Galeria
Modelos de Equipa e Pessoas
Desde o arranque de uma nova equipa até à operação diária, esta estrutura permite conduzir as conversas e a distribuição de funções diretamente no quadro.
Há modelos para quem recebe uma nova pessoa na equipa e para quem acaba de entrar. Reuniões individuais e reuniões online, recrutamento e escalas de turnos, e os primeiros passos com a IA no trabalho também estão cobertos. Escolha pelo seu papel atual e pela situação em que precisa de ajuda.
47 itens
Quadro Branco Online: Prática para Iniciantes | Notas, Molduras e Setas em 15 Minutos
Modelo para iniciantes que nunca usaram um quadro branco online praticarem em 15 minutos as operações básicas — colar notas, mover, separar por cor, agrupar em molduras e ligar com setas. O quadro reúne, pela ordem, uma tela de prática, três exercícios para agrupar, ligar e organizar, quatro operações para quando algo corre mal, cinco passos para usar numa reunião, um mapa mental de situações e um exemplo de regras — oito molduras ao todo. O quadro de tarefas tem quatro colunas — experimentar, a praticar, testar em reunião e revisão — com 4 tarefas principais e 12 subtarefas por iniciar. Mesmo sem saber usar um quadro branco online antes de uma reunião, basta seguir este quadro do início ao fim — em 15 minutos aprende a colar notas e a ligar setas, e depois como conduzir e guardar a reunião. Não é uma apresentação da ferramenta, é um quadro para praticar fazendo. Mantenha o que escrever, para rever da próxima vez que abrir o quadro.
Ata de Reunião em Tempo Real para Iniciantes: notas, decisões e tarefas em 3 colunas
Quem ainda hesita em fazer a ata usa este modelo para iniciantes, que se abre durante a própria reunião para separar notas, decisões e ToDo em três colunas sem os misturar. O quadro branco tem uma tabela de 4 linhas de agenda por 3 colunas (notas, decisão, ToDo), 3 molduras no cabeçalho da reunião, 5 etapas dos 5 minutos antes aos 10 minutos depois, uma moldura com a lista de ToDo e 2 molduras com um exemplo mau e um bom de registo. O quadro de tarefas tem 5 colunas, de "ainda em notas" a "concluído e partilhado", com 4 tarefas principais - preparar antes, separar durante a reunião, fechar em 10 minutos e usar até à próxima - e 3 subtarefas cada, todas por iniciar. Quando não souber como registar, respeite só as 3 colunas e escreva em palavras; organizar em frases pode esperar até depois da reunião. Se preferir sobretudo passar a ata a limpo como relatório no fim, há outro modelo mais focado nessa fase.
Quadro do Primeiro Manual para iniciantes: listar, escrever e testar com outra pessoa
Para quem não sabe o que escrever num manual, este modelo de quadro para iniciantes conduz, numa só página, do levantamento do trabalho até decidir onde arquivar o manual. O quadro branco reúne um fluxo com os 5 passos de criação, o corpo do manual com as 4 colunas fazer, ponto de decisão, atenção e confirmar para os passos 1 a 4, 3 quadros com mau exemplo, bom exemplo e as perguntas de verificação, 2 quadros sobre observação e correção de comentários, e um quadro com a regra de atualização e o local de arquivo. O quadro de tarefas tem 5 colunas - decidir o que escrever, a levantar, a escrever, em teste e publicar/atualizar - com 4 tarefas principais e 3 subtarefas cada (16 no total), todas por iniciar. Sem saber como começar, siga os 5 passos do quadro 1 e escreva o primeiro manual seguindo o modelo do quadro 2. Quem atualiza e a próxima revisão também se decidem no quadro 8.
Quadro de regras de uso de IA para iniciantes: tarefas permitidas, dados proibidos e verificação
Equipas que criam pela primeira vez regras de IA usam este modelo para iniciantes para reunir em quatro pontos - tarefas permitidas, informação proibida, confirmação do resultado e a quem perguntar. O quadro branco tem a estrutura da regra numa página, uma zona que separa tarefas em pode, condicional e não usar, cinco passos para criar a regra, um quadro com a data e o responsável pela revisão, uma tabela de 5 linhas por 3 colunas com os itens da regra e três quadros sobre como comunicar. O quadro de tarefas tem quatro colunas, do levantamento à divulgação, com quatro tarefas principais e três subtarefas cada, dezasseis no total, todas por começar. Seguindo esta ordem, quem não sabe por onde começar consegue terminar uma regra de uma só página, verificando a meio os termos dos serviços usados, ao nível que se cumpre no trabalho e não como texto legal. Este documento resolve a falta de regras que impede o uso, ou o uso por conta própria que arrisca uma fuga de informação.
Sessão de IA para Iniciantes: crie o "já experimentei" em 30 min e responda a objeções
Quem quer que a sua equipa experimente IA usa este modelo para iniciantes e organiza uma sessão prática de 30 minutos que cria o "já experimentei" e responde às objeções mais comuns. O quadro branco reúne as 5 fases da sessão, 3 exemplos para experimentar, notas de impressões e do próximo passo, 4 objeções comuns com resposta e uma checklist de preparação (5 linhas × 3 colunas). O quadro de tarefas tem 5 colunas, do planeamento à conclusão, com 4 tarefas principais - decidir data e foco, preparar exemplos, antecipar objeções e conduzir a sessão - cada uma com 3 subtarefas, todas na coluna de planeamento. Basta seguir as 5 fases e os exemplos prontos para criar primeiro o "já experimentei", sem precisar de uma apresentação, ideal para quem lidera TI, RH ou equipas que temem ouvir "isso não se aplica a nós".
Quadro dos 90 Dias do Líder de IA para iniciantes: plano de 30-60-90 dias e como receber dúvidas
Quem é nomeado como responsável ou líder de IA na empresa usa este modelo para iniciantes para decidir o que fazer e em que ordem nos primeiros 90 dias. O quadro branco reúne um plano mensal com três linhas — 30, 60 e 90 dias — e três colunas de objetivo, tarefa e resultado, uma linha do tempo de seis etapas do início até à consolidação, três quadros sobre como receber consultas, três quadros sobre como divulgar casos de sucesso e um quadro com o que deixar depois de 90 dias. O quadro de tarefas tem cinco colunas, do levantamento de ideias até à consolidação, e começa com quatro tarefas principais — usar todos os dias, divulgar à equipa, definir consultas e criar um sistema — cada uma com três subtarefas, todas por iniciar. Se não souber como agir, comece só pela linha até ao dia 30, testando numa única tarefa sua. Ao contrário dos modelos de integração de novos colaboradores, este foca-se em quem já está na empresa e, como líder, leva a IA aos colegas.
Mapa de pessoas da empresa: saber a quem perguntar o quê
O modelo Mapa de pessoas da empresa ajuda quem chega a uma equipa nova a perceber a quem perguntar o quê logo na primeira semana. O quadro reúne as tuas regras para pedir ajuda, um mapa mental de pessoas que vai da tua equipa às áreas de apoio e aos contactos externos, uma tabela de 3x3 com a primeira pessoa e o substituto para cada tipo de problema, um esquema 5W1H para preparar o pedido e uma matriz de prioridade conforme a frequência com que trabalham juntos. O quadro de tarefas tem quatro colunas — Nome conhecido, Já falámos, Posso pedir ajuda e Já trabalhámos juntos — e começa com cinco tarefas principais e 13 subtarefas, de listar as pessoas até criar contacto regular. Ao fazer um cartão por pessoa e movê-lo para a direita à medida que a relação fica mais fácil, deixas de procurar ajuda já bloqueado e ficas com alguém de confiança em cada área.
Ritmo de comunicação: saber sempre a quem e quando falar
O modelo Ritmo de comunicação é para quem está no primeiro emprego e bloqueia a decidir se reporta algo à chefia, se escala ou se resolve por conta própria. O quadro reúne uma matriz que separa cada assunto por urgência e por caber ou não a ti decidir, entre reportar já, consultar depois ou agir, um esquema 5W1H para montar o ponto de situação semanal e guiões para dar más notícias e abrir uma consulta (facto, impacto, plano, pedido). O quadro de tarefas tem quatro colunas - na cabeça, para consultar, para reportar e partilhado - e começa com 5 tarefas principais e 13 subtarefas por fazer, desde mapear a quem falar até à revisão semanal. Deixas de perder tempo a hesitar se deves falar, menos problemas apodrecem em silêncio e a tua chefia aprende a confiar em ti.
Boas práticas em reuniões online: imagem, voz e ata com o mesmo guião de cada vez
Modelo de reuniões online para quem acabou de estrear-se a conduzir ou a fazer a ata, com a etiqueta de videochamada, a verificação de câmara e som e a forma de redigir e partilhar a ata. No quadro estão as regras de participação (câmara ligada ou não, atrasos, gravação), a verificação de imagem, som e espaço, o desenrolar desde cinco minutos antes até trinta minutos depois, três tipos de reunião lado a lado (semanal, primeira visita comercial, sessão de esclarecimento externa) e uma retrospetiva KPT em três colunas (Keep, Problem, Try). O quadro de tarefas avança de Previstas para Preparação, Em curso, Ata partilhada e Melhoria, com cinco tarefas principais —afinar o equipamento, enviar a agenda antes, seguir o guião, partilhar a ata no próprio dia e rever todos os meses— e 13 subtarefas, nenhuma iniciada. Como um único cartão leva a reunião da preparação à ata partilhada, sabe o que vem a seguir mesmo com convidados externos e a ata deixa de ficar para o dia seguinte.
A sua primeira avaliação de desempenho: definir objetivos e preparar a autoavaliação num semestre
O modelo de avaliação de desempenho é para quem tem um ou dois anos de casa e cobre o semestre inteiro, de definir objetivos até escrever a autoavaliação. O quadro constrói os objetivos do semestre com GROW (meta, realidade, opções e o primeiro passo) e segue com um registo a que se junta uma linha por mês, uma matriz que escolhe os três resultados que vale a pena contar pelo impacto e pelo seu contributo, a ordem de trabalhos do próprio dia e uma faixa final com o calendário, as frases a evitar e as perguntas a fazer sempre. O painel de tarefas tem quatro colunas, de definido como objetivo até falado na avaliação, e arranca com cinco tarefas principais por começar, desde acordar os objetivos até definir os do ciclo seguinte; ajuste o ciclo (semestral ou anual) ao que a sua equipa usa. Assim chega à conversa com cada resultado apoiado num número e numa prova, em vez de improvisar na véspera.
Etiqueta do chat profissional: regras próprias de resposta, menções e canais
Quem começa a trabalhar e hesita antes de enviar no Slack ou no Teams usa o modelo de etiqueta do chat profissional para definir regras próprias de tempos de resposta, menções e canal. O quadro branco reúne as normas de chat da equipa, uma matriz que escolhe o canal pela urgência e pelo número de pessoas, frases de abertura para pedir, consultar, informar e insistir, uma verificação antes de enviar e uma retrospetiva KPT. O quadro de tarefas tem quatro colunas - momentos de dúvida, regra em rascunho, em experiência e já assente - e começa com 5 tarefas principais e 13 subtarefas, do levantamento à revisão ao fim de duas semanas, todas por iniciar. Ao transformar cada dúvida numa regra, ao fim de duas semanas decide-se em três segundos se o assunto é chat ou telefonema e deixa-se de perder minutos diante do botão de enviar.
Como escolher modelos de equipa e RH
Nos modelos de equipa e recursos humanos, é mais fácil escolher a pensar em quem vai usar o quadro. Um gestor, um recrutador, quem faz as escalas e quem avança com a IA na empresa precisam de quadros diferentes. Abaixo estão sobretudo situações vividas por quem lidera a equipa; os modelos para quem acaba de chegar aparecem nas perguntas frequentes.
Receber pessoas e passar funções
Gestores e mentores que recebem uma nova pessoa na equipa podem usar o «Plano de integração 30-60-90 dias», com o dia a dia da primeira semana e os temas a falar nas conversas de 30, 60 e 90 dias já definidos. Quando antecessor e sucessor preparam uma passagem de funções por mudança interna ou saída da empresa, a «Lista de verificação de transição de funções» ordena as tarefas por frequência e dependência de uma pessoa, e acompanha em cinco colunas desde a documentação até à autonomia de quem fica.
Conduzir reuniões 1-on-1 e outras reuniões
Quem começa reuniões individuais quinzenais ou mensais pode usar o «Kit de reuniões 1-on-1» para definir o objetivo, os compromissos, o guião de 30 minutos e os temas a tratar antes da primeira conversa. Quem modera ou faz a ata de reuniões online pela primeira vez encontra nas «Boas práticas em reuniões online» os passos desde cinco minutos antes até trinta minutos depois, incluindo o envio da ata no próprio dia. Para organizar um momento de team building, o «Workshop de team building e conhecimento mútuo» traz um guião de 90 minutos e uma ficha de conhecimento mútuo.
Gerir recrutamento e escalas
Recrutadores e entrevistadores podem usar o «Quadro do Funil de Recrutamento», que junta o que fazer em cada fase da seleção e uma tabela de critérios por candidato, para comparar todos com a mesma régua. Quem organiza escalas em lojas ou equipas por turnos tem o «Quadro de Gestão de Turnos»: define primeiro as necessidades por dia e hora, e depois avança pelas cinco colunas de recolha de pedidos, criação, ajuste, confirmação e registo, mês a mês.
Começar a usar IA no trabalho
Empresas sem regras internas para IA generativa podem começar pelo «Quadro de regras de uso de IA para iniciantes», que reúne num só lugar as tarefas permitidas, os dados proibidos, as verificações e a quem recorrer em caso de dúvida. Quem quer organizar uma sessão prática de IA para colegas tem a «Sessão de IA para Iniciantes», com cinco passos para uma sessão de 30 minutos e respostas preparadas para as objeções mais comuns.
Perguntas Frequentes
Qual a diferença entre os modelos para quem chega e para quem recebe?
A diferença está em quem usa o quadro. O «Plano de integração 30-60-90 dias» é para o gestor e o mentor usarem antes da chegada da nova pessoa. Quem acaba de entrar e quer saber a quem perguntar o quê pode usar o «Mapa de pessoas da empresa».
Por onde começar a escrever um documento de transição de funções?
Comece por definir o objetivo e as condições de conclusão da transição. Na «Lista de verificação de transição de funções», o passo seguinte é ordenar as tarefas por frequência e dependência de uma pessoa, escrevendo primeiro o procedimento das tarefas prioritárias. No fim, quem fica deve executar sozinho e devolver as dúvidas ao procedimento antes de dar a transição por concluída.
Por onde começar a preparar um workshop de team building?
Comece por escrever o objetivo do encontro numa frase. No «Workshop de team building e conhecimento mútuo», os candidatos a atividades são organizados por esforço de preparação e efeito na relação entre a equipa, para escolher uma ou duas dinâmicas. Deixe a reserva do espaço e do material para depois de definir o objetivo, para evitar retrabalho.
Os modelos de reuniões 1-on-1 e de transição podem ser vistos sem registo?
Sim. Tanto o quadro de reuniões 1-on-1 como o de transição de funções podem ser consultados na página pública, com o nome dos espaços, as colunas e a ordem das tarefas, sem registo. Para preencher e usar, registe-se gratuitamente e copie do marketplace.