W1H لبناء التقرير، وجدول يوضح الفرق بين المحضر وتقرير الحالة والتقرير اليومي وتقرير العطل، ومسار الثلاثين دقيقة التي تلي الاجتماع، وقائمة تحقق قبل الإرسال مع قواعد الكتابة، وسجل للملاحظات التي تصلك. لوحة المهام من خمسة أعمدة تمتد من مسودة إلى ضمن القالب، وتضم خمس مهام رئيسية وثلاث عشرة مهمة فرعية لم تبدأ بعد، من التدوين حتى تحديث قالبك. حرك كل مستند كبطاقة واحدة وأعد كل ملاحظة إلى القالب، فتزول حيرة ماذا أكتب في التقرير وتقل الملاحظات على كل مستند شهرًا بعد شهر.
كيفية اختيار قوالب المشاريع والتطوير
تختلف قوالب إدارة المشاريع بحسب المرحلة التي تستخدمها فيها. قبل الاختيار، حدد ما إذا كنت تضع خطة جديدة، أو تدير سير العمل حاليًا، أو تراجع ما انتهى. القوالب التي تحمل كلمة «للمبتدئين» في اسمها مناسبة لمن يجرب ذلك لأول مرة.
التخطيط للمشروع
إذا كانت هذه أول مرة تتولى فيها قيادة مشروع، ابدأ بلوحة «إدارة المشاريع للمبتدئين» التي تجمع ميثاق المشروع وخريطة أصحاب المصلحة وجدول المعالم الرئيسية ومصفوفة المخاطر الرباعية في صفحة واحدة، فتحدد الهدف والنطاق والجدول والفريق والمخاطر معًا. بعد تحديد النطاق، استخدم «WBS للمبتدئين» لتقسيم الناتج إلى ثلاثة مستويات وتحويله إلى قائمة مهام. ولوضع جدول زمني، تساعدك «مخطط جانت للمبتدئين» على حصر المهام ورسم تاريخ البداية والنهاية والمسؤول عن كل واحدة.
إدارة المهام والتقدم
من توقف عن تحديث جدول إكسل يجد الحل في لوحة ترحيل جاهزة: اختر «لوح ترحيل مخطط جانت من إكسل للمبتدئين» إذا كان الجدول الزمني هو الأهم، أو لوحة ترحيل تركّز على القائمة والحالة إذا كنت تفضل رؤية الحالة أكثر من التواريخ. وإذا تراكمت المهام قيد التنفيذ ولا ينتهي شيء، فحدّد في لوحة الكانبان للمبتدئين حدًا أقصى للعمل الجاري (WIP) بثلاث بطاقات في عمود قيد التنفيذ. ولمن يتوقف عن تحديث مخطط جانت، يتوفر قالب للمبتدئين لمتابعة التقدم مرة كل أسبوع.
العمل مع فريق التطوير
عند انضمامك لأول مرة إلى فريق سكرم، استخدم «التطوير الرشيق للمبتدئين» لفهم الأدوار الثلاثة والأحداث الخمسة والنواتج الثلاثة، وتجربة أول سبرنت كامل. أما الفرق التي تعمل بالتطوير التكراري بالفعل، فتناسبها لوحة تشغيل بدورة مدتها أسبوعان. ولمتابعة الأخطاء من الإبلاغ حتى إصدار الإصلاح استخدم لوحة إدارة الأخطاء، ولمتابعة الخطوات من تقديم التطبيق لمراجعة المتجر حتى إعلان الإطلاق استخدم لوحة التحقق الخاصة بإصدار التطبيق.
المراجعة ومنع التكرار
في نهاية كل سبرنت أو دورة عمل، استخدم «لوح مراجعة KPT» لتبدأ من نتيجة Try السابق، ثم تسرد ما ينجح (Keep) وما يعيق (Problem) قبل أن تختار Try واحدًا للمحاولة القادمة. ولإيجاد السبب الجذري لمشكلة ما، تساعدك «تحليل 5 لماذا (5 Whys) للمبتدئين» على توسيع الأسباب المحتملة أولًا بمخطط عظم السمكة ثم سؤال لماذا خمس مرات متتالية حتى تصل إلى السبب الجذري وخطة تمنع تكراره. ولحصر المشكلات المحتملة مسبقًا، يتوفر سجل مخاطر يحدد الترتيب حسب احتمال الحدوث × حجم الأثر.
الأسئلة الشائعة
هل يمكن الاطلاع على قوالب إدارة المشاريع من دون تسجيل؟
نعم، يمكنك الاطلاع على محتوى القالب من الصفحة العامة من دون تسجيل. وعند التسجيل المجاني، يمكنك نسخه من السوق واستخدامه في مشروعك الخاص. قارن بين لوحة التخطيط ولوحة التشغيل قبل أن تختار.
هل يمكن الانتقال من مخطط جانت في إكسل؟
نعم، يمكن الانتقال بنقل محتوى الجدول الحالي يدويًا. تضم «لوح ترحيل مخطط جانت من إكسل للمبتدئين» خمس خطوات لنقل اسم المهمة والمسؤول وتاريخ البداية والنهاية والتقدم إلى اللوحة، إضافة إلى مساحة لكتابة قواعد التحديث بعد الانتقال.
ما الأنسب: إدارة السبرنت أم الكانبان؟
إذا كنت تفضل تقسيم العمل إلى دورات محددة بتخطيط ومراجعة كل أسبوعين، فالسبرنت أنسب. أما إذا أردت تنظيم تدفق العمل دون تقسيمه إلى دورات، فالكانبان أنسب. تبدأ الكانبان من «أول لوحة كانبان للمبتدئين» بحدّ أقصى ثلاث بطاقات قيد التنفيذ ومراجعة أسبوعية لحل الاختناقات.
هل تصلح هذه القوالب لتتبع الأخطاء والتحقق قبل إصدار التطبيق؟
نعم. تضم «لوحة تتبع الأخطاء» خمسة أعمدة: الاستلام وإعادة الإنتاج والإصلاح والتحقق والإصدار، مع ترتيب الأولوية حسب الأثر ومعدل التكرار. وتساعد «قائمة تجهيز إصدار التطبيق» على متابعة المحطات من تقديم التطبيق للمراجعة حتى إعلان الإطلاق، مع فصلها في عمودين: بانتظار التقديم وقيد المراجعة.