गैलरी
सार्वजनिक टेम्पलेट
आधिकारिक और सामुदायिक प्रोजेक्ट टेम्पलेट, कॉपी के लिए तैयार
330 आइटम
जॉइनिंग से पहले की उलटी गिनती: ऑफ़र से पहले दिन तक की तैयारी एक बोर्ड पर
जॉइनिंग से पहले की उलटी गिनती टेम्पलेट उन लोगों के लिए है जिन्हें ऑफ़र मिल चुका है, और यह जॉइनिंग के काग़ज़ात, रोज़मर्रा की तैयारी तथा पहले दिन की चाल को एक बोर्ड पर रखता है. व्हाइटबोर्ड पर जॉइनिंग तक की योजना, बारह हफ़्ते पहले से एक दिन पहले तक की टाइमलाइन, काग़ज़ात की समय-सीमा और जमा करने की जगह की तालिका, कितनी जल्दी काम आएगा और सीखने में कितना समय लगेगा — इन दो अक्षों पर पढ़ाई बाँटने वाली प्राथमिकता मैट्रिक्स, और पहले दिन की सुबह का 5W1H चित्र है. टास्क बोर्ड में शुरू नहीं से पूरा तक चार कॉलम हैं, और काग़ज़ात, रोज़मर्रा, काम का सामान, पहले से पढ़ाई तथा पहले दिन की चाल — ये पाँच मुख्य टास्क अपने-अपने सब-टास्क के साथ रखे हैं. समय-सीमा वाले काम पहले निपटाने से कोई काग़ज़ छूटता नहीं और सुबह कुछ ढूँढ़ना नहीं पड़ता, पहले दिन क्या ले जाना है, कितने बजे पहुँचना है और कहाँ जाना है — सब तय रहता है.
फ़ोन कॉल ट्रेनिंग: उठाना, ट्रांसफ़र करना और कॉल करना, जब तक अकेले न संभाल लें
ऑफ़िस का फ़ोन बजते ही जम जाने वाले नए कर्मचारी के लिए फ़ोन शिष्टाचार और कॉल उठाने, ट्रांसफ़र करने तथा ख़ुद कॉल करने के वाक्य एक जगह देने वाला फ़ोन ट्रेनिंग टेम्पलेट. व्हाइटबोर्ड पर दफ़्तर के नियम (तीन घंटी के भीतर उठाना, होल्ड से पहले अनुमति और 30 सेकंड की सीमा), ट्रांसफ़र सूची, तीनों स्थितियों के वाक्य, पहली घंटी से मैसेज पर्ची सौंपने तक के पाँच चरण, अटकाने वाली कॉल के जवाब, और KPT (Keep, Problem, Try) समीक्षा रहती है. टास्क बोर्ड में शुरू नहीं से पक्का तक पाँच कॉलम हैं, और काम 5 मुख्य टास्क तथा 13 सब-टास्क में बँटा है, ग्रीटिंग याद करने से लेकर किसी क्लाइंट को एक असली कॉल करने तक. रोज़ सुबह पाँच मिनट बोलकर अभ्यास और हर कॉल के तुरंत बाद KPT लिखने से ट्रांसफ़र के समय अटकना कम होता है, और कुछ ही हफ़्तों में सीनियर के बिना भी आप अकेले फ़ोन संभाल लेते हैं.
ऑनलाइन बैठक के शिष्टाचार और संचालन: कैमरा, आवाज़ और नोट्स हर बार एक ही ढाँचे में
बैठक का संचालन या नोट्स लेना पहली बार सँभाल रहे नए साथियों के लिए ऑनलाइन मीटिंग शिष्टाचार और संचालन का टेम्पलेट, जिसमें कैमरा और आवाज़ की जाँच से लेकर मीटिंग नोट्स लिखने और साझा करने तक शामिल है. व्हाइटबोर्ड पर भाग लेने के नियम (कैमरा चालू या बंद, देरी, रिकॉर्डिंग), वीडियो-आवाज़-जगह की जाँच, शुरू होने से 5 मिनट पहले से खत्म होने के 30 मिनट बाद तक का क्रम, तीन तरह की बैठकों (साप्ताहिक, पहली क्लाइंट मीटिंग, बाहरी जानकारी सत्र) का तरीका, और KPT (Keep जारी रखें, Problem क्या अटका, Try अगली बार आज़माएँ) की तीन-कॉलम समीक्षा रखी है. टास्क बोर्ड निर्धारित → तैयारी → चल रही है → नोट्स साझा → सुधार, इन पाँच कॉलम में चलता है, और सेटअप, एजेंडा पहले भेजना, संचालन, उसी दिन नोट्स भेजना तथा हर महीने समीक्षा — ये 5 मुख्य टास्क और 13 उप-टास्क बिना शुरू हुए रखे हैं. एक बैठक एक ही कार्ड पर तैयारी से नोट्स साझा करने तक चलती है, इसलिए बाहरी मेहमानों के सामने भी अगला कदम साफ रहता है और नोट्स अगले दिन तक नहीं टलते.
पहले 90 दिन की शुरुआत डायरी: नया साथी अपने दम पर नतीजे देने तक
पहले 90 दिन की शुरुआत डायरी नए कर्मचारी के लिए 30-60-90 दिन की योजना वाला ऑनबोर्डिंग टेम्पलेट है, जिसे जॉइनिंग के दिन खोलकर 90वें दिन तक हर हफ़्ते अपडेट किया जाता है, जब तक काम अपने दम पर न होने लगे. व्हाइटबोर्ड पर 90 दिन बाद पास होने के पैमाने को आँकड़ों में लिखने की जगह, 30/60/90 दिन के लक्ष्य की 3x3 तालिका, माइंड मैप में अपने काम की सूची और हर शुक्रवार 15 मिनट का KPT रिव्यू (Keep/Problem/Try) मौजूद है. टास्क बोर्ड में सीखना है, सीख रहे हैं, अकेले आज़माना और अब कर लेते हैं — ये चार कॉलम हैं, तथा पूरा काम समझना, 30 दिन में काम सीखना, 60 दिन में खुद करना, 90 दिन में सुधार सुझाना और मैनेजर से तालमेल बिठाना — ये पाँच पैरेंट टास्क व 13 सब-टास्क बिना शुरू हुए रखे हैं. पास होने का पैमाना पहले ही आँकड़ों में तय होने से मैनेजर की उम्मीद से फ़र्क़ 90वें दिन नहीं, 30वें दिन की सेल्फ़ स्कोरिंग में ही दिख जाता है.
गलती संभालने की डायरी: पहले 30 मिनट और दोबारा न होने का इंतज़ाम
काम में बड़ी गलती कर बैठे पहले साल के कर्मचारी के लिए यह टेम्पलेट पहली कार्रवाई, बॉस को रिपोर्ट, 5 Whys से कारण की जाँच और दोबारा न होने का इंतज़ाम क्रम से करा देता है. व्हाइटबोर्ड पर गलती को कैसे लेना है, पता चलने के बाद 30 मिनट की 5 चरणों वाली पहली कार्रवाई, रिपोर्ट में ज़रूर आने वाली 5 बातें और बहाना न लगने वाला कहने का तरीका, क्यों को पाँच बार खोदने वाला 5 Whys विश्लेषण, तथा दोबारा न होने देने का रजिस्टर रखा है. कानबन में घटना से पूरा हुआ तक 5 कॉलम हैं, और पहली कार्रवाई, तथ्य तथा असर अलग करना, रिपोर्ट करना, कारण खोजना और दोबारा होने से रोकना — ये 5 मुख्य टास्क तथा 13 सब-टास्क बिना शुरू हुए तैयार मिलते हैं. रिपोर्ट के शब्द और अगला कदम पहले से तय होने पर गलती छिपाने के बजाय हाथ चलने लगते हैं, और वही गलती दोबारा न हो, इसका इंतज़ाम भी लिखित रह जाता है.
बैठक के मिनट्स और रिपोर्ट: बैठक के 30 मिनट के भीतर पढ़ा जाने वाला दस्तावेज़
मीटिंग मिनट्स कैसे लिखें और रिपोर्ट का फ़ॉर्मेट क्या हो, यह सीखने वाले नए कर्मचारी का बिज़नेस डॉक्युमेंट टेम्पलेट, जिसे नोट्स शुरू करने से पहले और भेजने से पहले मसौदा जाँचते समय खोला जाता है. व्हाइटबोर्ड पर 5W1H से रिपोर्ट का ढाँचा, मिनट्स तथा रिपोर्ट तथा दैनिक रिपोर्ट तथा घटना रिपोर्ट का अंतर दिखाती तालिका, बैठक के बाद के 30 मिनट का क्रम, भेजने से पहले की जाँच और लेखन नियम, तथा मिले सुझावों का संग्रह रखा है. टास्क बोर्ड में मसौदा से टेम्पलेट में तक पाँच कॉलम हैं, और नोट लेने से लेकर अपना टेम्पलेट सुधारने तक 5 मुख्य टास्क और 13 उप-टास्क बिना शुरू हुए रखे हैं. एक दस्तावेज़ को एक कार्ड की तरह आगे बढ़ाएँ और हर सुधार टेम्पलेट में लौटाएँ, तो रिपोर्ट में क्या लिखना है यह उलझन खत्म होती है और हर दस्तावेज़ पर आने वाली टिप्पणियाँ महीने दर महीने घटती हैं.
काम पर सीखने की डायरी: एक बार सीखें, दूसरी बार से अकेले करें
काम पर सीखने की डायरी उस पहले साल के कर्मचारी के लिए टेम्पलेट है जो वरिष्ठ साथी से काम सीखता है, और सिखाई गई बातों को अपनी लिखित प्रक्रिया में बदल देती है. व्हाइटबोर्ड पर तीन महीने का लक्ष्य और सिखाए जाने के दौरान के नियम, अब तक जो समझ नहीं आया उसका माइंड मैप, सवाल का तीन लाइन का ढाँचा और पूछने का सही समय, दिन का पुनरावलोकन YWT (जो किया, जो समझा, आगे जो करना है) के तीन कॉलम, तथा इस्तेमाल की बारंबारता बनाम गलती की चोट का मैट्रिक्स रखा है. टास्क बोर्ड में सीखना है, सीख लिया, अकेले किया, समझा सकते हैं — ये चार कॉलम हैं, और शंकाएँ लिखना, सवाल सुधारना, अपनी प्रक्रिया लिखना, अकेले करके देखना तथा नए साथी को समझाना — ये पाँच मुख्य टास्क और 14 उप-टास्क शुरू न हुई स्थिति में लगे हैं. एक ही बात तीसरी बार पूछने की चिंता खत्म होती है, और छह महीने में सीखा हुआ काम अकेले करके अगले नए साथी को समझाया जा सकता है.
व्यावसायिक भाषा लैब: अपनी तकिया-कलाम आदतों को NG से OK में बदलकर 30 दिन में सुधारें
व्यावसायिक भाषा लैब उन शुरुआती करियर वालों के लिए 30 दिन का टेम्पलेट है जिन्हें दफ़्तर में अपने तकिया-कलाम या बेढंगे शब्द-चयन पर टोका गया है और जो शिष्ट भाषा अपनाना चाहते हैं. व्हाइटबोर्ड पर लक्ष्य वाली बोली, माइंड मैप में तकिया-कलामों का लेखा-जोखा, कारण सहित NG→OK बदलाव तालिका, बारंबारता × असर की प्राथमिकता मैट्रिक्स और 30 दिन का PDCA चक्र सजा है. कानबन के चार कॉलम हैं, पकड़ी गई आदत, बदलाव बनाना, अभ्यास में और सुधर गई, जिनमें आदतें जुटाने से लेकर विदा करने तक पाँच मुख्य टास्क और तेरह सब-टास्क पहले से तैयार हैं. एक आदत एक कार्ड पर रहती है, इसलिए शिष्टाचार की किताब दोबारा पढ़ने के बजाय आप वही वाक्य सुधारते हैं जो सचमुच बोलते हैं, और शुक्रवार की गिनती बता देती है कि कौन-सी आदत कितनी घटी.
नौकरी करते हुए जॉब सर्च का टाइमटेबल: इंटरव्यू और ऊर्जा को मौजूदा नौकरी के साथ संभालें
नौकरी करते हुए नई नौकरी खोजने वालों के लिए साप्ताहिक शेड्यूल टेम्पलेट, जिसमें इंटरव्यू की तारीख़ तय करना, छुट्टी लेना और मौजूदा नौकरी से संपर्क अलग रखना एक ही जगह तय होता है. व्हाइटबोर्ड पर तलाश में लगने वाले समय और ऊर्जा की सीमा, दिन × सुबह-दोपहर-शाम का साप्ताहिक टाइमटेबल, तारीख़ का जवाब देने, छुट्टी लेने और संपर्क अलग रखने के तीन नियम पैनल, इंटरव्यू तय होने से उस दिन तक के पाँच चरण, और KPT (Keep, Problem, Try) में लिखी साप्ताहिक समीक्षा है. टास्क बोर्ड शॉर्टलिस्ट → तारीख़ तय हो रही → तय हुए → हो चुके → फिर से तय, इन पाँच कॉलम में चलता है और उपलब्ध समय आँकने से हफ़्ते को दोबारा बनाने तक 5 मुख्य टास्क तथा 13 सब-टास्क बिना शुरू हुए मिलते हैं. इंटरव्यू के समय-खंड पहले से तय होने पर आप किसी भी प्रस्तावित तारीख़ का जवाब उसी दिन दे पाते हैं और नींद घटाए या मौजूदा नौकरी की डेडलाइन गँवाए बिना महीनों तलाश जारी रख पाते हैं.
इंटरव्यू प्रश्नोत्तर अभ्यास: 20 जवाब तैयार करें और बोलकर निखारें
इंटरव्यू प्रश्नोत्तर अभ्यास एक इंटरव्यू तैयारी टेम्पलेट है, जिसमें आप नौकरी क्यों छोड़ रहे हैं और हमारी ही कंपनी क्यों जैसे 20 आम सवालों के जवाब लिखकर बोलकर निखारते हैं. व्हाइटबोर्ड पर वे तीन वाक्य हैं जो आप छोड़ना चाहते हैं, लिखें→बोलें→रिकॉर्ड करें→सुधारें का अभ्यास चक्र, 30 सेकंड और 1 मिनट वाले जवाब तथा आगे पूछे जाने पर क्या कहें — यह प्रश्नोत्तर तालिका, बोलने के नियम और अटकने पर क्या करें, तथा इंटरव्यू पर लौटकर देखने वाला YWT (क्या किया, क्या समझा, आगे क्या करना है). टास्क बोर्ड सिर्फ़ सवाल→जवाब का मसौदा→बोलकर अभ्यास जारी→इंटरव्यू में इस्तेमाल→काम कर गया इन पाँच कॉलम का है, और सवाल जुटाना, जवाब लिखना, बोलकर रिकॉर्ड करना, अपने सवाल तैयार करना तथा इंटरव्यू के बाद सुधारना — ये 5 मुख्य टास्क और 13 सब-टास्क बिना शुरू हुए रखे हैं. हर इंटरव्यू से पहले जवाब दोबारा गढ़ने की ज़रूरत नहीं रहती और हर चक्र में एक अटकाव हटता है, जिससे 2 से 4 हफ़्तों में आपके जवाब पक्के हो जाते हैं.
पहली सैलरी की मनी प्लानिंग: टेक-होम का उपयोग पहले तय करें और स्वचालित कर दें
पहली सैलरी की मनी प्लानिंग नौकरी शुरू करने वालों के लिए बजट टेम्पलेट है, जिससे पहली सैलरी आने से पहले ही टेक-होम का बँटवारा (पहले बचत, फिक्स्ड खर्च, एजुकेशन लोन) तय और स्वचालित हो जाता है. व्हाइटबोर्ड पर एक साल बाद का लक्ष्य बैलेंस और पैसे बचाने का क्रम, सैलरी वाले दिन की स्वचालित प्रक्रिया, प्रतिशत और रकम वाली बँटवारा तालिका, तथा हर तिमाही की KPT (Keep, Problem, Try) समीक्षा रखी गई है. टास्क बोर्ड में तय करना, प्रक्रिया में, चालू और मासिक जाँच नाम के चार कॉलम हैं, और शुरुआत में पाँच मुख्य टास्क अपने सब-टास्क के साथ बिना शुरू हुए रखे हैं, टेक-होम पक्का करने और बचत को स्वचालित करने से लेकर फिक्स्ड खर्च बाँधने, लोन चुकाने की योजना बनाने और हर तिमाही समीक्षा करने तक. पैसे के लिए जगह तय होने से पहले ही बँटवारा और ऑटो ट्रांसफ़र सेट हो जाते हैं, इसलिए हर महीने कुछ न बचने की शिकायत नहीं रहती और पहले साल के अंत में भी हाथ में पैसा बचा रहता है.
पहला परफ़ॉर्मेंस रिव्यू: छमाही भर लक्ष्य तय करना और स्व-मूल्यांकन तैयार करना
नौकरी के पहले-दूसरे साल में पहला परफ़ॉर्मेंस रिव्यू (मूल्यांकन बैठक) देने वालों के लिए यह टेम्पलेट छमाही की शुरुआत से लक्ष्य निर्धारण, उपलब्धि रिकॉर्ड और स्व-मूल्यांकन की तैयारी कराता है. व्हाइटबोर्ड पर पहले GROW (लक्ष्य, अभी की स्थिति, विकल्प, पहला कदम) से छमाही के लक्ष्य बनते हैं, फिर हर माह एक पंक्ति जोड़ने वाला रिकॉर्ड, असर × अपने योगदान से रिव्यू में बताने लायक तीन उपलब्धियाँ चुनने वाला मैट्रिक्स, रिव्यू वाले दिन की क्रम-सूची, और सबसे नीचे मूल्यांकन की तारीख़ें, बचने वाली बातें और हमेशा पूछे जाने वाले सवाल रखे हैं. टास्क बोर्ड लक्ष्य बनाया से रिव्यू में बताया तक चार कॉलम का है और लक्ष्य तय करने से लेकर अगली छमाही के लक्ष्य तक पाँच मुख्य टास्क बिना शुरू हुए रखे हैं; मूल्यांकन का चक्र (छमाही या सालाना) अपनी टीम के हिसाब से बदल लें. रिव्यू से एक रात पहले उपलब्धियाँ याद करने की जगह हर बात के साथ आँकड़ा और सबूत लेकर बैठा जा सकता है.