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सार्वजनिक टेम्पलेट
आधिकारिक और सामुदायिक प्रोजेक्ट टेम्पलेट, कॉपी के लिए तैयार
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3C विश्लेषण शुरुआती बोर्ड: ग्राहक, प्रतिस्पर्धी और अपनी कंपनी की तीन नज़रों से KSF ढूँढ़ें
3C विश्लेषण की विधि पहली बार सीख रहे लोगों के लिए शुरुआती टेम्पलेट, जिसमें ग्राहक, प्रतिस्पर्धी और अपनी कंपनी की तीन नज़रों से जानकारी सजाकर एक KSF यानी सफलता की कुंजी तय की जाती है। व्हाइटबोर्ड के बाएँ पन्ने पर विश्लेषण का मक़सद और दायरा, Customer, Competitor और Company के तीन खाने, SWOT विश्लेषण के चार कॉलम (ताक़त, कमज़ोरी, अवसर, ख़तरा) तथा KSF और जीत की राह का खाना है, और दाएँ पन्ने पर 3C विश्लेषण के चार चरण, तीनों C में जाँचने लायक बातों की तालिका (3 पंक्ति और 3 कॉलम) तथा आम ग़लतियों के तीन खाने हैं। टास्क बोर्ड में जाँचने की सूची से तय हो गया तक पाँच कॉलम हैं, जिनमें 4 मुख्य टास्क और 12 सब-टास्क शुरू नहीं हुए के रूप में रखे हैं। 3C विश्लेषण का मतलब है Customer यानी बाज़ार और ग्राहक, Competitor यानी प्रतिस्पर्धी और Company यानी अपनी कंपनी, इन तीनों को जाँचकर वह शर्त ढूँढ़ना जिस पर आप जीत सकें। उलझन हो तो जुटाए गए तथ्यों को SWOT के चार खानों में बाँटिए और जहाँ ताक़त (S) और अवसर (O) मिलते हैं तथा प्रतिस्पर्धी ने अब तक उसे पूरा नहीं किया, वहीं से एक KSF चुन लीजिए।
टास्क मैनेजमेंट: शुरुआती के लिए पहले हफ़्ते में लिखें, प्राथमिकता दें, आज के 3 काम चुनें
नौकरी या पढ़ाई करने वाले जो टास्क मैनेजमेंट की आदत बनाना चाहते हैं, वे शुरुआती के लिए बने इस टेम्पलेट से पहले हफ़्ते में सारे काम लिखना, प्राथमिकता तय करना और आज के 3 काम चुनना सीखते हैं। व्हाइटबोर्ड दो पन्नों का है, बाएँ पन्ने पर इस हफ़्ते के सारे काम लिखने का बड़ा खाना, ज़रूरी और तात्कालिक की चार खानों वाली मैट्रिक्स, आज के 3 काम तथा इस हफ़्ते के काम और इंतज़ार वाले तीन खाने, और सुबह 5 मिनट व शाम 5 मिनट के चार कदम हैं, दाएँ पन्ने पर सोमवार से शुक्रवार का 5 पंक्ति 3 कॉलम वाला रिकॉर्ड, शुक्रवार 10 मिनट की KPT समीक्षा के तीन कॉलम, दो अड़चनें और आदत बनाए रखने का एक खाना है। टास्क बोर्ड में लिख लिया से पूरा हुआ तक पाँच कॉलम हैं, तथा 4 मुख्य टास्क और उनके 12 सब-टास्क बिना शुरू हुए 'लिख लिया' कॉलम में रखे हैं। काम की सूची बनाकर भी वह घटती क्यों नहीं? क्योंकि एक काम बहुत बड़ा होता है, इसलिए हर काम को 15 मिनट के पहले कदम तक तोड़िए और दिन में तीन से ज़्यादा मत लीजिए। यह दफ़्तर, पढ़ाई और घर के कामों, तीनों पर चलता है।
शुरुआती के लिए STP विश्लेषण: सेगमेंटेशन, टारगेटिंग और पोज़िशनिंग के 3 चरणों से बाज़ार चुनें
छोटे प्रोडक्ट या सेवा को बेचने का तरीका पहली बार सोच रहे लोग इस शुरुआती STP विश्लेषण टेम्पलेट से सेगमेंटेशन, टारगेटिंग और पोज़िशनिंग के तीन चरणों में अपना बाज़ार तय करते हैं। व्हाइटबोर्ड पर प्रोडक्ट और अभी की बिक्री लिखने का खाना, STP के 3 चरणों का चित्र, 3 आधार × 3 सेगमेंट की तालिका, बाज़ार की कशिश × अपनी ताक़त का चतुर्थांश, ग्राहक को समझने वाला 6 खानों का एम्पैथी मैप (सोच, जो सुनता है, जो पाना है, कहना और करना, तकलीफ़, जो दिखता है), दाम × ख़ासियत का पोज़िशनिंग मैप और S, T, P को समेटने वाले तीन खाने रखे हैं। टास्क बोर्ड में जानकारी जुटाने से सारांश तक पाँच कॉलम हैं, तथा 4 मुख्य टास्क और 12 सब-टास्क बिना शुरू हुए रखे हैं। STP विश्लेषण करना न आता हो तब भी, ऊपर से नीचे भरते जाइए तो S, T और P एक ही लकीर में जुड़ जाते हैं।
शुरुआती के लिए SMART लक्ष्य निर्धारण: 5 शर्तों से लक्ष्य तय करें और इस हफ़्ते तक उतारें
अंग्रेज़ी बोलनी है जैसे धुँधले लक्ष्य ही लिख पाने वाले लोग SMART की 5 शर्तों से लक्ष्य तय करने और इस हफ़्ते के काम तक उतरने के लिए शुरुआती का यह लक्ष्य निर्धारण टेम्पलेट इस्तेमाल करते हैं। व्हाइटबोर्ड पर एक लक्ष्य चुनने के लिए Will/Can/Must के तीन कॉलम, SMART की 5 शर्तों वाला रेडियल चित्र, 1 साल से इस हफ़्ते तक की चार चरणों वाली उल्टी गिनती, दोबारा लिखे लक्ष्य का फ़्रेम, ख़राब और अच्छे उदाहरण की तुलना तालिका, तथा आदत टिकाने के तीन फ़्रेम रखे हैं। टास्क बोर्ड में लिख लें, SMART से सुधारें, इस हफ़्ते के काम और समीक्षा — ये चार कॉलम हैं, और लक्ष्य लिखने से लेकर महीने के अंत की नाप तक 4 मुख्य टास्क तथा 12 सब-टास्क शुरू नहीं हुए के रूप में रखे हैं। अगर लक्ष्य बनाने का तरीक़ा समझ नहीं आता, तो ठोस (Specific), मापने योग्य (Measurable), हासिल होने लायक़ (Achievable), मक़सद से जुड़ा (Relevant) और समय-सीमा वाला (Time-bound) — इन पाँचों को क्रम से भर दीजिए, फिर आपका लक्ष्य दूसरा पढ़े तो भी वही अर्थ निकलेगा। कंपनी के लक्ष्य चलाने वाले OKR बोर्ड से अलग, यह टेम्पलेट अपने निजी लक्ष्य बनाने के लिए है।
शुरुआती के लिए सेल्स मैनेजमेंट: रोज़ की गतिविधि और डील की प्रगति दर्ज करने वाला बोर्ड
सेल्स में नए लोग इस शुरुआती के लिए बने सेल्स मैनेजमेंट टेम्पलेट से हर दिन की गतिविधि की गिनती और हर डील की प्रगति दर्ज करते हैं और अगले हफ़्ते की चाल तय करते हैं। व्हाइटबोर्ड पर महीने के लक्ष्य से गतिविधि की गिनती निकालने वाला फ्रेम, 5 पंक्ति (कॉल, मीटिंग, प्रस्ताव, कोटेशन, डील बंद) × 5 स्तंभ (हफ़्ता 1 से 4 और महीने का लक्ष्य) वाला गतिविधि ट्रैकर, 3 फ्रेम की डील सूची (संभावित, प्रस्ताव भेजा, क्लोज़िंग), डील बंद होने तक के 5 चरण, 4 खानों का स्टेकहोल्डर मैप, YWT साप्ताहिक समीक्षा और अड़चन, नियम व सुझाव के 3 फ्रेम हैं। टास्क बोर्ड में 5 स्तंभ (इस हफ़्ते की योजना, कॉल या विज़िट किया, जवाब का इंतज़ार, प्रस्ताव या कोटेशन, पूरा हुआ) तथा 4 मुख्य और 12 उप-कार्य बिना शुरू हुए रखे हैं। सेल्स मैनेजमेंट करना न आता हो तब भी गतिविधि गिनकर और डील बाँटकर पहले ही दिन से काम शुरू हो जाता है। स्टेकहोल्डर मैप असर और दिलचस्पी के 2 पैमानों पर लोगों को 4 खानों में बाँटने का ढाँचा है। YWT यानी क्या किया (Y), क्या समझ आया (W), आगे क्या करना है (T), इन तीन से समीक्षा। बोर्ड के उदाहरणों की रकम रुपये में लिखी है।
शुरुआती के लिए प्रोजेक्ट मैनेजमेंट: उद्देश्य, दायरा, समय, टीम और जोखिम एक पन्ने की योजना में
पहली बार किसी छोटे प्रोजेक्ट की ज़िम्मेदारी संभालने वाले लोग इस शुरुआती प्रोजेक्ट मैनेजमेंट टेम्पलेट से उद्देश्य, दायरा, समय-सारणी, टीम और जोखिम को एक ही पन्ने की योजना में उतार लेते हैं. व्हाइटबोर्ड के दो पन्ने हैं. बाएँ पन्ने पर प्रोजेक्ट चार्टर, शुरुआत से समापन तक के पाँच चरण, प्रभाव और रुचि वाला स्टेकहोल्डर मैप, तथा दायरा, टीम और जोखिम के तीन फ़्रेम हैं. दाएँ पन्ने पर चार पंक्ति और चार कॉलम वाली माइलस्टोन तालिका, संभावना और असर से जोखिम छाँटने वाला मैट्रिक्स, तथा साप्ताहिक जाँच, देरी और समापन के तीन फ़्रेम हैं. टास्क बोर्ड में योजना बनाना से पूरा हुआ तक पाँच कॉलम हैं, और चार्टर से समापन के रिकॉर्ड तक 4 मुख्य टास्क तथा 12 सब-टास्क शुरू नहीं हुए के रूप में रखे हैं. प्रोजेक्ट प्लान बनाने का क्रम पता न हो तो PMBOK गाइड के पाँच प्रोसेस ग्रुप का वही क्रम अपनाइए, जो इस बोर्ड का प्रवाह भी है. यह कुछ हफ़्तों से कुछ महीनों में पूरे होने वाले छोटे प्रोजेक्ट के लिए है, जैसे दफ़्तर का आयोजन या नई सेवा का ट्रायल.
शुरुआती के लिए PDCA: सुधार चक्र बोर्ड | प्लान, डू, चेक और एक्ट का एक पूरा चक्र
PDCA साइकिल पहली बार सीख रहे लोग काम या पढ़ाई का कोई एक विषय चुनकर, प्लान, डू, चेक और एक्ट का एक पूरा चक्र दो हफ़्ते में पूरा करने के लिए यह शुरुआती टेम्पलेट इस्तेमाल करते हैं। व्हाइटबोर्ड के बाएँ पन्ने पर विषय और लक्ष्य का फ़्रेम, PDCA के चार चरण, Check के नतीजे बाँटने वाला चार-खाना मैट्रिक्स, और जो काम नहीं चला उसे जड़ तक खोदने वाला छह चरणों का 5 Whys है; दाएँ पन्ने पर दो हफ़्ते की पाँच चरणों वाली योजना, पहले से तीसरे चक्र तक का सुधार-इतिहास, और शुरुआती लोगों की तीन आम चूकें हैं। टास्क बोर्ड में योजना, अमल, जाँच, सुधार और चक्र पूरा, ये पाँच कॉलम हैं, तथा विषय तय करने से Act तक 4 मुख्य टास्क और 12 सब-टास्क बिना शुरू किए पहले से रखे गए हैं। अगर PDCA चलाने का तरीक़ा समझ नहीं आता, या बीच में रुक जाते हैं, तो सिर्फ़ एक विषय लीजिए और दिए गए उदाहरण देखकर पहला चक्र पूरा कीजिए। दूसरे चक्र से इतिहास तालिका में रिकॉर्ड जमा होता जाएगा, जिससे बाद में दिखेगा कि किस क़दम ने असर किया।
शुरुआती के लिए मंडलार्ट: 1 लक्ष्य को 8 विषय और 64 कामों में फैलाने वाली लक्ष्य शीट
पहली बार मंडलार्ट लिखने वाले छात्र और नौकरीपेशा लोग इस शुरुआती टेम्पलेट से लक्ष्य शीट भरने का तरीक़ा सीखते हैं और 1 मुख्य लक्ष्य को 8 विषयों तथा 64 कामों में फैलाते हैं. व्हाइटबोर्ड दो पन्नों का है; बाईं ओर मुख्य लक्ष्य चुनने के लिए Will, Can और Must के तीन कॉलम, 3×3 का केंद्र (बीच में लक्ष्य, चारों ओर 8 विषय), लिखने के क्रम के 4 चरण और इस हफ़्ते के 3 काम का ख़ाना है, तथा दाईं ओर 8 विषय × 8 काम की 64 ख़ानों वाली तालिका और हफ़्ते के अंत की समीक्षा के लिए YWT के तीन कॉलम हैं. टास्क बोर्ड में लिखना बाकी, इस हफ़्ते, चल रहा है और समीक्षा — ये 4 कॉलम हैं, तथा लक्ष्य तय करना, 8 विषयों में बाँटना, 64 कामों में फैलाना और हर हफ़्ते दोहराना — इन 4 मुख्य टास्क में 3-3 सब-टास्क, यानी कुल 16 टास्क शुरू नहीं हुए के रूप में हैं. 81 ख़ाने देखकर हाथ रुक जाता हो, तो यह बोर्ड 3×3 के केंद्र और 64 की तालिका दो पन्नों में बाँटता है, इसलिए केंद्र, 8 विषय, फिर हर विषय के 8 काम के क्रम से चलने पर पन्ना ख़ाली नहीं रहता. यह उसी लक्ष्य शीट जैसी रचना है जिसे एक मशहूर बेसबॉल खिलाड़ी ने स्कूल के दिनों में लिखा था.
KJ विधि शुरुआती गाइड: पर्चियाँ लिखें, मिलती-जुलती जोड़ें, शीर्षक दें और चित्र बनाएँ
सर्वे के खुले जवाब या मीटिंग में निकली बातें समेटने वाले शुरुआती लोग, KJ विधि की इस टेम्पलेट से क्रम का पालन करते हुए पर्ची से शीर्षक और चित्र तक पहुँच सकते हैं। व्हाइटबोर्ड दो पन्नों में बँटा है; बाईं ओर पर्ची लिखने के नियम, एक घटना को एक पर्ची बनाने वाला 5W1H का गोल चित्र और शीर्षक लगे चार द्वीप हैं, तथा दाईं ओर KJ विधि के चार चरण, तीन पंक्ति तीन कॉलम का भरा हुआ उदाहरण, द्वीपों को तीर से जोड़ने वाला चित्र और अक्सर होने वाली गलतियों के तीन फ़्रेम रखे हैं। टास्क बोर्ड में लिखी पर्चियों से लेकर पूरा हुआ तक पाँच कॉलम हैं, और विषय तय करने से लेकर लेख लिखने तक 4 मुख्य टास्क तथा 12 सब-टास्क बिना शुरू हुए रखे हैं। अगर अब तक पर्ची चिपकाकर काम रुक जाता था, तो एक पर्ची एक तथ्य का नियम और शीर्षक के उदाहरण देखकर सारी बातें एक चित्र और छोटे लेख में समेटी जा सकती हैं। जिरो कावाकिता का बताया क्रम बोर्ड पर वैसे ही रखा है, इसलिए यह ट्रेनिंग और ग्रुप वर्क में भी सीधे काम आता है।
शुरुआती के लिए योजना प्रस्ताव लेखन बोर्ड: 5W1H से ढाँचा और 6 तत्वों से मंज़ूरी
पहली बार दफ़्तर में प्रस्ताव देने वाले नए कर्मचारी, प्रस्ताव लिखने का तरीक़ा 5W1H से सीखकर उसे 6 तत्वों में ढालने और मंज़ूरी दिलाने के लिए यह शुरुआती टेम्पलेट इस्तेमाल करते हैं। व्हाइटबोर्ड दो पन्नों का है: बाएँ पन्ने पर विचारों का फ़्रेम, छह दिशाओं वाला 5W1H, फ़ायदे-नुक़सान की दो-कॉलम तुलना और प्रस्ताव लिखने के 6 क़दम; दाएँ पन्ने पर एक वाक्य का सार, 6 तत्वों की तालिका और तीन फ़्रेम — मंज़ूरी देने वाले की नज़र, ठुकराए जाने का ढर्रा और मंज़ूरी के बाद का पहला क़दम। टास्क बोर्ड में विचार, ढाँचा, लेखन, समीक्षा और जमा किया, ये पाँच कॉलम हैं, तथा 4 मुख्य टास्क और हर एक के 3 सब-टास्क, कुल 16 टास्क शुरू नहीं हुए के रूप में रखे हैं। अगर प्रस्ताव लिखने का तरीक़ा समझ न आए और पहली ही पंक्ति पर हाथ रुक जाए, तो 5W1H के छह सवालों के जवाब लिखिए और उन्हें 6 तत्वों की तालिका में उतार दीजिए। यह ग्राहकों को दिए जाने वाले प्रस्ताव के लिए नहीं, दफ़्तर के भीतर मंज़ूरी दिलाने वाले प्रस्ताव के लिए है। जो प्रस्ताव अपने नुक़सान ख़ुद लिख देता है, उस पर पूर्व-पठन में कम आपत्तियाँ आती हैं और मंज़ूरी जल्दी मिलती है।
शुरुआती के लिए घरेलू बजट: महीने की आय, तय खर्च और बदलते खर्च लिखकर महीने के अंत में हिसाब बंद करें
शुरुआती के लिए बना घरेलू बजट टेम्पलेट, जिसे अकेले रहने वाले, नई नौकरी वाले और नए परिवार महीने की शुरुआत में खोलकर मद के हिसाब से खर्च लिखते हैं और महीने के अंत में हिसाब बंद करते हैं। व्हाइटबोर्ड दो पन्नों का है: बाईं ओर इस महीने की आय और बचत का लक्ष्य, पाँच मद गुणा चार हफ्ते वाली लेखा तालिका के साथ महीने का जोड़, और तीन चरणों वाला गैप विश्लेषण है; दाईं ओर तय खर्च, बदलते खर्च और खास खर्च को अलग करने वाले तीन फ्रेम, महीना बंद करने के पाँच चरण, तथा आदत बनाए रखने के तरीके और आम अड़चनों वाले तीन फ्रेम हैं। टास्क बोर्ड में चार कॉलम हैं — इस महीने के काम, लिख रहे हैं, बंद कर रहे हैं और पूरा। और तैयारी से लेकर अगले महीने का एक सुधार चुनने तक चार मुख्य टास्क तथा बारह सब-टास्क शुरू नहीं हुए रखे हैं। अगर घरेलू बजट लिखने का तरीका समझ न आए तो हफ्ते में पाँच मिनट और महीने के अंत में पंद्रह मिनट की चाल पकड़ें, और रकम को पूरे अंक में गोल कर लें।
गैंट चार्ट शुरुआती गाइड: काम की सूची बनाकर शुरू, अंत और ज़िम्मेदार तय करें
गैंट चार्ट बनाना पहली बार सीख रहे लोग इस शुरुआती टेम्पलेट से छोटे प्रोजेक्ट के काम की सूची बनाकर शुरू की तारीख़, अंत की तारीख़ और ज़िम्मेदार को पट्टी के रूप में खींचते हैं। व्हाइटबोर्ड के बाएँ पन्ने पर काम को तैयारी, बनाना और प्रचार में बाँटने वाले WBS के 3 खाने, तालिका में कौन सा काम जाएगा यह छाँटने वाले MoSCoW के 4 कॉलम और 5 काम × 6 हफ़्ते का गैंट चार्ट हैं, तथा दाएँ पन्ने पर मक़सद और समय-सीमा, बनाने के 5 चरण, दो आम ग़लतियाँ और एक टिप वाले 3 खाने, हर हफ़्ते अपडेट का नियम और KPT के 3 कॉलम हैं। टास्क बोर्ड में काम की सूची, तारीख़ तय करें, चल रहा है, जाँच में और पूरा हुआ, ये पाँच कॉलम हैं, तथा मक़सद तय करने से हर हफ़्ते के अपडेट तक 4 मुख्य टास्क और 12 सब-टास्क शुरू नहीं हुए के रूप में रखे हैं। गैंट चार्ट वह तालिका है जिसमें काम खड़े में और तारीख़ें आड़े में रखी जाती हैं, और हर काम की अवधि पट्टी से दिखाई जाती है। सारे काम तालिका में डाल देने से लकीरें ही लकीरें हो जाती हैं, इसलिए पहले MoSCoW से काम छाँट लें।