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Modelos públicos
Modelos de projetos oficiais e da comunidade, prontos a copiar
330 itens
Contagem decrescente para a entrada: da oferta ao primeiro dia num só quadro
O modelo Contagem decrescente para a entrada é uma checklist para quem já aceitou uma oferta, com os documentos de admissão, a vida diária e o plano do primeiro dia de trabalho. No quadro branco estão o plano até à data de entrada, uma linha de tempo de doze semanas antes até à véspera, uma tabela de documentos com prazos e destinos, uma matriz de prioridade que ordena o que estudar pela rapidez com que vai precisar e pelo tempo que leva a aprender, e a manhã do primeiro dia montada em 5W1H. O quadro de tarefas tem quatro colunas, de Por começar a Concluído, e cinco tarefas principais - documentos, vida diária, material de trabalho, estudo prévio e primeiro dia - cada uma com as suas subtarefas. Ao tratar primeiro do que tem prazo, não fica nenhum documento por entregar nem nada esquecido em casa, e sabe o que levar, a que horas chegar e para onde ir no primeiro dia.
Treino de atendimento telefónico: atender, passar e ligar até atender sozinho
Modelo de atendimento telefónico para quem acabou de entrar e bloqueia sempre que o telefone do escritório toca, com as frases para atender, passar a chamada e ligar. No quadro estão as regras do escritório (atender até ao terceiro toque, pedir autorização antes de colocar em espera e não passar dos 30 segundos), a tabela de para quem passar cada assunto, as frases das três situações, os cinco passos do primeiro toque até entregar a nota de recado, uma tabela de respostas para as chamadas que o apanham desprevenido e uma revisão KPT (Keep, Problem, Try). O quadro de tarefas tem cinco colunas, de por praticar a consolidado, e divide o trabalho em 5 tarefas principais e 13 subtarefas, desde decorar a saudação até fazer uma chamada real a um cliente. Cinco minutos de leitura em voz alta todas as manhãs e uma nota KPT logo após pousar o auscultador reduzem os bloqueios ao passar uma chamada e, em poucas semanas, o telefone fica em boas mãos mesmo sem ninguém mais experiente por perto.
Boas práticas em reuniões online: imagem, voz e ata com o mesmo guião de cada vez
Modelo de reuniões online para quem acabou de estrear-se a conduzir ou a fazer a ata, com a etiqueta de videochamada, a verificação de câmara e som e a forma de redigir e partilhar a ata. No quadro estão as regras de participação (câmara ligada ou não, atrasos, gravação), a verificação de imagem, som e espaço, o desenrolar desde cinco minutos antes até trinta minutos depois, três tipos de reunião lado a lado (semanal, primeira visita comercial, sessão de esclarecimento externa) e uma retrospetiva KPT em três colunas (Keep, Problem, Try). O quadro de tarefas avança de Previstas para Preparação, Em curso, Ata partilhada e Melhoria, com cinco tarefas principais —afinar o equipamento, enviar a agenda antes, seguir o guião, partilhar a ata no próprio dia e rever todos os meses— e 13 subtarefas, nenhuma iniciada. Como um único cartão leva a reunião da preparação à ata partilhada, sabe o que vem a seguir mesmo com convidados externos e a ata deixa de ficar para o dia seguinte.
Diário dos primeiros 90 dias: da entrada aos primeiros resultados próprios
Modelo de integração com plano de 30, 60 e 90 dias que a pessoa acabada de entrar abre no primeiro dia e atualiza todas as semanas até ganhar autonomia ao dia 90. No quadro estão a declaração em números do que significa passar aos 90 dias, a tabela 3x3 de metas dos dias 30, 60 e 90, o inventário do trabalho próprio num mapa mental e a retrospetiva KPT (Keep, Problem, Try) de 15 minutos todas as sextas-feiras. O painel de tarefas tem quatro colunas —por aprender, a aprender, a tentar sozinho e já faço sozinho— e traz cinco tarefas principais e 13 subtarefas por iniciar, que abrangem ver o cargo todo, a rotina em 30 dias, trabalhar sozinho aos 60, uma melhoria aos 90 e alinhar expetativas com a chefia. Como o que conta como passar fica definido em números logo no início, qualquer desvio face ao que a chefia espera surge na autoavaliação do dia 30 e não no fim.
Caderno de recuperação de erros: os primeiros 30 minutos e a prevenção
Modelo de recuperação de erros para quem está no primeiro ano de trabalho, da primeira resposta à comunicação à chefia, à análise dos cinco porquês e à prevenção da repetição. No quadro estão como encarar o erro, um fluxo de cinco passos para os primeiros 30 minutos, os cinco pontos que qualquer comunicação precisa com frases sem desculpas, uma análise dos cinco porquês e um registo de prevenção. O kanban vai do incidente à conclusão em cinco colunas, com cinco tarefas principais e 13 subtarefas já escritas e por iniciar — primeira resposta, separar factos e impacto, comunicar, procurar a causa e evitar a repetição. Com as palavras da comunicação e o passo seguinte já decididos, começa-se a agir em vez de esconder o erro e fica um mecanismo para que não volte a acontecer.
Atas e relatórios: documentos lidos nos 30 minutos a seguir à reunião
Modelo de ata de reunião e relatório para quem acaba de herdar a ata e quer saber como a redigir, pensado para abrir antes de começar a tomar notas e ao rever o rascunho antes de enviar. O quadro branco reúne um esquema 5W1H do relatório, uma tabela que compara ata, relatório de ponto de situação, relatório diário e relatório de incidente, os 30 minutos a seguir à reunião, uma lista de verificação antes do envio com as regras de estilo e um registo das correções recebidas. O quadro de tarefas tem cinco colunas, de Rascunho a No modelo, com cinco tarefas principais e 13 subtarefas por começar, desde tomar notas até atualizar o próprio modelo. Cada documento avança como um cartão e cada correção volta ao modelo, por isso deixa de hesitar sobre o que escrever num relatório e o número de reparos por documento desce mês após mês.
Diário de aprendizagem no trabalho: aprender uma vez e passar a fazer sozinho
O Diário de aprendizagem no trabalho é o modelo para quem está no primeiro ano e aprende o ofício com um colega mais experiente, e transforma o que é ensinado em passos escritos próprios. O quadro reúne a meta a três meses e as regras durante a aprendizagem, um mapa mental com o inventário do que ainda não se percebe, um guião de três linhas para perguntar com o momento certo, a retrospetiva diária nas três colunas do YWT (o que se fez, o que se percebeu, o que se vai fazer) e uma matriz de frequência de uso face ao custo do erro. O quadro de tarefas tem quatro colunas, de quero aprender a sei explicar, com cinco tarefas principais (anotar as dúvidas, afinar as perguntas, escrever os passos, fazer sozinho e explicar a quem chega depois) e as respetivas 14 subtarefas, todas por iniciar. Deixa de perguntar o mesmo pela terceira vez e, ao fim de seis meses, faz sozinho o trabalho aprendido e consegue explicá-lo a quem entrar a seguir.
Laboratório de Linguagem Profissional: trocar vícios de linguagem por frases corretas em 30 dias
O Laboratório de Linguagem Profissional é um modelo de 30 dias para quem está no início de carreira e quer trocar os vícios de linguagem por um português correto e profissional no trabalho. O quadro branco reúne a forma de falar que pretende, um inventário dos vícios em mapa mental, a tabela de troca NG→OK com o motivo de cada correção, uma matriz de prioridade entre frequência e impacto e o ciclo PDCA de 30 dias. O quadro kanban tem quatro colunas, Vícios detetados, A criar a troca, Em prática e Corrigidos, já com cinco tarefas principais e treze subtarefas. Como cada vício ocupa um cartão, corrige as frases que diz mesmo em vez de reler um manual de etiqueta, e a contagem de sexta-feira mostra quanto cada uma baixou.
Procurar emprego enquanto trabalha: entrevistas e energia sem romper a rotina
Modelo de planeamento semanal para quem procura emprego sem sair do atual e precisa de encaixar entrevistas, dias de férias e contactos na mesma agenda. No quadro estão o limite de tempo e de energia que pode dedicar à procura, um horário semanal de dias por períodos de manhã, almoço e noite, três painéis de regras sobre como responder às propostas de data, como pedir dias de férias e como separar os contactos, os cinco passos da entrevista confirmada até ao próprio dia e uma revisão semanal escrita em KPT (Keep, Problem, Try). O quadro de tarefas avança por Pré-seleção, Em coordenação, Confirmadas, Realizadas e Remarcadas e chega com 5 tarefas principais e 13 subtarefas, de mapear as horas disponíveis a refazer a semana. Com os períodos decididos à partida, responde no próprio dia a qualquer proposta de datas e mantém a procura durante meses sem cortar horas de sono nem falhar prazos no emprego atual.
Treino de perguntas de entrevista: 20 respostas afinadas em voz alta
Treino para entrevistas é um modelo de preparação de entrevista para escrever as respostas às 20 perguntas do costume — porquê a saída, porquê esta empresa — e afiná-las em voz alta. No quadro estão a impressão a deixar com três frases ditas sem rodeios, a volta de treino escrever, dizer, gravar e corrigir, uma tabela de perguntas e respostas com a versão de 30 segundos, o minuto completo e a pergunta de seguimento, as regras ao falar com uma saída para os bloqueios, e um YWT de revisão — o que se fez, o que se aprendeu, o que falta fazer. O quadro de tarefas vai de Só a pergunta até Resultou em cinco colunas e começa com cinco tarefas principais e 13 subtarefas por iniciar — reunir perguntas, escrever respostas, gravar a própria voz, preparar as perguntas a fazer e corrigir depois de cada entrevista. Deixa de haver improviso no momento e elimina-se um bloqueio por volta, por isso em duas a quatro semanas as respostas ficam firmes.
Plano do primeiro salário: decidir o destino do líquido e automatizá-lo
Modelo de orçamento do primeiro salário para quem começa a trabalhar e quer decidir o destino do líquido (poupança primeiro, custos fixos, empréstimo de estudos) antes do primeiro pagamento. O quadro reúne o saldo objetivo a um ano e a ordem por que se protege o dinheiro, a rotina automática do dia de pagamento, uma tabela de repartição em percentagens e valores e uma revisão KPT (Keep, Problem, Try) a cada trimestre. O painel de tarefas tem quatro colunas (Decidir, Em curso, A funcionar e Revisão mensal) e começa com cinco tarefas principais por iniciar, desde confirmar o líquido e automatizar a poupança até fixar os custos fixos, planear o empréstimo de estudos e rever a cada trimestre, cada uma com as suas subtarefas. Como a repartição e as transferências ficam definidas antes de o dinheiro ter para onde ir, o primeiro ano acaba com poupança na conta e não a zero.
A sua primeira avaliação de desempenho: definir objetivos e preparar a autoavaliação num semestre
O modelo de avaliação de desempenho é para quem tem um ou dois anos de casa e cobre o semestre inteiro, de definir objetivos até escrever a autoavaliação. O quadro constrói os objetivos do semestre com GROW (meta, realidade, opções e o primeiro passo) e segue com um registo a que se junta uma linha por mês, uma matriz que escolhe os três resultados que vale a pena contar pelo impacto e pelo seu contributo, a ordem de trabalhos do próprio dia e uma faixa final com o calendário, as frases a evitar e as perguntas a fazer sempre. O painel de tarefas tem quatro colunas, de definido como objetivo até falado na avaliação, e arranca com cinco tarefas principais por começar, desde acordar os objetivos até definir os do ciclo seguinte; ajuste o ciclo (semestral ou anual) ao que a sua equipa usa. Assim chega à conversa com cada resultado apoiado num número e numa prova, em vez de improvisar na véspera.