Galeria
Modelos de Equipa e Pessoas
Desde o arranque de uma nova equipa até à operação diária, esta estrutura permite conduzir as conversas e a distribuição de funções diretamente no quadro.
Há modelos para quem recebe uma nova pessoa na equipa e para quem acaba de entrar. Reuniões individuais e reuniões online, recrutamento e escalas de turnos, e os primeiros passos com a IA no trabalho também estão cobertos. Escolha pelo seu papel atual e pela situação em que precisa de ajuda.
27 itens
Mapa de partes interessadas para iniciantes: influência x interesse e plano de contacto
Quem organiza um evento de bairro usa este mapa de partes interessadas para iniciantes para ordenar cada pessoa por influência e interesse e decidir como e quando a contactar. Nas quatro páginas do quadro, escreve-se primeiro o objetivo e o calendário, enumera-se cada pessoa pelo seu papel, coloca-se cada uma numa grelha de influência e interesse com os motivos e a atitude atual, escolhe-se o que dizer e com que frequência por quadrante, e preenche-se um plano de contacto para cinco pessoas até rever as respostas. O quadro de tarefas tem quatro colunas - preparação, contactado, a aguardar resposta e concluído - com uma tarefa principal por página e três subtarefas em cada uma. Enumere primeiro por papel e contacte primeiro quem tem mais influência e interesse. O exemplo é uma festa de verão para crianças num parque, e usar papéis em vez de nomes permite partilhar com a equipa.
Currículo de Formação de Assistentes de Cabeleireiro para Iniciantes: Quadro de Técnicas
Este modelo para iniciantes ajuda responsáveis de formação e gerentes a organizar, por técnica e etapa, o currículo de um assistente de cabeleireiro, com verificações semanais. As quatro páginas definem o objetivo numa entrevista GROW, reúnem numa tabela a etapa e o critério de aprovação das quatro técnicas, escolhem a prática semanal por dia, e registam os resultados numa folha de cinco semanas até aprovar todas. O quadro de tarefas tem três colunas - em prática, à espera de verificação e aprovado - com quatro tarefas na mesma ordem das páginas, cada uma com três subtarefas. Comece pela tabela de técnicas e etapas e decida quem vai observar a prática desta semana; assim o caminho até se tornar cabeleireiro fica claro. Recrie o quadro para cada assistente e partilhe-o com responsáveis e gerentes em visibilidade limitada. Para os produtos químicos e os tratamentos, siga as instruções do responsável de formação e do fabricante.
ECRS (4 princípios de melhoria) para iniciantes | Reveja os seus passos de trabalho
Este modelo ECRS (4 princípios de melhoria) para iniciantes ajuda quem melhora o trabalho num escritório, loja ou fábrica a anotar os passos e os tempos atuais. Nas quatro páginas, a página 1 define a tarefa e anota os 6 passos atuais com o tempo, a página 2 preenche a tabela ECRS com ideias por passo, a página 3 agrupa essas ideias por princípio e escolhe o que testar por efeito e esforço, e a página 4 escreve o plano de melhoria e move os cartões por teste, verificação e consolidado. O quadro de tarefas tem quatro colunas - preparação, teste, verificar efeito e consolidado - com 4 tarefas na mesma ordem das páginas e 3 subtarefas cada, todas em preparação. ECRS são as iniciais de Eliminar, Combinar, Reorganizar e Simplificar, pela ordem que costuma dar mais resultado. Se não souber por onde começar, reescreva o exemplo da fatura com as suas palavras. Reduzem-se passos, não pessoas. Partilhe o quadro com a sua equipa, e leve as melhorias que resultarem a outras equipas.
AAR (revisão pós-ação) para iniciantes: decide melhorias logo após um evento com 4 perguntas
Este modelo de AAR para iniciantes ajuda equipas que organizaram uma festa ou feira a rever com quatro perguntas o plano, o que aconteceu, o motivo e o que mudar, logo após o evento. O quadro branco tem 4 páginas: a página 1 confirma a regra de não culpar e relembra o plano, a página 2 compara plano, real e diferença por cena e por número, a página 3 ordena as cenas pelo tamanho da diferença para procurar o motivo, e a página 4 fixa os passos de melhoria e passa o quadro à próxima pessoa. O quadro de tarefas tem três colunas - preparação, verificar da próxima vez e concluído - com 4 tarefas principais na mesma ordem das páginas e 3 subtarefas cada, todas em preparação com data e responsável em branco. Reescreve as notas de exemplo com o teu próprio evento para avançar passo a passo, edita o quadro com a tua equipa com acesso limitado e entrega o quadro e os passos de melhoria à próxima pessoa com um URL de acesso limitado.
Workshop de team building e conhecimento mútuo: do planeamento ao dia do evento e à continuidade
Um líder ou responsável de equipa abre este modelo ao planear um workshop de team building no início de um período ou quando entra um novo colega. O quadro branco reúne o objetivo e as regras do encontro, uma matriz 2x2 que escolhe a atividade pelo peso da preparação e pelo efeito, um percurso de 90 minutos, uma folha de conhecimento mútuo com colega x pontos fortes/fracos/expectativas, e um espaço para o que fica para levar. O quadro de tarefas tem 5 tarefas principais - definir o objetivo, escolher a atividade, preparar o dia, conduzir o evento e fixar o resultado - com o trabalho concreto por baixo, tudo por iniciar. Usa-se quando a situação é "entrou um colega novo mas ninguém sabe em que é bom" ou "fez-se um convívio mas na semana seguinte nada mudou". Destina-se a líderes e responsáveis que queiram pensar o team building desde o início, e a quem procura "modelo workshop". Pensado para o início de um período, a chegada de novos colegas, ou o primeiro contacto de uma equipa em vários locais. Use o quadro de cima para baixo: comece em "Objetivo e Pressupostos deste Encontro" para alinhar o estado final desejado e as regras de condução. Depois, em "Como Escolher a Atividade", coloque as opções nos dois eixos e reduza para 1 a 2 atividades. No dia, siga "Condução do Dia (90 minutos)" e preencha a "Folha de Conhecimento Mútuo" com os pontos fortes, fracos e expectativas de todos. No fim, registe as decisões em "O que Levar e Revisão ao Fim de 1 Mês". O quadro de tarefas tem 5 colunas para ir avançando os cartões para a direita. Na primeira semana, concentre-se só em "escrever o objetivo numa frase" e avance para a sala e o material só depois disso estar fechado, para haver menos alterações de última hora. No dia, dê mais atenção a que todos falem do que a cumprir o horário à risca. Ao fim de um mês, abra "Rever efeito 1 mês" e confirme em 5 minutos se a entreajuda combinada está mesmo a acontecer, para o encontro não ficar apenas num evento pontual.
Quadro de Gestão de Turnos: da Recolha de Pedidos à Confirmação e Partilha
O responsável por montar turnos numa loja ou equipa de turnos usa este modelo desde o início do mês anterior até à confirmação e partilha. O quadro branco reúne o período e as regras de trabalho, uma grelha do número de pessoas necessárias por dia x horário, três colunas para pedidos/confirmado/em ajuste, e o ciclo mensal de elaboração com os pontos que costumam gerar discussão. O quadro de tarefas tem cinco colunas, da recolha de pedidos ao registo, e começa com 5 tarefas principais - definir a base, recolher pedidos, elaborar o rascunho, confirmar e gerir - com as respetivas subtarefas, todas por iniciar.
Kit de reuniões 1-on-1: da preparação à conversa, ao acordo e ao registo
Chefias e colaboradores abrem este modelo antes de uma reunião 1-on-1 quinzenal ou mensal. O quadro branco reúne o objetivo e os compromissos desta 1-on-1, o guião de 30 minutos, quatro grupos de perguntas sobre bem-estar, trabalho, crescimento e relação, uma matriz que organiza os temas a consultar e um espaço para registo. O quadro de tarefas tem cinco tarefas principais - definir o formato, recolher a agenda, conduzir a conversa, fechar o acordo e registar - com o trabalho concreto por baixo, tudo por iniciar.
Lista de verificação de transição de funções: do levantamento à autonomia
Quem entrega e quem recebe funções por mudança de cargo ou saída da empresa abre este modelo no primeiro dia da transição e usa-o até ao fim. O quadro reúne o objetivo e as condições de conclusão, uma matriz de quatro quadrantes que decide a prioridade pela frequência e pela dependência de uma pessoa, uma tabela do material a preparar por categoria, 5 passos do levantamento à autonomia e os pontos que costumam escapar. O quadro de tarefas tem 5 colunas - levantamento, documentação, revisão, acompanhamento, concluído - e começa com 4 tarefas principais e as respetivas subtarefas, todas por iniciar. Usa-se quando o prazo de transição já está definido mas não se sabe por onde começar, acabando tudo numa explicação oral. Indicado para quem entrega e recebe funções e procura "lista de verificação de transição" ou "como fazer um documento de transição", e para a chefia que acompanha a preparação da mudança. Comece por "1. Objetivo e Condições de Conclusão da Transição" para definir o que marca a transição como concluída. Em "2. Prioridade de Transição (Frequência x Dependência)" coloque as funções para decidir a ordem de entrega, e em "3. Categoria da Função x Material a Preparar" preencha os procedimentos e as listas necessários. Siga "4. Os 5 Passos da Transição", e feche lacunas com "5. O que Escrever Sempre no Procedimento", "6. Riscos de Esquecimento na Transição" e "7. Notas dos Pontos de Dificuldade de Quem Recebe". O quadro de tarefas tem 5 colunas - levantamento, documentação, revisão, acompanhamento, concluído - move-se um cartão por função. Na primeira semana concentre-se em "Levantar Funções", os passos detalhados esperam. Na segunda semana avance com "Escrever Rotina" pela maior prioridade, e dedique tempo a "Definir Critérios" para que quem recebe não hesite. No fim do mês, faça "Fazer Sozinho" e junte as perguntas ao procedimento antes de dar por concluído.
Quadro do Funil de Recrutamento: da Triagem de Currículos à Proposta, num só quadro
A equipa de recrutamento e os entrevistadores usam este modelo desde o dia em que a vaga é publicada até a posição ficar preenchida. O quadro branco reúne o que fazer em cada etapa da seleção, uma tabela de critérios de avaliação x candidatos para comparar com a mesma régua, um quadrante que decide o próximo passo a partir do ajuste técnico e do interesse em ingressar, e um modelo de prazos de contacto e de comunicação de recusa. O quadro de tarefas tem 5 colunas, de por iniciar a concluído, e começa com 5 tarefas principais - definir requisitos, angariar candidatos, organizar a seleção, avaliar candidatos e preparar a proposta e a integração - e as respetivas subtarefas, todas por iniciar.
Plano de integração 30-60-90 dias: da receção à autonomia
O gestor e o mentor que recebem um novo colaborador abrem este modelo uma semana antes do primeiro dia e usam-no durante os três primeiros meses. O quadro branco reúne os objetivos e a divisão de papéis acordados antecipadamente, o percurso diário da primeira semana, uma grelha que organiza os 30-60-90 dias em três eixos - conhecimento, contactos e resultados - e as perguntas para cada reunião de balanço. O quadro de tarefas tem cinco colunas, de por iniciar a concluído, e começa com 5 tarefas principais - preparação antes de entrar, primeira semana, 30 dias, 60 dias, 90 dias - e as respetivas subtarefas, todas por iniciar.
Quadro de World Café para iniciantes: 3 rondas por mesa e um mapa de aprendizagens
Quem vai facilitar um World Café pela primeira vez, em diálogo de empresa ou formação, usa este modelo para iniciantes. Em 4 páginas: a 1 define o tema, o objetivo, o horário de 90 minutos, as regras e as mesas/anfitriões; a 2 preenche o papel de cada mesa com 3 rondas de conversa enquanto o anfitrião transporta o que foi falado para cada pessoa nova; a 3 reúne as aprendizagens de todas as mesas num mapa mental, colocadas conforme a identificação e se dá para agir já; a 4 decide o que levar, o primeiro passo, os prazos, o acompanhamento de um mês e a próxima pergunta. O quadro de tarefas tem 5 colunas da preparação a concluído, com 4 tarefas principais, uma por página, e 3 subtarefas cada. Um World Café é diálogo em mesas de 4 a 6 pessoas que trocam para que uma conversa chegue à seguinte. As notas dão perguntas de exemplo, uma ronda de 20 minutos e as 3 coisas que o anfitrião repete a cada troca, para que resulte já na primeira vez. Pensado para 16 a 24 pessoas.
Retrospetiva Starfish para iniciantes | 5 direções: Manter, Mais, Começar, Parar, Menos
Para equipas cujo KPT não resolve quanto mudar, este modelo de retrospetiva Starfish para iniciantes revê hábitos de reuniões, trabalho e avisos em 5 direções: manter, mais, começar, parar e menos. Em quatro páginas: a página 1 define o período e o objetivo e organiza os hábitos com factos; a página 2 classifica cada hábito nas 5 direções e discute o que divide opiniões; a página 3 classifica por impacto e facilidade e reduz as mudanças a 1–3 entre agora, depois e algum dia; a página 4 define responsável, prazo, forma de verificar, a regra de manter ou reverter e o teste de 2 semanas. O quadro de tarefas tem cinco colunas - por rever, em discussão, em teste, a verificar e já assente - com quatro tarefas (uma por página) e três subtarefas cada uma. Mais e menos permitem ajustar por graus em vez de escolher entre parar tudo ou manter tudo. Ao fim de 2 semanas de teste, a retrospetiva seguinte verifica os resultados e decide manter ou reverter.
Como escolher modelos de equipa e RH
Nos modelos de equipa e recursos humanos, é mais fácil escolher a pensar em quem vai usar o quadro. Um gestor, um recrutador, quem faz as escalas e quem avança com a IA na empresa precisam de quadros diferentes. Abaixo estão sobretudo situações vividas por quem lidera a equipa; os modelos para quem acaba de chegar aparecem nas perguntas frequentes.
Receber pessoas e passar funções
Gestores e mentores que recebem uma nova pessoa na equipa podem usar o «Plano de integração 30-60-90 dias», com o dia a dia da primeira semana e os temas a falar nas conversas de 30, 60 e 90 dias já definidos. Quando antecessor e sucessor preparam uma passagem de funções por mudança interna ou saída da empresa, a «Lista de verificação de transição de funções» ordena as tarefas por frequência e dependência de uma pessoa, e acompanha em cinco colunas desde a documentação até à autonomia de quem fica.
Conduzir reuniões 1-on-1 e outras reuniões
Quem começa reuniões individuais quinzenais ou mensais pode usar o «Kit de reuniões 1-on-1» para definir o objetivo, os compromissos, o guião de 30 minutos e os temas a tratar antes da primeira conversa. Quem modera ou faz a ata de reuniões online pela primeira vez encontra nas «Boas práticas em reuniões online» os passos desde cinco minutos antes até trinta minutos depois, incluindo o envio da ata no próprio dia. Para organizar um momento de team building, o «Workshop de team building e conhecimento mútuo» traz um guião de 90 minutos e uma ficha de conhecimento mútuo.
Gerir recrutamento e escalas
Recrutadores e entrevistadores podem usar o «Quadro do Funil de Recrutamento», que junta o que fazer em cada fase da seleção e uma tabela de critérios por candidato, para comparar todos com a mesma régua. Quem organiza escalas em lojas ou equipas por turnos tem o «Quadro de Gestão de Turnos»: define primeiro as necessidades por dia e hora, e depois avança pelas cinco colunas de recolha de pedidos, criação, ajuste, confirmação e registo, mês a mês.
Começar a usar IA no trabalho
Empresas sem regras internas para IA generativa podem começar pelo «Quadro de regras de uso de IA para iniciantes», que reúne num só lugar as tarefas permitidas, os dados proibidos, as verificações e a quem recorrer em caso de dúvida. Quem quer organizar uma sessão prática de IA para colegas tem a «Sessão de IA para Iniciantes», com cinco passos para uma sessão de 30 minutos e respostas preparadas para as objeções mais comuns.
Perguntas Frequentes
Qual a diferença entre os modelos para quem chega e para quem recebe?
A diferença está em quem usa o quadro. O «Plano de integração 30-60-90 dias» é para o gestor e o mentor usarem antes da chegada da nova pessoa. Quem acaba de entrar e quer saber a quem perguntar o quê pode usar o «Mapa de pessoas da empresa».
Por onde começar a escrever um documento de transição de funções?
Comece por definir o objetivo e as condições de conclusão da transição. Na «Lista de verificação de transição de funções», o passo seguinte é ordenar as tarefas por frequência e dependência de uma pessoa, escrevendo primeiro o procedimento das tarefas prioritárias. No fim, quem fica deve executar sozinho e devolver as dúvidas ao procedimento antes de dar a transição por concluída.
Por onde começar a preparar um workshop de team building?
Comece por escrever o objetivo do encontro numa frase. No «Workshop de team building e conhecimento mútuo», os candidatos a atividades são organizados por esforço de preparação e efeito na relação entre a equipa, para escolher uma ou duas dinâmicas. Deixe a reserva do espaço e do material para depois de definir o objetivo, para evitar retrabalho.
Os modelos de reuniões 1-on-1 e de transição podem ser vistos sem registo?
Sim. Tanto o quadro de reuniões 1-on-1 como o de transição de funções podem ser consultados na página pública, com o nome dos espaços, as colunas e a ordem das tarefas, sem registo. Para preencher e usar, registe-se gratuitamente e copie do marketplace.