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Análise 3C para iniciantes: encontrar o KSF a partir do cliente, da concorrência e da empresa
Modelo para iniciantes que aprendem a fazer uma análise 3C: reúne informação sobre cliente, concorrência e empresa e chega a decidir um único KSF, o fator crítico de sucesso. No quadro branco, a página esquerda reúne o objetivo e o âmbito, os três quadros Customer, Competitor e Company, as quatro colunas da SWOT (forças, fraquezas, oportunidades e ameaças) e o quadro do KSF; a página direita traz os quatro passos da análise, uma grelha do que investigar em cada C (3 linhas por 3 colunas) e três quadros de erros frequentes. O quadro de tarefas tem cinco colunas, de «Para investigar» a «Decidido», com 4 tarefas principais e 12 subtarefas por iniciar. A análise 3C estuda Customer (mercado e clientes), Competitor (concorrência) e Company (empresa) para encontrar a condição em que a sua empresa consegue ganhar. Para decidir o KSF, arrume os factos nos quatro campos da SWOT e escolha o ponto onde uma força (S) se cruza com uma oportunidade (O) que a concorrência ainda não satisfaz.
Gestão de tarefas para iniciantes: a primeira semana a listar, priorizar e escolher 3 por dia
Quem trabalha ou estuda e quer organizar-se usa este modelo de gestão de tarefas para iniciantes e, na primeira semana, aprende a listar tudo, a priorizar e a ficar só com 3 tarefas por dia. O quadro branco ocupa duas páginas: à esquerda, um quadro para listar as tarefas da semana, a matriz de importância e urgência com quatro quadrantes, três quadros com os 3 de hoje, o que fica para esta semana e o que está à espera, e os quatro passos do dia (5 minutos de manhã e 5 ao fim da tarde); à direita, o registo de segunda a sexta com 5 linhas e 3 colunas, o KPT de sexta em 10 minutos com três colunas e ainda dois tropeços e um quadro de dicas. O quadro de tarefas tem cinco colunas, de listadas a concluídas, e traz 4 tarefas principais com 12 subtarefas por iniciar. Como listar e priorizar tarefas sem desistir? Parta cada item até ao primeiro passo de 15 minutos e nunca passe de 3 por dia. Serve para o trabalho, para os estudos e para as tarefas de casa.
Análise STP para iniciantes: segmentação, targeting e posicionamento para escolher o mercado
Quem pensa pela primeira vez em como vender um produto ou serviço pequeno usa este modelo de análise STP para iniciantes e escolhe o mercado em três passos: segmentação, targeting e posicionamento. No quadro branco há um espaço para o produto e a forma atual de vender, o diagrama dos 3 passos do STP, uma tabela de 3 critérios por 3 segmentos, um quadrante que cruza atratividade do mercado e os meus pontos fortes, um mapa da empatia com 6 áreas (pensamentos, o que ouve, ganhos, o que diz e faz, dores, o que vê), um mapa de posicionamento de preço por diferenciação e três molduras para o S, o T e o P. O quadro de tarefas tem cinco colunas, de recolher informação até ao resumo, com 4 tarefas principais e 12 subtarefas por iniciar. Mesmo sem saber como se faz uma análise STP, preenchendo de cima para baixo o S, o T e o P ficam ligados numa só linha.
Objetivos SMART para iniciantes: fechar o objetivo com 5 condições e chegar às ações desta semana
Quem só escreve objetivos vagos como «quero falar inglês» usa este modelo de objetivos SMART para iniciantes, que fecha o objetivo com as 5 condições e desce até às ações desta semana. No quadro branco estão o Will/Can/Must em três colunas para reduzir a um só objetivo, um diagrama radial com as 5 condições SMART, quatro passos de planeamento inverso de 1 ano até esta semana, o quadro do objetivo reescrito, uma tabela que compara maus e bons exemplos e três molduras para manter o hábito. O quadro de tarefas tem quatro colunas - escrever tudo, corrigir com SMART, ações desta semana e balanço - e começa com 4 tarefas principais e 12 subtarefas por iniciar, do levantamento dos objetivos até à medição de fim do mês. Se não sabe como definir objetivos, preencha por ordem específico (S), mensurável (M), alcançável (A), relevante (R) e com prazo (T) e chega a um objetivo que outra pessoa lê com o mesmo sentido. Ao contrário de um quadro OKR de empresa, serve para os objetivos de cada pessoa.
Gestão comercial para iniciantes: quadro de registo da atividade diária e do avanço dos negócios
Quem está a começar na área comercial usa este modelo de gestão comercial para iniciantes para registar as ações de cada dia e o avanço dos negócios e decidir o que fazer na semana seguinte. No quadro branco há um enquadramento que parte da meta do mês para calcular o esforço necessário, um rastreador de 5 linhas (chamadas, reuniões, propostas, orçamentos e fechos) por 5 colunas (semanas 1 a 4 e meta do mês), uma lista de negócios em 3 quadros (potenciais, em proposta e em fecho), um percurso de 5 passos até ao fecho, um mapa de partes interessadas com 4 quadrantes, uma retrospetiva semanal YWT e 3 quadros com tropeços, regras e dicas. O quadro de tarefas tem 5 colunas (plano da semana, liguei ou visitei, à espera de resposta, proposta ou orçamento e concluído) e traz 4 tarefas principais e 12 subtarefas por iniciar. Mesmo sem saber como se faz a gestão comercial, basta contar as ações e arrumar os negócios para começar no primeiro dia. Os valores dos exemplos estão em euros.
Gestão de projetos para iniciantes: plano com objetivo, âmbito, prazos, equipa e riscos
Quem lidera um pequeno projeto pela primeira vez usa este modelo de gestão de projetos para iniciantes para juntar numa só página o objetivo, o âmbito, os prazos, a equipa e os riscos. O quadro branco tem duas páginas. À esquerda ficam a carta do projeto, as cinco fases do arranque ao encerramento, o mapa de partes interessadas por influência e interesse e três molduras com âmbito, equipa e riscos. À direita ficam a tabela de marcos com quatro linhas e quatro colunas, a matriz que ordena os riscos por probabilidade e impacto e três molduras com o ponto semanal, os atrasos e o encerramento. O quadro de tarefas tem cinco colunas, de a planear a concluído, e traz 4 tarefas principais e 12 subtarefas por iniciar, da carta ao registo do encerramento. Se não sabe por onde começar um plano de projeto, siga a ordem dos cinco grupos de processos do guia PMBOK, que é a mesma do quadro. Pensado para projetos pequenos de algumas semanas a alguns meses, como um evento interno ou um piloto.
PDCA para iniciantes: quadro do ciclo de melhoria | planear, fazer, verificar e agir
Quem aprende o ciclo PDCA pela primeira vez escolhe um tema do trabalho ou dos estudos e fecha em duas semanas uma volta de planear, fazer, verificar e agir, com este modelo para iniciantes. Na página esquerda do quadro branco estão o tema e a meta, os quatro passos do PDCA, uma matriz de quatro quadrantes para arrumar o Check e os 5 Porquês (5 Whys) em seis passos, que escavam até à causa raiz um único caso que correu mal; na página direita estão os cinco passos das duas semanas, o historial de melhorias da primeira à terceira volta e os três tropeções mais comuns de quem começa. O quadro de tarefas tem cinco colunas - planear, fazer, verificar, agir e volta concluída - e começa com 4 tarefas principais e 12 subtarefas por iniciar, da escolha do tema até ao Act. Se não sabe como fazer o PDCA, ou se costuma parar a meio, comece por um só tema e siga os exemplos até fechar a primeira volta. A partir da segunda, o historial mostra-lhe o que resultou.
Mandalart para iniciantes: ficha de objetivos que abre 1 meta em 8 temas e 64 ações
Estudantes e trabalhadores que escrevem um Mandalart pela primeira vez usam este modelo para iniciantes e aprendem a fazer a ficha de objetivos e abrir 1 meta em 8 temas e 64 ações. O quadro branco tem duas páginas; à esquerda, as colunas Will, Can e Must para escolher o objetivo central, o núcleo 3×3 (meta ao centro, 8 temas à volta), os 4 passos da ordem de escrita e as 3 ações da semana; à direita, a tabela de 8 temas × 8 ações com 64 quadrados e as três colunas YWT da retrospetiva de fim de semana. O quadro de tarefas tem 4 colunas, por escrever, esta semana, em curso e retrospetiva, e traz 4 tarefas principais - definir a meta, dividir em 8 temas, abrir 64 ações, rodar toda a semana - com 3 subtarefas cada, num total de 16 por iniciar. Quem fica parado diante dos 81 quadrados encontra núcleo e tabela em folhas separadas e, pela ordem centro, 8 temas, 8 ações, a folha não fica em branco. É a mesma estrutura da folha de objetivos que um jogador de basebol famoso escreveu no liceu.
Método KJ para iniciantes: escrever fichas, juntar as parecidas, rotular e fazer o esquema
Quem quer organizar respostas livres de um inquérito ou ideias soltas de uma reunião usa este modelo do método KJ para iniciantes e segue a ordem certa, da ficha ao rótulo e ao esquema. O quadro branco tem duas páginas; à esquerda ficam as regras para escrever as fichas, um diagrama 5W1H que transforma cada facto numa ficha e quatro ilhas já rotuladas, e à direita as quatro etapas do método KJ, uma grelha de exemplo com três linhas e três colunas, o esquema que liga as ilhas com setas e três molduras com os erros mais comuns. O quadro de tarefas tem cinco colunas, das fichas escritas ao concluído, e começa com 4 tarefas principais e 12 subtarefas por iniciar. Se o trabalho costuma parar depois de colar as fichas na parede, a regra de um facto por ficha e os exemplos de rótulo mostram como chegar a um esquema e a um texto curto. A ordem de Jiro Kawakita está no próprio quadro, por isso serve também para formações e trabalhos de grupo.
Proposta interna para iniciantes: 5W1H para o esqueleto e os 6 elementos que fazem aprovar
Quem vai apresentar a primeira proposta interna aprende a escrever uma proposta a partir do 5W1H e a fechá-la nos 6 elementos que convencem quem decide, com este modelo para iniciantes. O quadro branco tem duas páginas: à esquerda, as ideias, o 5W1H aberto em seis direções, a comparação de vantagens e desvantagens em duas colunas e os 6 passos da redação; à direita, o resumo numa frase, a tabela dos 6 elementos e três quadros sobre o olhar de quem decide, os padrões que não passam e o arranque depois da aprovação. O quadro de tarefas tem cinco colunas, de ideias a entregue, com 4 tarefas principais e 3 subtarefas cada, 16 ao todo por iniciar. Se trava logo na primeira linha, responda às seis perguntas do 5W1H e passe as respostas para a tabela dos 6 elementos. É para propostas de decisão interna, não para propostas comerciais a clientes. Escrever as próprias desvantagens reduz os reparos na leitura prévia e faz a proposta passar mais depressa.
Orçamento familiar para iniciantes: quadro mensal de rendimento, despesas fixas e variáveis
Modelo de orçamento familiar para iniciantes que fazem as contas da casa pela primeira vez, para abrir no início do mês, registar por rubrica e fechar as contas ao fim do mês numa só folha. O quadro branco tem duas páginas: à esquerda, o rendimento e a meta de poupança, a tabela de registo de cinco rubricas por quatro semanas com o total mensal e uma análise de lacunas em três passos; à direita, três molduras que separam despesas fixas, variáveis e extraordinárias, os cinco passos do fecho do mês e mais três molduras com truques para continuar e erros comuns. O quadro de tarefas tem quatro colunas, tarefas deste mês, em registo, no fecho e concluído, e traz quatro tarefas principais e doze subtarefas por iniciar, de preparar o registo a escolher uma melhoria. Se não sabe como fazer um orçamento familiar, siga o ritmo de cinco minutos por semana e quinze minutos no fecho, e arredonde os valores em vez de acertar os cêntimos.
Gráfico de Gantt para iniciantes: levantar tarefas e traçar início, fim e responsável
Quem aprende pela primeira vez a fazer um gráfico de Gantt usa este modelo para iniciantes para levantar as tarefas de um projeto pequeno e traçar início, fim e responsável em barras. No quadro branco, a página esquerda tem três molduras de WBS (preparação, produção e divulgação), quatro colunas MoSCoW que filtram o que entra na tabela e um cronograma de Gantt de 5 tarefas por 6 semanas; a página direita tem o objetivo e o prazo, os 5 passos, três molduras com dois erros comuns e uma dica, as regras semanais e as três colunas do KPT. O quadro de tarefas tem cinco colunas - levantamento, a agendar, em curso, em revisão e concluído - com 4 tarefas principais e 12 subtarefas por iniciar, do objetivo até à atualização semanal. Um gráfico de Gantt põe as tarefas na vertical e o calendário na horizontal e mostra cada período de trabalho como uma barra. Filtre com o MoSCoW antes de traçar, para o gráfico não ficar cheio de linhas.