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Modèles d'équipe & RH
De la constitution d'une nouvelle équipe à la gestion quotidienne, échanges et répartition des rôles avancent directement sur le tableau.
Des modèles s'adressent à ceux qui accueillent un nouveau membre comme à ceux qui viennent d'arriver dans l'équipe. Entretiens individuels, animation de réunion, recrutement, plannings et premiers pas de l'IA au bureau : choisissez selon votre rôle et ce qui vous bloque aujourd'hui.
27 éléments
Carte des parties prenantes pour débutants : influence × intérêt, discours et contacts en tâches
Les organisateurs d'événements de quartier ou de nouveaux projets utilisent ce modèle de carte des parties prenantes pour débutants. Elle place les acteurs dans les 4 cases influence × intérêt et transforme en tâches le discours à tenir et le calendrier des contacts. Sur les 4 pages du tableau, la page 1 note l'objectif et liste les acteurs par rôle, la page 2 les place dans les 4 quadrants avec les raisons et le ressenti, la page 3 choisit par quadrant quoi dire et comment, et la page 4 remplit un plan de contacts pour 5 personnes en 5 étapes. Le tableau de tâches compte quatre colonnes - à préparer, contacté, en attente de réponse et terminé - avec quatre tâches parentes dans le même ordre que les pages, chacune suivie de 3 sous-tâches.
Formation assistant coiffure pour débutants : suivi des techniques et validations hebdomadaires
Les responsables de salon qui encadrent une apprentie coiffeuse utilisent ce modèle pour débutants afin d'organiser le programme de formation par étape et validation, semaine après semaine. Sur les 4 pages, la première fixe l'objectif et les règles en entretien avec le modèle GROW, la deuxième pose dans un tableau l'avancement des 4 techniques et leurs critères, la troisième choisit la technique à progresser et répartit la semaine, et la quatrième garde le résultat jusqu'à la validation. Le tableau de tâches compte 3 colonnes - en pratique, en attente de validation, validé - avec 4 tâches parentes et 3 sous-tâches chacune. Remplissez d'abord le tableau des techniques, puis choisissez chaque semaine la technique à travailler et qui la validera : le chemin vers l'autonomie devient visible. Recréez un tableau par apprentie, à partager en accès limité avec la formatrice et la responsable. Suivez les consignes de la formatrice et du fabricant pour les produits et gestes techniques.
ECRS pour débutants : éliminer, regrouper, réorganiser et simplifier vos méthodes de travail
Les responsables d'amélioration en bureau, magasin ou usine utilisent ce modèle ECRS (4 principes d'amélioration) pour débutants pour revoir leurs méthodes de travail. Sur les 4 pages, la 1 choisit le travail et note 6 étapes actuelles avec leur durée et les points gênants ; la 2 remplit un tableau ECRS d'idées par étape ; la 3 regroupe les idées par principe et choisit les essais selon l'effet et l'effort ; la 4 écrit le plan d'amélioration et avance de l'essai à l'acquis. Le tableau de tâches a 4 colonnes dans l'ordre des pages, avec 4 tâches parentes de 3 sous-tâches, toutes à faire depuis Préparation. ECRS vient d'Eliminate, Combine, Rearrange, Simplify, à examiner dans cet ordre pour un effet maximal. Si la méthode n'est pas claire, reprenez l'exemple de la facturation avec vos propres mots. On réduit des étapes, pas des personnes. Partagez la page avec votre service, puis diffusez les améliorations qui ont marché.
AAR (bilan après action) pour débutants : prévu, réalisé, écarts et 4 questions pour décider
Le modèle AAR pour débutants aide une équipe qui a organisé une fête, un spectacle ou un salon à comparer, juste après, le prévu et le réalisé pour décider de la prochaine amélioration. Le tableau blanc compte 4 pages, avec la page 1 qui fixe la règle de comparer sans blâmer et note l'événement et le prévu, la page 2 qui compare prévu, réalisé et écart par scène avec des chiffres, la page 3 qui classe les scènes par taille d'écart et risque de récidive pour en chercher la raison, et la page 4 qui fixe les étapes d'amélioration et la prochaine vérification puis transmet au responsable suivant. Le tableau de tâches a trois colonnes - préparation, à vérifier la prochaine fois et terminé - avec 4 tâches parentes dans le même ordre que les 4 pages et 3 sous-tâches chacune (toutes en préparation au départ, échéance et responsable à remplir).
Team building : de la préparation au suivi après l'atelier
Ce modèle s'adresse aux chefs d'équipe ou aux organisateurs qui préparent un team building en début de période ou à l'arrivée de nouveaux membres. Le tableau blanc réunit l'objectif et le cadre de la rencontre, une matrice 2x2 pour choisir l'activité, le déroulé de 90 minutes du jour J, une fiche de connaissance mutuelle avec ce que chacun sait bien faire, ce qu'il maîtrise moins et ce qu'il attend de l'équipe, et un cadre pour noter ce que vous en retirez. Le tableau de tâches compte 5 tâches parentes avec les tâches concrètes en dessous, toutes à faire. On l'utilise quand « de nouveaux membres sont arrivés mais personne ne sait ce que chacun fait bien » ou quand « le pot a eu lieu mais rien n'a changé la semaine suivante ». Il s'adresse aux chefs d'équipe ou organisateurs qui veulent repenser de zéro l'organisation d'un team building, et à qui cherche un « modèle d'atelier ». Pensé pour un début de période ou l'arrivée de nouveaux membres. Le tableau s'utilise de haut en bas : dans « L'objectif et le cadre du jour », on aligne l'état final visé et les règles de la rencontre. Dans « Comment choisir l'activité », les options sont placées selon l'effort de préparation et l'effet sur la cohésion, pour n'en retenir qu'une ou deux. Le jour J, on suit le déroulé de « Le jour J (90 minutes) » et on remplit à plusieurs la « Fiche de connaissance mutuelle (exemple) ». Enfin, dans « Ce que vous en retirez et le bilan à un mois », on note ce qui a été décidé. Le tableau de tâches compte 5 colonnes pour faire avancer les cartes vers la droite. La première semaine, concentrez-vous uniquement sur « écrire le but en une phrase » et n'avancez sur la salle ni le matériel qu'une fois ce point clos. Le jour J, veillez surtout à ce que la parole circule plutôt qu'au respect strict du minutage. Au bout d'un mois, ouvrez « Vérifier à 1 mois » et prenez seulement 5 minutes pour voir si l'entraide décidée fonctionne vraiment, afin que la rencontre ne reste pas un événement isolé.
Tableau de gestion des plannings : de la collecte des souhaits à la confirmation et au partage
Dans un magasin ou une équipe à horaires variables, la personne qui élabore les plannings ouvre ce tableau de gestion des plannings au début du mois précédent et l'utilise jusqu'au partage. Le tableau blanc réunit la période et les règles de travail, une grille du personnel nécessaire par jour et créneau, trois cadres séparant souhaits, confirmé et en ajustement, le cycle mensuel d'élaboration et les points qui prêtent à discussion. Le tableau de tâches compte cinq colonnes, de la collecte des souhaits à l'enregistrement, et démarre avec les cinq tâches principales - poser les bases, recueillir les souhaits, élaborer le brouillon, confirmer et exploiter - et leurs sous-tâches, toutes à faire.
Kit d'entretiens individuels : préparation, dialogue, accord et compte rendu sur un tableau
Ce modèle est ouvert par les managers et les membres de l'équipe avant un entretien individuel bimensuel ou mensuel. Le tableau blanc réunit l'objectif et les engagements de cet entretien, un déroulé de 30 minutes, une liste de questions sur quatre axes (état physique, travail, évolution et relation), une matrice pour classer les sujets à aborder et un espace de compte rendu. Le tableau de tâches compte 5 tâches parentes - fixer le cadre, réunir les sujets, mener la séance, fixer les accords et consigner et revoir - avec leurs sous-tâches concrètes, toutes à faire.
Checklist de passation de poste : de l'état des lieux à l'autonomie
La personne qui part et celle qui reprend un poste lors d'une mutation ou d'un départ utilisent cette checklist de passation dès le premier jour jusqu'à la fin du transfert. Le tableau blanc réunit l'objectif et les conditions de fin, une matrice qui fixe la priorité selon la fréquence et la dépendance à une personne, une grille des documents à préparer par type de tâche, et les 5 étapes de la passation avec les points souvent oubliés. Le tableau de tâches compte 5 colonnes, de l'état des lieux à l'accompagnement jusqu'à terminé, et démarre avec 4 tâches principales et leurs sous-tâches, toutes à faire. Utile quand le délai est fixé mais qu'on ne sait pas par où commencer et que tout finit à l'oral. Elle s'adresse à qui part ou reprend un poste et cherche checklist de passation de poste ou comment rédiger un manuel de passation, ainsi qu'au responsable qui supervise le changement. D'abord, dans « ① Objectif et conditions de fin de la passation » vous décidez pour quand et avec quoi la passation est terminée. Dans « ② Priorité de la passation (fréquence × dépendance à une personne) » vous classez les tâches, et dans « ③ Type de tâche × documents à préparer (le vide reste à créer) » vous complétez les manuels manquants. Suivez « ④ Les 5 étapes de la passation (une tâche à la fois) », et les cadres « ⑤ Ce que le manuel doit toujours contenir », « ⑥ Risques d'oubli lors de la passation » et « ⑦ Notes des blocages du repreneur » couvrent le reste. Le tableau de tâches a 5 colonnes - état des lieux, rédaction, relecture, accompagnement, terminé - et chaque tâche déplace sa carte. La première semaine, concentrez-vous sur « Recenser les tâches » ; les détails attendront. Dès la deuxième semaine, avancez sur « Décrire les routines » en commençant par le prioritaire, et consacrez du temps à « Nommer les critères ». À la fin du mois, passez réellement à « Faire seul un cycle » et ne clôturez qu'après avoir reporté les questions dans le manuel.
Tableau de pipeline de recrutement : du tri des CV à l'offre, en un seul endroit
Ce modèle sert à l'équipe RH et aux recruteurs, du jour de la publication de l'offre jusqu'à ce que le poste soit pourvu. Le tableau blanc regroupe ce qu'il faut faire à chaque étape du recrutement, un tableau qui compare les candidats avec les mêmes critères, une matrice à quatre quadrants pour décider de la suite selon l'adéquation et la motivation, et un modèle pour les délais de contact et les réponses de refus. Le tableau de tâches compte 5 colonnes, d'à faire à terminé, avec 5 tâches parentes - exigences du poste, sourcing des candidats, organisation du recrutement, évaluation et offre - et leurs sous-tâches, toutes à démarrer.
Plan d'intégration 30-60-90 jours : de l'accueil à l'autonomie
Les managers et mentors qui accueillent une nouvelle recrue utilisent ce modèle de plan d'intégration 30-60-90 jours dès la semaine précédant le premier jour, puis pendant les trois premiers mois. Le tableau blanc réunit l'objectif et la répartition des rôles décidés à l'avance, le déroulé jour par jour de la première semaine, une grille qui organise les 30-60-90 jours selon trois axes - connaissances, réseau et résultats - et les questions posées à chaque entretien de suivi. Le tableau de tâches compte cinq colonnes, de « À faire » à « Terminé », et démarre avec 5 tâches parentes - préparation, première semaine, 30 jours, 60 jours et 90 jours - et leurs sous-tâches, toutes à faire.
Animer un World Café pour débutants : 3 tours de table, une carte d'idées commune
Modèle pour animer un World Café pour débutants, pour qui facilite ce format pour la première fois lors d'un dialogue interne ou d'une formation. Sur 4 pages, la page 1 fixe question, but, déroulé de 90 minutes, règles et répartition des 4 tables et hôtes ; la page 2 remplit l'espace papier par table sur 3 tours pendant que l'hôte relie les échanges ; la page 3 rassemble les idées en carte mentale selon l'adhésion et la facilité d'action ; la page 4 fixe ce qu'on emporte, le suivi à un mois et la prochaine question. Le tableau de tâches compte 5 colonnes, avec 4 tâches parentes liées aux 4 pages et 3 sous-tâches chacune. Le World Café est un dialogue en petites tables de 4 à 6 personnes, où l'on change de table pour relier les échanges. Question type, déroulé de 20 minutes par tour et points transmis par l'hôte sont donnés sur les post-it, pour réussir dès le premier essai. Prévu pour environ 16 à 24 personnes.
Rétrospective Starfish pour débutants : revoir ses pratiques en 5 directions
Pour les équipes qui hésitent sur l'ampleur du changement avec un KPT, ce modèle Starfish pour débutants revoit les habitudes en 5 axes : garder, augmenter, démarrer, arrêter, réduire. Sur 4 pages : la page 1 note période et objectif puis liste habitudes et faits, la page 2 les classe en 5 axes et discute les avis partagés, la page 3 compare effet et facilité pour choisir 1 à 3 changements (maintenant/ensuite/plus tard), et la page 4 fixe méthode, responsable, durée, vérification et le test de 2 semaines. Le tableau de tâches a 5 colonnes (en attente de revue, en discussion, à l'essai, en vérification, adopté), avec 4 tâches parentes liées aux pages et 3 sous-tâches chacune. Même en découvrant le Starfish, augmenter/réduire évite le tout-ou-rien ; on teste peu de changements, puis on vérifie et décide à la revue suivante après 2 semaines.
Choisir un modèle d'équipe et de RH
Pour les modèles d'équipe et de RH, le bon choix dépend surtout de qui va s'en servir. Un manager, un recruteur, une personne qui construit les plannings ou une personne qui introduit l'IA au travail n'ont pas besoin du même tableau. Les sections suivantes concernent surtout les managers ; les modèles utiles à une personne qui vient d'arriver sont présentés dans la foire aux questions.
Accueillir et transmettre le travail
Pour un manager ou un mentor qui accueille un nouveau membre, « Plan d'intégration 30-60-90 jours » permet de préparer à l'avance le déroulé jour par jour de la première semaine et les points à aborder lors des entretiens à 30, 60 et 90 jours. Pour transmettre un poste lors d'une mutation ou d'un départ, « Checklist de passation de poste » aide la personne qui part et celle qui arrive : l'ordre de transfert se décide selon la fréquence et le degré de dépendance à une seule personne, et cinq colonnes suivent le travail, de la rédaction des procédures jusqu'à l'autonomie du successeur.
Faire vivre les entretiens et les réunions
Pour un manager qui démarre des entretiens individuels réguliers, « Kit d'entretiens individuels » fait fixer l'objectif, un engagement mutuel, le déroulé d'une séance de 30 minutes et le tri des sujets à aborder. Pour animer une réunion en ligne ou en rédiger le compte rendu pour la première fois, « Bonnes pratiques en réunion en ligne » guide du déroulé des cinq minutes avant le début jusqu'aux 30 minutes après la fin, avec une méthode pour diffuser le compte rendu le jour même. Pour organiser un moment de cohésion, « Team building » propose un déroulé de 90 minutes et une fiche pour mieux se comprendre.
Gérer recrutement et plannings
Pour un recruteur ou un membre du jury d'entretien, « Tableau de pipeline de recrutement » propose les actions à mener à chaque étape de la sélection et un tableau critères × candidats pour comparer selon les mêmes règles. Pour une personne qui construit les plannings dans une équipe en boutique ou en rotation, « Tableau de gestion des plannings » fait d'abord fixer les effectifs nécessaires par jour et par créneau, puis suivre cinq colonnes chaque mois : recueil des souhaits, création, ajustement, confirmation et archivage.
Introduire l'IA au bureau
Pour un lieu de travail sans règle interne sur l'IA générative, « Tableau des règles IA pour débutants » permet de réunir en une page ce qui est autorisé, les informations à ne jamais saisir, les vérifications à faire et à qui s'adresser en cas de doute. Pour qui veut organiser un moment de découverte de l'IA pour ses collègues, « Tableau de session découverte IA pour débutants » propose un déroulé en cinq temps pour une session de 30 minutes et prépare des réponses aux objections courantes.
Foire aux questions
Quelle différence entre les modèles pour les nouveaux venus et ceux pour les personnes qui accueillent ?
La différence tient au rôle de l'utilisateur. « Plan d'intégration 30-60-90 jours » est pensé pour le manager et le mentor qui accueillent, dès avant l'arrivée. Pour une personne qui vient d'arriver et veut s'organiser seule, « Carte des personnes au bureau » aide à savoir à qui demander quoi.
Par où commencer un document de passation de poste ?
Commencez par fixer l'objectif de la passation et ses conditions de réussite. Dans « Checklist de passation de poste », on décide ensuite l'ordre de priorité selon la fréquence et le degré de dépendance des tâches à une seule personne, et l'on rédige les procédures pour les tâches prioritaires en premier. Enfin, le successeur les exécute seul, et les questions rencontrées sont réintégrées dans les procédures avant de clore.
Par quoi commencer pour préparer un atelier de cohésion d'équipe ?
Commencez par écrire l'objectif de la rencontre en une phrase. Dans « Team building », on situe les idées selon deux axes, l'effort de préparation et l'effet sur les relations, pour n'en retenir qu'une ou deux. Réserver la salle et le matériel une fois l'objectif bien défini évite des allers-retours.
Peut-on voir les modèles d'entretien individuel ou de passation sans s'inscrire ?
Oui. Les tableaux d'entretien individuel et de passation peuvent eux aussi être consultés sans inscription sur la page publique, cadres, colonnes et tâches inclus, pour comparer avant de choisir. Pour les remplir vous-même, il faut une inscription gratuite afin de les copier depuis la marketplace.