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Modelos de Projetos e Desenvolvimento
Do planeamento à retrospetiva, use diretamente os quadros e a estrutura de tarefas de que a sua equipa de desenvolvimento precisa. O quadro branco e o kanban vêm juntos, prontos a usar na própria reunião.
Há modelos de iniciação para quem lidera um projeto pela primeira vez e modelos do dia a dia, como a gestão de sprints e o seguimento de bugs, para equipas já em ritmo. Escolha consoante a fase em que está: planear, acompanhar o andamento ou fazer a retrospetiva.
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Fluxo de Encomenda a Fatura para Iniciantes: pedido, envio e fatura com exemplos
Quem vai desenhar pela primeira vez o fluxo de encomenda a fatura usa este modelo para iniciantes, já com exemplos preenchidos. O quadro tem as 5 fases de encomenda, stock, envio, fatura e pagamento, a matriz de raias com Vendas, Armazém e Contas x 5 passos, 3 molduras de exceção (cancelamento, devolução, atraso), a tabela de entrega de 5 documentos e a moldura de verificação com dicas de adaptação. O quadro de tarefas tem 5 colunas e 4 tarefas principais - perceber o fluxo, preencher as raias, organizar exceções, e rever e partilhar - com 3 subtarefas cada, num total de 16 tarefas por iniciar. Não comece do zero, troque os nomes de setores, passos e documentos dos exemplos pelos da sua empresa. Os valores estão em euros sem IVA, prontos a substituir pelos valores reais. É indicado para quem começa a tratar encomendas, para transição de funções e para equipas que querem mostrar num só quadro quem entrega cada documento.
Quadro Kanban para Iniciantes: 3 colunas e limite de WIP reduzem tarefas a meio, revisão semanal
Quem monta o primeiro quadro Kanban usa este modelo para iniciantes: colunas To Do, Doing e Done com limite de WIP de 3 cartões, para reduzir tarefas a meio e ganhar fluxo semanal. No quadro branco: os 3 quadros To Do, Doing e Done, o quadro do limite de WIP e da linha de Done, os 5 passos para mover um cartão, os 3 quadros de saída para um cartão parado, a tabela semanal (3×3) e a nota de revisão da semana. O quadro de tarefas repete as colunas To Do, Doing (até 3) e Done, com 4 tarefas principais - criar as colunas, definir o WIP, rodar 1 semana e desbloquear 1x/semana - e 12 subtarefas, todas por iniciar. Sem saber montar um quadro Kanban, colunas extra só acumulam cartões sem nada terminar; seguindo este quadro do início ao fim já sabe como definir colunas, o limite do Doing e o que fazer com um cartão parado. Ao contrário de um quadro básico de tarefas pessoais ou de sprints de 2 semanas, este modelo foca-se apenas no fluxo e no bloqueio.
Gráfico de Gantt para iniciantes: verificação semanal deteta atrasos e recupera em 3 passos
Este modelo para iniciantes ajuda quem para de atualizar o gráfico de Gantt a recuperar o ritmo com uma verificação semanal que deteta atrasos. No quadro branco há uma grelha de Gantt de 8 linhas por 5 semanas com 4 tarefas em linhas de previsto e realizado, 3 quadros que comparam as formas de recuperar um atraso (adiar, paralelizar, reduzir o âmbito), uma linha do tempo com 5 marcos, o fluxo dos 5 passos da verificação semanal e uma nota de progresso para registar o atraso e a ação da semana. O quadro de tarefas tem 4 colunas, do previsto desta semana até concluído, com 4 tarefas principais - criar a base, verificar semanalmente, escolher a ação e manter a atualização - cada uma com 3 subtarefas na coluna previsto desta semana. Comece por traçar a linha prevista, trace a realizada todas as semanas no mesmo dia e recupere só as tarefas com mais de uma semana de atraso com uma das 3 ações. Serve para planos de estudo ou projetos de equipas pequenas que avançam semana a semana.
Quadro de migração do Gantt do Excel para iniciantes | copie tarefas e datas sem parar de atualizar
Quem vê o Gantt do Excel a desfazer-se a cada atualização e acha a partilha e as versões complicadas usa este modelo para iniciantes, copiando tarefa, responsável, datas e progresso para o quadro. O quadro branco reúne os 5 passos da migração, 3 molduras que ligam cada coluna do Excel ao lugar no quadro, 3 molduras que comparam o problema do Excel com a solução no quadro, um exemplo da tabela copiada (4 linhas por 4 colunas) e uma moldura para as regras de atualização. O quadro de tarefas tem quatro colunas, da preparação à operação, com 4 tarefas principais e 3 subtarefas cada (16 no total), todas por começar na primeira coluna, preparação. É indicado para quem quer deixar as folhas de cálculo e passar a um quadro partilhado.
Fluxograma de Processos para iniciantes: raias por responsável para ver entregas e decisões
Quem desenha o primeiro fluxograma de processos usa este modelo para iniciantes e organiza o trabalho numa tabela de raias por responsável, revelando entregas e pontos de decisão. O quadro branco tem uma tabela de raias com 4 responsáveis e 5 etapas (exemplo - reembolso de despesas), 4 quadros com o significado dos símbolos, 5 etapas para desenhar o fluxograma, 3 quadros com problemas comuns de entrega e um quadro para ideias de melhoria. O quadro de tarefas tem 5 colunas e começa com 4 tarefas principais e 12 subtarefas, 16 no total, todas na primeira coluna antes da entrevista, desde definir o âmbito até confirmar e distribuir. Pode substituir o exemplo do reembolso de despesas pelo seu próprio processo, por isso quem não domina os símbolos do fluxograma consegue desenhar o primeiro.
Gestão de tarefas para iniciantes: a primeira semana a listar, priorizar e escolher 3 por dia
Quem trabalha ou estuda e quer organizar-se usa este modelo de gestão de tarefas para iniciantes e, na primeira semana, aprende a listar tudo, a priorizar e a ficar só com 3 tarefas por dia. O quadro branco ocupa duas páginas: à esquerda, um quadro para listar as tarefas da semana, a matriz de importância e urgência com quatro quadrantes, três quadros com os 3 de hoje, o que fica para esta semana e o que está à espera, e os quatro passos do dia (5 minutos de manhã e 5 ao fim da tarde); à direita, o registo de segunda a sexta com 5 linhas e 3 colunas, o KPT de sexta em 10 minutos com três colunas e ainda dois tropeços e um quadro de dicas. O quadro de tarefas tem cinco colunas, de listadas a concluídas, e traz 4 tarefas principais com 12 subtarefas por iniciar. Como listar e priorizar tarefas sem desistir? Parta cada item até ao primeiro passo de 15 minutos e nunca passe de 3 por dia. Serve para o trabalho, para os estudos e para as tarefas de casa.
Gestão de projetos para iniciantes: plano com objetivo, âmbito, prazos, equipa e riscos
Quem lidera um pequeno projeto pela primeira vez usa este modelo de gestão de projetos para iniciantes para juntar numa só página o objetivo, o âmbito, os prazos, a equipa e os riscos. O quadro branco tem duas páginas. À esquerda ficam a carta do projeto, as cinco fases do arranque ao encerramento, o mapa de partes interessadas por influência e interesse e três molduras com âmbito, equipa e riscos. À direita ficam a tabela de marcos com quatro linhas e quatro colunas, a matriz que ordena os riscos por probabilidade e impacto e três molduras com o ponto semanal, os atrasos e o encerramento. O quadro de tarefas tem cinco colunas, de a planear a concluído, e traz 4 tarefas principais e 12 subtarefas por iniciar, da carta ao registo do encerramento. Se não sabe por onde começar um plano de projeto, siga a ordem dos cinco grupos de processos do guia PMBOK, que é a mesma do quadro. Pensado para projetos pequenos de algumas semanas a alguns meses, como um evento interno ou um piloto.
Gráfico de Gantt para iniciantes: levantar tarefas e traçar início, fim e responsável
Quem aprende pela primeira vez a fazer um gráfico de Gantt usa este modelo para iniciantes para levantar as tarefas de um projeto pequeno e traçar início, fim e responsável em barras. No quadro branco, a página esquerda tem três molduras de WBS (preparação, produção e divulgação), quatro colunas MoSCoW que filtram o que entra na tabela e um cronograma de Gantt de 5 tarefas por 6 semanas; a página direita tem o objetivo e o prazo, os 5 passos, três molduras com dois erros comuns e uma dica, as regras semanais e as três colunas do KPT. O quadro de tarefas tem cinco colunas - levantamento, a agendar, em curso, em revisão e concluído - com 4 tarefas principais e 12 subtarefas por iniciar, do objetivo até à atualização semanal. Um gráfico de Gantt põe as tarefas na vertical e o calendário na horizontal e mostra cada período de trabalho como uma barra. Filtre com o MoSCoW antes de traçar, para o gráfico não ficar cheio de linhas.
5 Porquês para iniciantes: perguntar porquê cinco vezes até à causa raiz e travar a repetição
Este modelo dos 5 Porquês para iniciantes é para quem trata pela primeira vez da prevenção de falhas e quer seguir o método passo a passo até chegar à causa raiz e à ação que a trava. O quadro branco tem duas páginas: à esquerda, um quadro para escrever os factos, os quatro passos da sessão, um diagrama de espinha de peixe com pessoas, método, máquina e materiais, e a cadeia de seis degraus do problema até ao quinto porquê; à direita, os porquês bons e os maus, a causa raiz com a sua ação, e um plano de execução de quatro linhas por quatro colunas. O quadro de tarefas tem cinco colunas, problema ocorrido, a perguntar porquê, ação decidida, em execução e efeito verificado, e começa com 4 tarefas principais e 12 subtarefas, todas por iniciar. Quem começa costuma parar na falta de atenção de alguém, por isso o quadro espalha primeiro as causas por quatro ângulos e usa-as como pistas. O exemplo da sala com reserva dupla preenche os seis degraus e uma revisão leva cerca de 30 minutos.
Desenvolvimento ágil para iniciantes: papéis, eventos e artefactos do Scrum no primeiro sprint
Quem aprende desenvolvimento ágil ou entra pela primeira vez numa equipa Scrum usa este modelo para iniciantes para perceber os 3 papéis, os 5 eventos e os 3 artefactos e correr o primeiro sprint. No quadro branco estão a ideia do ágil, o fluxo do sprint de 2 semanas em 5 passos, três molduras com os 3 papéis, três molduras com os 3 artefactos, uma tabela rápida dos 5 eventos, quatro colunas MoSCoW para escolher o que entra desta vez e uma retrospetiva KPT. O quadro de tarefas tem cinco colunas, Product Backlog, Sprint Backlog, em desenvolvimento, à espera de revisão e concluído, e começa com 4 tarefas principais e 12 subtarefas por iniciar, dos termos do Scrum ao primeiro sprint, à daily e à revisão final. Quem entra sem saber como funciona o Scrum fica para trás nos termos, mas ao seguir este quadro de cima para baixo durante um sprint fica a saber o que dizer na daily. Ao contrário de um quadro para equipas já a rodar, aqui o essencial é perceber os termos e viver a primeira vez.
Gestão semanal de tarefas para novatos: de receber pedidos a cumprir prazos
Modelo de gestão semanal de tarefas para quem está no primeiro ano e recebe pedidos de vários colegas em simultâneo, da forma de aceitar um pedido à definição de prioridades e aos prazos. No quadro estão as premissas da semana e a sua capacidade real medida, o 5W1H a confirmar no momento em que recebe o pedido, uma matriz de urgência por importância (matriz de Eisenhower) para escolher as três tarefas de hoje, uma tabela com o desvio entre estimativa e tempo real, e a retrospetiva KPT de sexta-feira. O quadro de tarefas tem cinco colunas — recebido, hoje, em curso, em revisão e concluído — e começa com cinco tarefas principais por iniciar, desde fixar a forma de receber pedidos e definir prioridades à segunda-feira até dar um ponto de situação antes do prazo e fazer o balanço de sexta-feira. A gestão de tarefas do novato ganha forma, dar um ponto de situação dois dias antes do prazo torna-se hábito e desaparece o mau bocado de admitir no próprio dia que nada está feito.
Caderno de recuperação de erros: os primeiros 30 minutos e a prevenção
Modelo de recuperação de erros para quem está no primeiro ano de trabalho, da primeira resposta à comunicação à chefia, à análise dos cinco porquês e à prevenção da repetição. No quadro estão como encarar o erro, um fluxo de cinco passos para os primeiros 30 minutos, os cinco pontos que qualquer comunicação precisa com frases sem desculpas, uma análise dos cinco porquês e um registo de prevenção. O kanban vai do incidente à conclusão em cinco colunas, com cinco tarefas principais e 13 subtarefas já escritas e por iniciar — primeira resposta, separar factos e impacto, comunicar, procurar a causa e evitar a repetição. Com as palavras da comunicação e o passo seguinte já decididos, começa-se a agir em vez de esconder o erro e fica um mecanismo para que não volte a acontecer.
Como escolher modelos de gestão de projetos
Os modelos de gestão de projetos mudam consoante a fase do projeto em que os vai usar. Antes de escolher, defina se está a planear, a acompanhar o trabalho em curso ou a fazer a retrospetiva depois de terminar. Os modelos com «para iniciantes» no nome são pensados para quem começa agora.
Planear o projeto
Se está a liderar um projeto pela primeira vez, comece pelo modelo «Gestão de projetos para iniciantes», que reúne a carta do projeto, o mapa de stakeholders, a tabela de marcos e o quadrante de riscos, para juntar objetivo, âmbito, prazos, equipa e riscos numa só página. Depois de definir o âmbito, o «WBS para iniciantes» divide o trabalho em três níveis, do entregável até às tarefas mais pequenas. Para transformar isso num calendário, o «Gráfico de Gantt para iniciantes» cruza tarefas e semanas para marcar início, fim e responsável.
Acompanhar tarefas e progresso
Quem já não atualiza a folha de Excel encontra aqui um modelo de transição. Para manter o calendário como ponto central, use o «Quadro de migração do Gantt do Excel para iniciantes»; se prefere ver a lista e o estado de cada tarefa, há outro modelo de migração pensado para isso. Quando o trabalho a meio se acumula e nada fica concluído, o «Quadro Kanban para Iniciantes» define um limite de WIP de três cartões na coluna Doing. Para quem se esquece de atualizar o Gantt, existe um modelo de revisão semanal do progresso.
Trabalhar em equipas de desenvolvimento
Quem entra pela primeira vez numa equipa Scrum encontra no «Desenvolvimento ágil para iniciantes» os três papéis, os cinco eventos e os três artefactos, para viver o primeiro sprint passo a passo. Equipas que já trabalham em ciclos iterativos preferem um quadro de operação de duas semanas. Para seguir um bug desde a receção até ao lançamento da correção, há o «Quadro de Seguimento de Bugs»; para acompanhar da submissão à loja até ao anúncio público, há o «Checklist de preparação do lançamento da app».
Retrospetiva e prevenção
No último dia do sprint ou do ciclo, use o «Quadro de Retrospetiva KPT». Comece pelo resultado do último Try, liste o que manter e os problemas, e escolha apenas um Try para a próxima ronda. Para chegar à causa de um problema, o «5 Porquês para iniciantes» começa por um diagrama de espinha de peixe e repete o «porquê» cinco vezes até à causa raiz e às ações que evitam a repetição. Para antecipar riscos, há um registo que ordena os problemas por probabilidade e impacto.
Perguntas Frequentes
Os modelos de gestão de projetos podem ser vistos sem registo?
Sim, o conteúdo de cada modelo pode ser consultado na página pública sem registo. Para usar como o seu próprio projeto, registe-se gratuitamente e copie a partir do marketplace. Pode comparar os quadros de planeamento e os de operação antes de escolher.
É possível migrar de um gráfico de Gantt feito em Excel?
Sim, a migração é feita copiando à mão o conteúdo da folha atual. O «Quadro de migração do Gantt do Excel para iniciantes» tem cinco passos para transferir as colunas de tarefa, responsável, data de início, data de fim e progresso, além de um espaço para definir as regras de atualização depois da mudança.
Devo escolher sprints ou kanban?
Se prefere planear e fazer retrospetiva em ciclos fixos de duas semanas, os sprints são mais adequados; se quer organizar o fluxo de trabalho sem cortes fixos, o kanban encaixa melhor. Para começar com kanban, o «Quadro Kanban para Iniciantes» começa com um limite de WIP de três cartões na coluna Doing e uma revisão semanal dos bloqueios.
Serve também para seguir bugs e preparar o lançamento de uma app?
Sim. O «Quadro de Seguimento de Bugs» tem cinco colunas — receção, reprodução, correção, verificação e lançamento — e ordena o trabalho por impacto e frequência. O «Checklist de preparação do lançamento da app» acompanha desde a submissão à loja até ao anúncio, com colunas separadas para a espera e para a revisão.