藝廊
公開範本
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330 項
5 Whys 根本原因分析入門看板:連問五次「為什麼」,找出根本原因與防止再發生的對策
第一次負責工作疏失與異常防止再發生的人,用這套 5 Whys(五個為什麼)根本原因分析入門範本,照著步驟連問五次「為什麼」,一路定到根本原因與防止再發生的對策。白板分成左右兩頁:左頁放用事實記錄問題的框、四個步驟的做法、依人·方法·機器·材料四種觀點展開原因的魚骨圖(特性要因圖),以及從問題到為什麼⑤共六段的追問鏈;右頁放好的「為什麼」與壞的「為什麼」兩個框、根本原因與再發防止對策框,還有四列四欄的對策執行計畫。任務看板分成「發生的問題/追問為什麼/對策已確定/執行中/確認成效」五欄,從整理事實到確認成效,4 個父任務與 12 個子任務全部是未開始。做 5 Whys 最容易卡住的地方,是把原因歸到個人不小心就停下來。因此在追問之前,先用魚骨圖從人·方法·機器·材料四種觀點鋪開原因候選,再以此為線索連問五次「為什麼」。盤面上還放了以會議室重複預約為例的六段填寫範例,以及壞的「為什麼」的反面樣本。一次回顧約 30 分鐘,就能定出靠制度擋住的對策。
客戶管理(CRM)入門看板|用客戶卡片和A~D分級,不錯過聯絡時機
剛要把客戶管理(CRM)做成固定做法的個人工作室、小店主和業務新人,用這份入門範本做客戶卡片和A~D分級,不再錯過聯絡客戶的時機。白板上依序放著訂目的與規則的框、A持續·B培養·C新客·D沉睡四個等級的客戶框、以客戶本人為中心寫出想法·感受/聽到的話/想得到的/說法·行動/痛點·不滿/看得到的東西六個面向的同理心地圖、負責人·年交易額/最後接觸/下一步動作/備註四欄×四家客戶的客戶卡片、接觸紀錄規則三個框、依等級安排的聯絡週期四個步驟,以及寫下本週要聯絡三家的框。任務看板分成本週要聯絡、已聯絡、等回覆、處理中、完成五欄,從列出客戶到月底重新分級,4個父任務和12個子任務全部是未開始。就算不知道客戶管理該從哪裡下手,分級標準和聯絡頻率都寫在板上,照著做就能往前走。不知道該聊什麼的時候,用同理心地圖把A級一位客戶的困擾寫出來,下次要說的話自然就定了。分級是把RFM分析(用最近的接觸、頻率、金額三點來看客戶的方法)的想法,為入門者簡化成A~D四個等級。
提案書入門製作看板|從客戶的問題出發,把解決方案·效益·費用講成一條線
第一次為外部客戶寫提案書的業務或自由工作者,用這套入門範本從需求訪談開始學提案書怎麼寫,依問題·原因·解決方案·效益·費用·下一步的順序把話講通。白板分成左右兩頁,左頁放客戶資訊與訪談紀錄的框、把客戶的任務·痛點·期待與自家價值面對面攤開的價值主張圖兩欄、從現況問題到下一步共6段的提案故事,以及高中低3個方案;右頁放預期問題與回答方式的3個框、提案書的頁面架構表和送出前檢查。任務看板分成訪談、擬架構、撰寫中、內部確認、已送出5欄,了解客戶、組出故事、寫提案書、送出並收尾4個父任務下各有3個子任務,共16件全部是未開始。不知道提案書怎麼做時,盤面已經先替你定好順序:不要從自家產品介紹寫起,而要從客戶的問題寫起。本範本只針對交給外部客戶的提案書,不含走內部簽核的企劃書。
商業計畫書入門 撰寫板|照著8個章節順序填,第一次寫也能寫完一整份
第一次寫商業計畫書的小型創業者和剛開始做副業的人,用這份入門範本照著寫作順序把每一章該寫的內容一項項填完。白板分成左右兩頁,左頁放著把8個章節按「要寫什麼」「填寫範例」兩欄排開的表格、顧客·自身·競爭者三欄的3C分析、產品·價格·通路·推廣四欄的4P分析,右頁放著決定給誰看的框、寫作順序的5個步驟、常見意見與修改方法的3個框、營業額·成本·固定支出的依據備忘,以及送件前檢查的2個框。任務看板分成蒐集素材、擬草稿、算數字、複查、完成5欄,理解章節、撰寫內文、計算收支與資金、收尾這4個父任務底下各有3個子任務,共16件全部是未開始。不必對著白紙發愁,每一章要寫什麼都已經定好,第一次交給銀行的那一份也不會寫到一半停下來。金額一律用新臺幣填寫。與把三年構想拆到每一季的事業規劃路線圖不同,這裡只聚焦在怎麼寫好交出去的這一份文件。不知道市場和競爭者怎麼查時,先填3C分析(顧客·自身·競爭者)的三欄,它就是第4章的草稿;不知道怎麼賣時,4P分析(產品·價格·通路·推廣)的四欄就是第3章和第5章的草稿。
腦力激盪入門 引導板|用4條規則把點子想盡,先分群再收斂
第一次被指派主持腦力激盪的人,可以用這份入門範本,在4~6人、60分鐘的會議裡守住「不批評」等4條規則,把點子全部倒出來再收斂出要試的方案。白板左頁放著題目與4條規則的框、用6根分枝發散的點子地圖、把相似點子分群的3個框、用6頂帽子切換視角的六頂思考帽,右頁放著SCAMPER的7項檢核表、效益×可行性的四象限,以及60分鐘的5步流程。任務看板分成題目·準備、發散中、分群、收斂、下一步行動共5欄,從準備到指定負責人,4個父任務與12個子任務全部處於未開始。不知道腦力激盪怎麼帶、每次都只有同一個人在講話時,先把4條規則念出來,再留5分鐘讓大家各自安靜地寫,發言量就會平均下來。範本沒有限定主題,用在流程改善或產品企劃上都能直接開始。
敏捷開發入門看板|理解 Scrum 的三個角色·五個事件·三項產出物,跑完第一個衝刺
剛開始學敏捷開發的人,以及第一次加入 Scrum 團隊的人,用這套給新手的敏捷開發入門範本,理解三個角色、五個事件、三項產出物,把第一個衝刺完整跑一遍。白板上依序是敏捷開發的想法、兩週衝刺的五個步驟、三個角色的三個框、三項產出物的三個框、五個事件速查表、用 MoSCoW 挑出這次要做的部分(四欄),以及 KPT 回顧。任務看板分成產品待辦清單、衝刺待辦清單、開發中、待審查、完成五欄,認識用語、安排第一個衝刺、開好每日站立會議、審查與回顧這四個父任務與十二個子任務全部是未開始。不懂 Scrum 的做法就直接參加,很容易被術語甩在後頭;照著這塊看板由上往下走一遍並跑完一個衝刺,連每日站立會議上該說什麼都會變清楚。這也是敏捷開發怎麼做、Scrum 怎麼入門的一份具體答案。與已經在運作的團隊所用的兩週衝刺營運看板不同,這裡的主角是用語的理解和第一次的完整體驗。
弱科重建板|拆解原因並決定回頭到哪裡
弱科重建板是一份從弱點分析重新開始克服弱科的範本,給無論定期考還是模擬考都在同一科目持續失分、承認「連自己不懂什麼都不知道」的學生,在承認的那天開啟使用。白板上並列要重建科目與目標的宣告欄、把失分原因拆解成5類的心智圖、追溯先備單元決定回頭到哪裡的系統表,以及從找出原因到再次測驗的5步驟。任務看板把診斷、決定回頭地點、基礎重做、同類題演練、再測驗這5道工程當作主任務,卡片依科目從未診斷逐步移到已克服。
志願學校清單與同時報考策略板|以挑戰、相符、安全的組合做決定
志願學校清單與同時報考策略板是給對志願學校怎麼選、同時報考怎麼搭配感到猶豫的考生使用的範本,在應考學年前半、校園參觀與成績資料逐漸到手的階段開啟,用來決定挑戰校、相符校與安全校的配置比例。白板上有寫出不可讓步條件的欄框、依想去程度與現在錄取可能性把候選學校分類的四象限、把可學內容、必要科目、通學方式與費用橫向並排的比較表,以及從蒐集資訊到與家人達成共識的5工程流程圖。任務看板從關注到已確定報名共5欄,參觀當天就把卡片移到下一欄,只有落在四象限挑戰、相符、安全欄位的學校才進到同時報考候選。
英文單字與術語記憶板|用遺忘曲線設計複習日
遺忘曲線複習提醒板是一份用遺忘曲線間隔複習法讓英文單字與術語背誦更牢固的範本,給在小考或模擬考中因「以為已經記熟」的範圍卻失分的考生,用來重新設計複習日程而非只增加背誦量。白板上並列背誦範圍與每日上限量的宣告欄、從首次到一個月後的五階段提醒設計,以及各教材下次複習日與答對率的管理表和依出題頻率與熟悉度決定背誦順序的矩陣。任務看板分為盤點、設定上限、首次輸入、複習日設計、分類五個主任務,卡片會在每次收到複習通知時移到下一欄。
定期考試對策與在校成績提升計畫|從2週前分配範圍與作業
定期考試2週對策板是一份用2週回推方式安排定期考試讀書計畫的範本,給不想讓影響推薦或升學的在校成績下滑的高中生,在考試前2週分配各科範圍與繳交項目時使用。白板上排列著目標成績與不能失守科目的宣告、科目類型×期間區塊的對策表、依對在校成績的影響與現在手感分類科目的矩陣,以及從確定範圍到返還後分析共5步驟。任務看板分成範圍盤點、處理作業、背誦與演練、前一天總複習、返還後分析這5個父任務,所有卡片都從「範圍未確認」開始,範圍確定的科目依序移到「本週執行」。
履歷與應徵文件製作板|一份共通原稿+企業別替換
履歷與應徵文件製作板是一份製作一份共通原稿、僅依企業替換3處內容的履歷與應徵文件範本,給同時應徵多家企業的學生,在開始寫第一份文件時開啟,並隨每次繳交持續養大原稿。白板上排列著決定共通原稿與企業別替換3處的目標、從蒐集素材到更新保存版的6個步驟、把設問與企業交叉對照的替換表,以及決定截止前要修改哪裡的矩陣。任務看板從未開始的文件到已繳交共5欄,每家企業建立一張卡片,改寫完要替換的3處後移到草稿,交給讀者後移到等待審閱,通過繳交前檢查後才移到已繳交。
求職心理重建板|落選那晚只決定1個下一步
落選重建板是一份求職連續落選、心理疲憊時的心態重建範本,給投遞履歷的手已經停下來的學生,在收到拒絕信當天晚上開啟,把事實與情緒分開,只決定1個下一步。白板上放有把結果與自我價值分開的宣言與休息日欄框、依原因是否能改變分類的矩陣,以及從記錄到下次應徵的5段流程圖與可自由填寫的每週活動紀錄表。任務看板從未整理的落選經記錄事實、分類原因、著手改善,進展到已重建共5欄,通知送達當天建立1張卡片,當晚先停在已記錄事實欄,完成1項改善並送出下1件應徵後再移到已重建。