WBS para iniciantes: do entregável aos 3 níveis, sem esquecer nada

Projetos e Desenvolvimento

WBS para iniciantes: do entregável aos 3 níveis, sem esquecer nada

Quem vai criar o primeiro WBS (estrutura de decomposição do trabalho) usa este modelo para iniciantes, que parte do entregável final e divide o trabalho em três níveis sem deixar nada de fora. O quadro branco tem um mapa mental que liga o entregável aos itens principais e intermédios, três indicadores de quando parar de dividir, cinco passos de divisão, uma tabela WBS numerada com cinco linhas e uma verificação final. O quadro de tarefas tem cinco colunas - não dividido, em divisão, a aguardar estimativa, em confirmação e confirmado - e começa com quatro tarefas principais e doze subtarefas, todas por iniciar. A primeira dúvida ao fazer um WBS é até que ponto dividir, e este quadro usa como referência um tamanho que uma pessoa conclui em até uma semana e que outra pessoa consegue avaliar como terminado; definir o objetivo e o âmbito do projeto fica para outro modelo, por isso este foca-se na divisão do trabalho depois de o âmbito estar definido.

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WBS divisão de trabalho gestão de projetos levantamento de tarefas iniciantes
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2. Cabe numa semana para uma pessoa? 3. É possível avaliar se terminou? 4. Sinal para parar de dividir 5. Passos da divisão (uma vez, de cim... 6. Tabela WBS (número, tarefa, respon... 7. Verificação de lacunas (antes de d... WBS para Iniciantes Como usar: 1. Col... O entregável e o ... Regras da divisão Lacunas e bloqueios Perceções e revisões 1. Do entregável ... Entregável: programa completo de formação de no… 1 Planeamento ex.: 1.1 Definição do objetivo/1.2 Público e número de part… 3 Contratação de formadores ex.: 3.1 Seleção de candidatos/3.2 Confirmação de datas 5 Execução ex.: 5.1 Guião do dia/5.2 Receção e presenças 7 Orçamento e pedidos ex.: 7.1 Pedido de orçamento/7.2 Encomenda e pagamento 2 Materiais ex.: 2.1 Guião/2.2 Diapositivos/2.3 Exercícios 4 Sala e equipamento ex.: 4.1 Reserva da sala/4.2 PC e projetor 6 Avaliação ex.: 6.1 Criação do questionário/6.2 Análise dos resultados 8 Convites e avisos ex.: 8.1 Envio do convite/8.2 Lembrete no dia anterior Faça cada tarefa do tamanho que uma pessoa conclui em até 5 dias úteis Se parecer que vai demorar duas semanas, ainda está grande - divida mais um nível ex.: fazer os diapositivos → rascunho, criação de imagens, revisão Se, ao contrário, tudo terminar em meio dia, dividiu demasiado - junte um nível Escreva de forma que alguém além do responsável consiga avaliar se terminou Decida uma prova concreta (ficheiro, reserva, aprovação) ex.: reservar a sala → está concluído quando chega o e-mail de confirmação Frases como continuar ou analisar não são avaliáveis; reformule-as Quando cumprir os pontos 2 e 3 ao mesmo tempo, pare de dividir essa tarefa Confirme se o responsável sabe dizer de imediato o que fazer a partir do dia seguinte ex.: fazer três exercícios tem um número definido e resposta imediata Na dúvida, divida só mais um nível e combine o tamanho com o responsável 1. Escrever o entregávelEscreva apenas a coisa final, como substantivo, não como tarefa. ex.: programa completo de formação. Este é o centro do quadro 1. 2. Dividir em itens principaisDivida o entregável em cinco a oito blocos e numere-os 1, 2, 3... A soma de todos deve dar o entregável. ex.: os oito blocos do quadro 1 - planeamento, materiais, contratação de formadores... 3. Dividir em intermédiosDivida cada item principal em dois a quatro, com numeração 1.1, 1.2... ex.: materiais → 2.1 guião/2.2 diapositivos/2.3 exercícios. 4. Dividir até ao detalheDivida até cumprir os critérios dos quadros 2 a 4. Quando cumprir, pare esse ramo. A profundidade não passa de três níveis. 5. Passar para a tabelaPasse os itens detalhados por ordem numérica para o quadro 6, com responsável, prazo e estimativa (pessoas-dia). Uma linha por tarefa. ex.: 2.2.1 rascunho/Sara/22 de abril/3 pessoas-dia. Tarefa (detalhado) Responsável Prazo Estimativa (pesso... 1.1.1 Objetivo ex.: definir o objetivo da formação numa frase ex.: Ana ex.: 10/4 ex.: 0,5 1.2.1 Participantes ex.: confirmar o público e o número de participantes ex.: Ana ex.: 12/4 ex.: 0,5 2.2.1 Rascunho ex.: fazer o rascunho dos diapositivos ex.: Sara ex.: 22/4 ex.: 3 4.1.1 Reserva con... ex.: reservar a sala e confirmar ex.: Rui ex.: 15/4 ex.: 1 6.1.1 Questionário ex.: escrever as perguntas do questionário ex.: Sara ex.: 25/4 ex.: 1 A soma dá o entregável e não há sobreposições?ex.: planeamento + materiais + contratação de formadores + sala e equipamento + execução + avaliação + orçamento e pedidos + convites e avisos = programa de formação completo. Junte as sobreposições a um só item. Faltam tarefas fáceis de esquecer?ex.: revisão e correções, tempo de espera por aprovações, impressão e envio, ensaio. Todas as linhas têm responsável e prazo?ex.: se ainda não há responsável pela sala, acrescente uma linha - decidir quem fica responsável até 5/4.
100%

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Conteúdo do quadro de tarefas

Não dividido 16 itens

Decidir o entregável
Criar itens grandes
Dividir em detalhes
Montar a tabela
Escrever entregável
Escrever o que entra
Excluir do âmbito
Listar 5 a 8 itens
Tirar sobreposições
Numerar em 1 dígito
Criar intermédios
Dividir em detalhe
Verificar critérios
Preencher tabela WBS
Definir responsável
Verificar lacunas

Em divisão 0 itens

A aguardar estimativa 0 itens

Em confirmação 0 itens

Confirmado 0 itens

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